Trong mỗi dự án đầu tư thì việc đầu tiên mà quản lý cần phải làm chính là xác định được phạm vi của dự án. Đó chính là những công việc bao gồm thời gian, nhân lực triển khai, phân công công việc, chi phí vv. Hiểu được phạm vi dự án và biết cách xác định rõ ràng phạm vi dự án giúp bạn quản lý hiệu quả các yếu tố của dự án giúp tăng cơ hội thành công.
Nội dung
PHẠM VI DỰ ÁN LÀ GÌ ?
Phạm vi dự án tên tiếng anh là Project Scope hay chính là một phần kế hoạch của một dự án bất kì. Đây là một quá trình lập kế hoạch chi tiết bao gồm thời gian thực hiện dự án, các nguồn lực cần thiết để có thể thực hiện và hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể mà mỗi thành viên trong nhóm sẽ chịu trách nhiệm. Nói các khác, phạm vi dự án là những gì cần phải đạt được và những công việc cần thiết để thực hiện dự án.
Phạm vi dự án cần được thiết lập trước khi công việc của dự án bắt đầu. Phạm vi cần được cấp quản lý duyệt và thông báo cho những người có liên quan. Trong suốt quá trình của dự án thì phạm vi cần được bám sát theo để thực hiện cho đúng.
NHỮNG NHÂN TỐ CÓ TÁC ĐỘNG ĐẾN PHẠM VI DỰ ÁN
Mỗi dự án sẽ gồm có nhiều nhân tố có liên quan xung quanh chúng. Cùng chúng tôi điểm mặt lại những nhân tố có ảnh hưởng đến phạm vi dự án của bạn.
-
Nhân tố nhân sự
Yếu tố đầu tiên quyết định sự thành công của dự án chính là yếu tố về nhân sự. Nhà quản lý cần phải có được kế hoạch phân bổ nguồn nhân lực chất lượng cho dự án của mình.
-
Nhân tố ngân sách
Để làm bất kì dự án nào thì cần có vốn. Yếu tố ngân sách cần được đảm bảo đủ để thực hiện các công việc của dự án đó. Chính vì thế việc lập ngân sách dự án cần phải thật chi tiết và cụ thể để có tính khả thi cao.
-
Nhân tố tính khả thi của dự án
Đây là một nhân tố mang tính định tính khá nhiều. Tính khả thi của dự án chính là khả năng tác động đến phạm vi đầu tư và khả năng dự án được hoàn thành trong tương lai. Vì thế, khi xây dựng dự án, đừng quên xem xét tính khả thi của dự án, đồng thời tính đến khả năng chuyên môn và quyền truy cập vào dữ liệu bạn cần.
>> Xem thêm; Quản lý tiến độ dự án là gì? Các bước quản lý tiến độ hiệu quả
CÁC BƯỚC XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN
Khi bạn đã hiểu được phạm vi của dự án là gì đến giờ bạn có thể biết chính xác phạm vi của dự án. Chúng tôi xin chia sẻ cho bạn các bước xác định phạm vi dự án một cách bài bản:
Xác định nhu cầu của dự án
Nhu cầu của dự án của bạn là gì từ đó có thể đặt ra được mục tiêu ngay từ đầu cho dự án. Nó cũng đặt nền tảng cho những nhiệm vụ phải tuân theo và cách chúng được thực hiện.
Xác nhận các mục tiêu và mục tiêu của dự án
Phạm vi của dự án cần bạn xác nhận được các mục tiêu và có thể đo lường được một cách chính xác. Chúng cũng được áp dụng một cách thực tế theo một khung thời gian cụ thể. Những mục tiêu đó cần được thể hiện ở các khía cạnh.
- Cụ thể: Phạm vu của dự án cần được cụ thể những gì mà dự án mong muốn sẽ đạt được. Phạm vi càng cụ thể và rõ ràng sẽ giúp các bên liên quan hình dung rõ được khả năng thành hiện thực của dự án.
- Có thể đo lường: Các mục tiêu của bạn có thể cân đo đong đếm hay không?
- Có thể đạt được: Các mục tiêu của dự án có thể đạt được, với các nguồn lực sẵn có?
Mô tả phạm vi dự án
Việc mô tả phạm vi của dự án cần phải thật rõ ràng về các tính năng cùng các nhà chức năng cần thiết để cho sản phẩm và dịch vụ của bạn đi vào hiện thực. Lúc này phòng quản lý dự án cần phải có được bản mô tả phạm vi dự án một cách chi tiết nhất có thể.
Kỳ vọng và tán thành
Hầu hết các dự án thành công đều mang đến những lợi ích cho nhà đầu tư và làm hài lòng với những bên liên quan. Chúng đáp ứng được kỳ vọng của người sử dụng cuối cùng các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp bạn cung cấp. Với sự hài lòng cao của khách hàng mục tiêu chính là thước đo chính xác nhất mức độ thành công của dự án.
LỢI ÍCH CỦA XÁC ĐỊNH PHẠM VI DỰ ÁN
Việc xác định chính xác được phạm vi của dự án bạn sẽ thực hiện sẽ giúp mang lại nhiều lợi ích cho nhà quản lý. Chúng thể hiện ở chỗ.
- Giúp nhà quản lý xác định được rõ ràng những yêu cầu của nhà quản lý dự án. Từ đó có thể giúp cho doanh nghiệp và các bên có liên quan xác định được công việc nhiệm vụ của mình và thời gian hoàn thành dự án.
- Có được bản phạm vi dự án thì bạn sẽ có thể có được một lộ trình cụ thể để nhà quản lý phân bổ nhân sự cho phù hợp với ngân sách được chi.
- Giúp thiết lập được mục tiêu cho nhân sự của mình cần tập trung vào đâu.
- Có một phạm vi chi tiết sẽ giúp dự án không bị lan man gây mở rộng quá mức phạm vi thực hiện gây lãng phí
Có thể nói việc xác định được phạm vi dự án chính là một trong những cách thức để doanh nghiệp của bạn xác định đúng mục tiêu và phân bổ nguồn thực lực hiện sao cho hiệu quả nhất. Với một phạm vi rõ ràng nhà quản lý sẽ nắm rõ được các công việc và nhiệm vụ cần thực hiện tránh lan man gây lãng phí. Đón đọc thêm những bài viết của diendaniso.com để có thể tìm được những thông tin thú vị khác.
