Việc hệ thống sản xuất của doanh nghiệp hoạt động trơn tru và thỏa mãn nhu cầu khách hàng là hoạt động lý tưởng. Tuy nhiên khi vận hành thực tế sẽ phát sinh ra những vấn đề – nút thắt cổ chai (bottleneck) trong quy trình cần được tìm ra và xử lý tận gốc. Trong bài viết này chúng ta sẽ đi tìm hiểu về nút thắt cổ chai (bottleneck) và tác động của chúng đến hệ thống sản xuất của doanh nghiệp.
Nội dung
ĐẶT VẤN ĐỀ
Trong hệ thống sản xuất của doanh nghiệp hiện nay có bao gồm rất nhiều quy trình. Việc vận hành trong thực tế sẽ có sự sai lệch và tắc nghẽn khiến hệ thống làm việc không theo mong muốn và khiến ảnh hưởng đến chất lượng và sản lượng sản phẩm sau cùng.
Việc quan trọng chính là phát hiện được nhanh chóng và chính xác được điểm xảy ra vấn đề đó để giải quyết triệt để ? Những điểm gây tắc nghẽn kể trên được đặt tên là những nút thắt cổ chai (Bottleneck) cần được tìm ra và giải quyết triệt để.
NÚT THẮT CỔ CHAI (BOTTLENECK) LÀ GÌ ?
Nút thắt cổ chai (Bottleneck) là điểm tắc nghẽn trong hệ thống sản xuất, chẳng hạn như dây chuyền lắp ráp hoặc đường truyền máy tính. Nút thắt cổ chai là điểm tắc nghẽn trong hệ thống sản xuất, chẳng hạn như dây chuyền lắp ráp hoặc đường truyền máy tính.
Nút thắt cổ chai xảy ra khi một hay có nhiều thứ cố gắng đi qua một con đường tài nguyên bị hạn chế. Thực tế cho thấy với mỗi một quy trình nghiệp vụ có thể bao gồm từ một cho đến nhiều hơn một nút thắt cổ chai. Nút thắt cổ chai của quy trình này cũng có thể là nút thắt của những quy trình khác.
Thuật ngữ “nút thắt cổ chai” lấy ý tưởng từ hình dạng điển hình của chai. Cổ chai là điểm hẹp nhất, là nơi dễ xảy ra tắc nghẽn nhất, làm chậm dòng chảy của chất lỏng trong chai.
NÚT THẮT CỔ CHAI CÓ THỂ LÀ GÌ ?
Trong quy trình sản xuất thì có thể tồn tại nhiều nút thắt cổ chai ở nhiều dạng vô hình hoặc hữu hình. Một số vấn đề có thể trở thành nút thắt cổ chai.
- Một quy trình xử lý công văn thủ công rườm rà.
- Một hay nhiều loại chính sách, quy định lỗi thời không phù hợp với quy định mới của pháp luật.
- Một bộ phận làm việc kém hiệu quả khiến công việc bị chồng chéo kém hoạt động.
- Một nhà quản lý bận bịu chưa xem xét duyệt được báo cáo.
HAI LOẠI NÚT THẮT CỔ CHAI BOTTLENECK
Có hai loại nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ của doanh nghiệp:
Nút cổ chai ngắn hạn: Loại nút thắt này thường mang tính chất bất ngờ và mang tính tạm thời. Có thể lấy ví dụ như nhân viên quản lý bị ốm xin nghỉ phép 3 ngày khiến công việc bị tồn đọng.
Nút cổ chai dài hạn: Là những tắc nghẽn xảy ra thường xuyên, lặp lại trong thời gian dài mà chưa được giải quyết. Công ty có nhiều nhân viên làm việc trong bộ phận trong khi chỉ có một người duy nhất chịu trách nhiệm xét duyệt nội dung. Nên sản phẩm cuối cùng luôn được công bố chậm trễ so với dealine kế hoạch.
TÁC ĐỘNG CỦA CÁC NÚT THẮT CỔ CHAI
– Nút thắt cổ chai có thể có những tác động đáng kể đến qui trình sản xuất cũng như việc kéo dài thời gian làm việc cũng như làm tăng chi phí sản xuất.
– Các công ty thường phải đối mặt với nguy cơ bị tắc nghẽn khi họ bắt đầu quá trình sản xuất sản phẩm mới. Những sai sót trong qui trình phải mất thời gian để xác định và sửa chữa, tình huống này đòi hỏi sự xem xét kĩ lưỡng và tinh chỉnh hơn.
– Nút thắt cổ chai cũng có thể phát sinh khi nhu cầu tăng đột biến và vượt quá khả năng sản xuất của các nhà máy hoặc nhà cung cấp của công ty.
VÌ SAO CẦN PHÁT HIỆN CÁC NÚT THẮT CỔ CHAI
Việc nút thắt cổ chai có thể tồn tại trong hầu hết các quy trình của doanh nghiệp. Tùy mức độ ảnh hưởng của nút thắt cổ chai có thể gây ra khả năng ảnh hưởng diện rộng. Việc phát hiện nhanh chóng và chính xác giống như việc phát hiện ra bệnh trong cơ thể để kịp thời chữa trị giúp cơ thể đó khỏe mạnh hơn.
Điển hình nhất, nút cổ chai trong quy trình nghiệp vụ có nguy cơ:
- Nút thắt khiến doanh nghiệp tiêu tốn nguyên liệu và chi phí sản xuất, vận hành, sửa chữa khiến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp giảm dần theo thời gian.
- Gây chậm trễ trong tiến độ làm việc, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ mất các cơ hội quý giá
- Giảm năng suất lao động, “vỡ kế hoạch” số lượng sản phẩm cuối cùng (hàng hoá, dịch vụ) mà doanh nghiệp lập ra
- Gây tồn kho sản phẩm, không thể tận dụng lợi thế cạnh tranh, không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng
Ngoài mục đích loại bỏ các ảnh hưởng tiêu cực đến doanh nghiệp thì việc xác định càng sớm càng tốt các nút cổ chai giúp doanh nghiệp của bạn nhanh chóng xử lý chúng được quy trình nghiệp vụ. Không chỉ là sự tăng trưởng doanh thu – cắt giảm chi phí mà đây còn là mấu chốt cho bài toán mở rộng quy mô của doanh nghiệp.
KẾT LUẬN
Việc nhận biét và phân tích ra nguyên nhân dẫn đến những nút thắt cổ chai là điều quan trọng đối với doanh nghiệp và đặc biệt là với những doanh nghiệp sản xuất. Điều này giúp loại bỏ được những lãng phí và tắc nghẽn trong quy trình không cần thiết hoặc không hiệu quả.
Có thể sử dụng những phương pháp giúp xác định những nút thắt cổ chai như Phương pháp 5 Tại sao (5 Whys), phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis) và phân tích ngược (Backward analysis). Đọc thêm các bài viết của diendaniso.com để đọc thêm các phương pháp này.
