Scrum là gì? Tổng quan và Cách triển khai mô hình Scrum hiệu quả

Scrum là một mô hình phát triển phần mềm linh hoạt (Agile), thường được sử dụng để quản lý dự án và phát triển sản phẩm phức tạp. Scrum giúp các nhóm làm việc hiệu quả hơn thông qua sự cộng tác, phản hồi nhanh và cải tiến liên tục. Bài viết này, diendaniso.com sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về Scrum: khái niệm, giá trị cốt lõi, vai trò trong nhóm, đến quy trình vận hành của mô hình này.

SCRUM LÀ GÌ?

Scrum là một mô hình tổ chức công việc dựa trên nguyên tắc lặp lại và phát triển dần theo từng giai đoạn, giúp các nhóm dự án tập trung vào việc tạo ra giá trị tối ưu trong các chu kỳ thời gian ngắn cố định. Qua mỗi vòng lặp, sản phẩm, kỹ năng làm việc, cũng như sự phối hợp trong nhóm đều có cơ hội được cải thiện liên tục.

Trong Scrum, sản phẩm không được xây dựng một lần duy nhất mà phát triển thông qua các chu kỳ gọi là Sprint – thường kéo dài từ 2 đến 4 tuần. Công việc được chia nhỏ thành các phần dễ quản lý hơn và do một nhóm liên chức năng đảm nhiệm – nhóm có đủ năng lực để xử lý mọi khía cạnh của công việc.

Cái tên “Scrum” lấy cảm hứng từ tình huống trong môn bóng bầu dục, khi cả đội tụ lại thành một khối để cùng đẩy bóng về phía trước. Tương tự, trong môi trường làm việc, các thành viên dự án cùng phối hợp như một tập thể thống nhất, hướng đến mục tiêu chung là tạo ra sản phẩm chất lượng hoặc thúc đẩy tổ chức tiến lên.

Không giống mô hình quản lý truyền thống dựa trên mệnh lệnh và kiểm soát, Scrum thúc đẩy vai trò lãnh đạo chủ động. Người quản lý trong Scrum không chỉ đứng ngoài theo dõi, mà cùng tham gia vào công việc như một thành viên thực thụ – giống như một đội trưởng thi đấu cùng đồng đội thay vì đứng ngoài chỉ đạo.

LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA SCRUM

Sự ra đời của mô hình Scrum được bắt nguồn từ nhu cầu tìm kiếm một phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt và hiệu quả hơn so với các mô hình truyền thống như Waterfall (thác nước). Lần đầu tiên năm 1996 thì khái niệm Scrum lần đầu tiên được đề cập trong một bài báo có tên “The New New Product Development Game” của Hirotaka Takeuchi và Ikujiro Nonaka, đăng trên tạp chí Harvard Business Review. Trong đó, họ mô tả một phương pháp phát triển sản phẩm dựa trên sự cộng tác của các nhóm nhỏ, tự tổ chức, tương tự như cách vận hành trong môn bóng bầu dục.

Đến năm 1995, hai nhà phát triển phần mềm người Mỹ là Ken Schwaber và Jeff Sutherland chính thức giới thiệu Scrum như một framework phát triển phần mềm tại Hội nghị OOPSLA (Object-Oriented Programming, Systems, Languages & Applications). Đây là mốc quan trọng đánh dấu sự hình thành rõ ràng của mô hình Scrum như ta biết ngày nay.

Sau đó, Scrum dần được chuẩn hóa và mở rộng. Năm 2010, Ken và Jeff cùng phát hành tài liệu “The Scrum Guide”, trong đó định nghĩa rõ các khái niệm, vai trò, quy trình và giá trị cốt lõi của Scrum. Từ đó đến nay, Scrum Guide đã nhiều lần được cập nhật để phù hợp với sự phát triển và nhu cầu thực tế.

Hiện nay, Scrum không chỉ phổ biến trong lĩnh vực công nghệ thông tin mà còn được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác như marketing, giáo dục, tài chính, sản xuất,…

BA TRỤ CỘT CỐT LÕI CỦA SCRUM

Scrum được xây dựng dựa trên ba trụ cột nền tảng: Minh bạch, Thanh tra, và Thích nghi. Đây là những yếu tố không thể thiếu giúp mô hình vận hành hiệu quả. Nếu thiếu bất kỳ yếu tố nào, Scrum sẽ mất đi tính linh hoạt và khả năng phản ứng nhanh với thay đổi.

Minh bạch (Transparency):

Tinh minh bạch luôn được thể hiện một cách đầy đủ trong mô hình Scrum này. Từ tầm nhìn sản phẩm, yêu cầu khách hàng, tiến độ công việc, cho đến các rào cản phát sinh. Sự minh bạch giúp mọi thành viên có cái nhìn chung, từ đó đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

Thanh tra (Inspection):

Các hoạt động trong Scrum được kiểm tra thường xuyên để kịp thời phát hiện vấn đề, đánh giá tiến độ và đảm bảo mọi thứ đang đi đúng hướng. Việc thanh tra không mang tính giám sát mà nhằm mục tiêu cải tiến liên tục.

Thích nghi (Adaptation):

Từ những gì quan sát và kiểm tra được, nhóm Scrum có thể nhanh chóng điều chỉnh chiến lược, quy trình, hoặc cách làm việc để thích ứng với hoàn cảnh mới. Đây là yếu tố cho phép Scrum phản hồi linh hoạt trước thay đổi, giúp sản phẩm phát triển sau mỗi chu kỳ.

5 GIÁ TRỊ CỐT LÕI CỦA SCRUM 

Với một mô hình SCRUM sẽ là một quy trình làm việc linh hoạt. Với các Sprint, Backlog hay vai trò như Scrum Master và Product Owner. Nhưng ít ai để ý rằng, để Scrum thực sự phát huy hiệu quả, đội nhóm phải cùng chia sẻ và thực hành một hệ giá trị chung. Chúng tôi xin chia sẻ cho bạn về 5 giá trị cốt lõi trong đó:

1. Dũng cảm (Courage)

Trong môi trường Scrum, “an toàn tâm lý” là yếu tố then chốt để mọi người có thể nói lên quan điểm, phản hồi trung thực và dám thử cái mới. Dũng cảm ở đây không chỉ là dám phát biểu, mà còn là việc dám thừa nhận việc mình chưa rõ. Ngoài ra nhận thức rõ được những quy trình kém hiệu quả và nói không với những điều không khả thi.

2. Tập trung (Focus)

Mô hình Scrum có hướng đến việc làm ít nhưng chất lượng. Với mỗi một Sprint chỉ nên có một số lượng mục tiêu rõ ràng và vừa sức. Với mỗi một cá nhân cũng chỉ nên tập trung vào việc đang làm và tránh việc phân tán bởi quá nhiều đầu việc.

Sự tập trung chính là yếu tố giúp các đội Scrum duy trì hiệu suất cao và tránh tình trạng “việc gì cũng làm, nhưng chẳng việc nào xong”.

3. Cam kết (Commitment)

Với mô hình Scrum nay thì mỗi nhóm sẽ được tự chọn mục tiêu cho mình để thực hiện và sẽ hoàn thành Sprint. do đó mà cam kết với những gì mình đã chọn là cực kỳ quan trọng.

Mọi người sẽ cùng nhau đặt ra mục tiêu thực tế và tự giác hoàn thành phần việc của mình. Ngoài ra cùng đồng hành với nhóm để có thể đạt được thành công chung. Khi từng cá nhân giữ lời hứa với nhóm, niềm tin và sự tin tưởng lẫn nhau sẽ được xây dựng vững chắc.

4. Tôn trọng (Respect)

Mỗi thành viên trong nhóm Scrum – từ Developer, Product Owner đến Scrum Master – đều đóng góp một phần quan trọng vào kết quả cuối cùng. Vì thế, sự tôn trọng là điều không thể thiếu.

Tôn trọng có thể được thể hiện qua việc lắng nghe, ghi nhận nỗ lực đồng thời hỗ trợ lẫn nhau thay vì phán xét hay đổ lỗi cho nhau.

5. Cởi mở (Openness)

Cuối cùng, Với một nhóm Scrum hiệu quả là nhóm luôn sẵn sàng chia sẻ, học hỏi và thay đổi. Việc tiến hành cởi mở ở đây không chỉ là chia sẻ thông tin, mà còn là dám nói ra khi gặp khó khăn, chào đón phản hồi, cả tích cực lẫn tiêu cực.

3 VAI TRÒ CHỦ CHỐT TRONG PHƯƠNG PHÁP SCRUM 

Phương pháp Scrum có bao gồm 3 vai trò chủ chốt với 3 nhóm người có liên quan đến SCRUM được thể hiện như sau:

1. Product Owner – Người sở hữu sản phẩm

Đúng như tên gọi, Product Owner là người sở hữu sản phẩm và có vai trò quan trọng trong việc định hướng và phát triển sản phẩm. Những người này họ tiến hành chịu trách nhiệm tối đa cho sự thành công của dự án và từ đó có xác định tốt các mục tiêu đến việc đảm bảo kết quả cuối cùng có thể mang lại giá trị thiết thực cho các tổ chức.

Có thể hiểu, Product Owner chính là đại diện của các bên liên quan, chịu trách nhiệm kết nối nhu cầu của khách hàng với nhóm phát triển. Họ luôn chú trọng đến yếu tố giá trị đầu tư, thường xuyên làm việc với các bên liên quan và quản lý backlog – danh sách các yêu cầu cần thực hiện cho dự án.

2. Scrum Master – Người hỗ trợ và điều phối

Scrum Master đóng vai trò như người hướng dẫn và điều phối quá trình làm việc của nhóm. Họ không trực tiếp tham gia phát triển sản phẩm nhưng lại giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo nhóm tuân thủ đúng quy trình Scrum.

Với vai trò này, Scrum Master cần có sự hiểu biết sâu sắc về phương pháp Scrum để có thể xây dựng kế hoạch, phân công công việc và ưu tiên các nhiệm vụ phù hợp. Ngoài ra, họ cũng tổ chức các cuộc họp định kỳ, tạo điều kiện để nhóm giao tiếp hiệu quả, từ đó kịp thời giải quyết các vướng mắc nảy sinh trong quá trình triển khai.

3. Development Team – Đội ngũ phát triển

Nhóm Development Team sẽ là nhóm trực tiếp tạo ra sản phẩm. Những người này sẽ đưa ra ý tưởng và biến chúng thành hiện thực. Lực lượng cốt lõi này đảm nhiệm toàn bộ quy trình sản xuất và phát triển đồng thời có đóng góp vai trò quan trọng để đạt được mục tiêu chung của dự án đó.

Các thành viên trong đội ngũ này đều sở hữu kỹ năng chuyên môn phù hợp, có khả năng tự tổ chức và làm việc linh hoạt. Mỗi người là một mảnh ghép không thể thiếu, cùng phối hợp để đảm bảo sản phẩm cuối cùng đạt chất lượng cao nhất.

>>> 3D5S Là Gì? Ứng Dụng Của 3D5S Đối Với Doanh Nghiệp

TẠO TÁC TRONG SCRUM LÀ GÌ? 

Mô hình Scrum hiện được định nghĩa như một số “tạo tác” – hay còn gọi là các công cụ thông tin – nhằm hỗ trợ đội nhóm theo dõi công việc và đảm bảo sản phẩm được phát triển đúng hướng. Dưới đây là các tạo tác chính:

1. Product Backlog – Danh sách công việc tổng thể

Product Backlog là nơi lưu trữ tất cả các yêu cầu, tính năng hoặc cải tiến cho sản phẩm. Danh sách này được sắp xếp theo mức độ ưu tiên, thường xuyên được cập nhật và điều chỉnh khi nhu cầu thay đổi. Khi hiểu rõ hơn về sản phẩm, nhóm sẽ phân tích sâu hơn các hạng mục để triển khai chi tiết.

2. Product Goal – Mục tiêu sản phẩm

Mục tiêu sản phẩm chính là định hướng dài hạn mà các nhóm hướng đến. Product Goal đóng vai trò như kim chỉ nam cho toàn bộ Product Backlog – giúp đội nhóm luôn giữ đúng tầm nhìn và chỉ tập trung vào một mục tiêu duy nhất cho đến khi đạt được (hoặc quyết định ngừng theo đuổi).

3. Sprint Goal – Mục tiêu của mỗi Sprint

Mỗi mục tiêu – Sprint Goal chính là mục tiêu cụ thể mà nhóm cần đạt trong mỗi Sprint (chu kỳ phát triển). Nó đóng vai trò kết nối các công việc lại với nhau, giúp nhóm tập trung hoàn thành một kết quả rõ ràng, thay vì làm nhiều việc rời rạc.

4. Increment – Kết quả hoàn thiện

Increment là phần sản phẩm hoặc chức năng mới đã sẵn sàng sử dụng sau mỗi Sprint. Quan trọng là nó phải có thể tích hợp với các phần đã có trước đó và phải đạt tiêu chí “Definition of Done” – tức là được hoàn thiện theo đúng chuẩn mực chất lượng. Một Sprint có thể tạo ra nhiều Increment, và tất cả sẽ được trình bày tại buổi Sprint Review.

5. Sprint Backlog – Kế hoạch chi tiết cho Sprint

Sprint Backlog gồm những mục tiêu đã được lựa chọn từ Product Backlog để thực hiện trong Sprint hiện tại, kèm theo kế hoạch cụ thể để đạt được Sprint Goal. Đây là phần việc mà nhóm cam kết sẽ hoàn thành, và sẽ điều chỉnh nếu có thay đổi trong Sprint.

6. Burndown Chart – Biểu đồ theo dõi tiến độ

Burndown Chart là một loại biểu đồ dùng để theo dõi lượng công việc còn lại so với thời gian trong Sprint. Với phần trục dọc (Y) thể hiện khối lượng công việc, trục ngang (X) là thời gian. Nhờ biểu đồ này, nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ, kịp thời điều chỉnh để đảm bảo Sprint hoàn thành đúng hạn.

ƯU VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA MÔ HÌNH SCRUM

Phương pháp Scrum chính là phương pháp quản lý dự án nổi bật trong thế giới Agile, mang đến nhiều giá trị thực tiễn. Tuy nhiên, bên cạnh những điểm nổi bật của chúng thì chúng cũng tồn tại những điểm hạn chế cần phải khắc phục.

• Điểm mạnh của Scrum

1. Linh hoạt trong môi trường biến động

Phương pháp Scrum hiện được thiết kế để thích ứng nhanh với thay đổi – điều mà nhiều mô hình truyền thống khó làm được. Khi bạn làm việc trong một dự án mà yêu cầu có thể thay đổi liên tục, mô hình này cho phép bạn điều chỉnh kế hoạch mà không phải “đập đi xây lại“.

2. Vai trò rõ ràng, công việc minh bạch

Mọi người trong team sẽ đều có thể biết được là họ đang làm gì và tại sao lại làm điều đó. Các cuộc họp sẽ giúp bám sát tiến độ của nhóm và loại bỏ đi được sự mơ hồ trong phân công công việc.

3. Tạo không gian cho sáng tạo

Phương pháp này linh hoạt và không cứng nhắc, mọi người được khuyến khích tham gia góp ý và đề xuất những giải pháp, ý tưởng của họ để góp phần xây dựng nhóm tốt hơn.

4. Chất lượng được kiểm soát liên tục

Với việc team của bạn kiểm tra tiến độ hàng ngày, mô hình Scrum này giúp giam thiểu tối đa sai sót cũng như việc duy trì chất lượng sản phẩm ở mức ổn định.

5. Tiết kiệm chi phí vận hành

Vì tập trung vào những giá trị cốt lõi, tài liệu đơn giản và quy trình gọn nhẹ, Scrum có thể giúp doanh nghiệp giảm chi phí giám sát, quản lý mà vẫn đảm bảo tiến độ.

• Hạn chế cần lưu ý

1. Đòi hỏi cao về kỹ năng và nhận thức

Phương pháp Scrum này hiện có thể phù hợp với đội nhóm am hiểu kinh nghiệm và có tinh thần đoàn kết. Một thành viên thiếu am hiểu có thể làm chệch nhịp của cả đội nhóm. Việc triển khai Scrum đúng cách đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc và cam kết từ tất cả mọi người.

2. Khó nhân rộng ở quy mô lớn

Với mô hình Scrum vận hành hiệu quả nhất trong những nhóm nhỏ (3–9 người). Khi tổ chức lớn muốn áp dụng cho hàng trăm nhân sự, việc chia nhóm, phân công Product Owner, Scrum Master… sẽ trở nên phức tạp và dễ làm mất đi tính linh hoạt vốn có của mô hình.

3. Không thân thiện với những dự án có kế hoạch cố định

Phương pháp Scrum khá phù hợp với những dự án cần thay đổi liên tục, nhưng nếu bạn đang làm một dự án có yêu cầu rõ ràng, đã lên kế hoạch chi tiết ngay từ đầu, thì việc áp dụng Scrum có thể làm mọi thứ… thêm rối.

4. Họp hằng ngày – hiệu quả hay áp lực?

Dù mục đích của Daily Scrum là để đồng bộ tiến độ, nhưng với một số thành viên, việc phải họp mỗi ngày có thể gây áp lực, đặc biệt nếu cuộc họp kéo dài hoặc thiếu định hướng rõ ràng.

>>> QFD là gì? Cách triển khai QFD hiệu quả nhất

CÁC BƯỚC TRIỂN KHAI SCRUM CHO DOANH NGHIỆP

Sau khi doanh nghiệp của bạn hiểu về mô hình scrum này và hiểu rõ ưu điểm của chúng thì để có thể triển khai SCRUM hiệu quả cần có các bước cụ thể bên dưới đây:

1. Xây dựng và quản lý Product Backlog (Organize the Backlog)

Bước đầu tiên cho dự án này cũng cực kỳ quan trọng. Nhóm này cũng sẽ họp với nhau để xác định tầm nhìn của dự án rồi vạch ra lộ trình rõ ràng với các mục tiêu cụ thể. Từ đó xắp xếp và phân công vai trò của các thành viên trong nhóm.

Sau đó, Product Owner sẽ là người tạo dựng bản Product Backlog – danh sách những hạng mục cần ưu tiên và yêu cầu cần thực hiện của dự án. Các hạng mục quan trọng sẽ cần Scrum Master và Development Teams triển khai đầu tiên.

2. Lập kế hoạch Sprint (Sprint Planning)

Với một sprint Planning được lập ra thì thứ tự các công việc cũng sẽ được thực hiện trong Sprint. Một Sprint Planning hiệu quả sẽ giải quyết được hết những vấn đề liên quan đến mục tiêu của Sprint, những công việc cần hoàn tất và cân đối tinh chỉnh trong Sprint, và cách thức để hoàn thiện những công việc đã chọn.

Các tính năng sẽ được xử lý và chi tiết hóa dần dần trong các Sprint. Kết thúc bước lập kế hoạch Sprint, nhóm thực thi có thể chuyển sang giai đoạn tiếp theo là thực hiện.

3. Thực hiện Sprint (Sprint)

Đây là lúc toàn bộ nhóm thực thi sẽ bắt tay vào thực hiện các công việc đã được liệt kê chi tiết trong Sprint Backlog, và hoàn thành chúng gói gọn trong thời gian của Sprint.

4. Họp hằng ngày (Daily Scrum)

Trong quá trình thực hiện thì Daily Scrum chính là sự kiện họp nhanh 15 phút mỗi ngày được tạo ra nhằm kiểm tra tiến độ hoàn thành mục tiêu của Sprint cũng như việc thay đổi Sprint Backlog nếu cần thiết.

Với các cuộc họp này sẽ giúp cai thiện giao tiếp với các thành viên trong đội nhóm một cách hiệu quả nhất. Các vấn đề đang gặp phải trong quá trình triển khai Sprint cũng được nhanh chóng xác định để loại bỏ ngay lập tức.

5. Sơ kết Sprint (Sprint Review)

Nhóm thực thi sẽ trình bày kết quả công việc trong buổi Sprint Review với việc đánh giá lại những công việc đã thực hiện thành công, lưu ý những điều có thể cải thiện và tối ưu. Sau đó, tất cả mọi người sẽ thảo luận về tiến độ hoàn tất Product Goal.

Sprint Review là một sự kiện gần cuối của một Sprint và có thời lượng tối đa là 4 tiếng/Sprint/tháng. Thời lượng của một buổi Sprint Review sẽ thay đổi dựa theo thời lượng của Sprint.

6. Họp cải tiến Sprint (Sprint Retrospective)

Họp cải tiến Sprint là sự kiện kết thúc một Sprint, trung bình khoảng 3 tiếng/ sprint/ tháng sẽ được diễn ra để thảo luận với những gì tốt nhất trong sprint với những vấn đề gặp phải cùng cách giai quyết những vấn đề đó.

Mục đích mà Sprint Retrospective hướng tới chính là xác định được những thay đổi hữu hiệu nhất để cải thiện tính hiệu quả và áp dụng chúng cho những Sprint tiếp theo. Các câu hỏi đặt ra trong buổi họp này có thể là: Chúng ta đã làm tốt điều gì? Chúng ta đã làm gì chưa tốt? Chúng ta có thể cải thiện như thế nào?

>>> Ma trận RACI là gì? Lợi ích và Cách áp dụng ma trận RACI

Kết luận

Nhờ sự linh hoạt và tính thuận tiện của mô hình Scrum, rất nhiều doanh nghiệp đã tối ưu hóa thành công các công việc đặc thù.

Qua bài viết trên, hy vọng doanh nghiệp và nhà lãnh đạo sẽ có thêm những kiến thức bổ ích về phương pháp Scrum. Khi hiểu được Scrum là gì? và đưa vào áp dụng thành công trong tổ chức của mình. Nó chắc chắn sẽ giúp bạn cải tiến, giảm thiểu rủi ro, gia tăng cơ hội phát triển sản phẩm một cách hoàn hảo nhất.