Mô hình Hoshin Kanri là gì ? Công cụ lập kế hoạch chiến lược hiệu quả

Mỗi một tổ chức, doanh nghiệp hoạt động đều cần phải đề ra kế hoạch hoặc chiến lược cụ thể tương ứng với từng giai đoạn khác nhau. Để kế hoạch đưa ra bám sát với thực tế đúng theo mục tiêu đề, mỗi tổ chức cần có những hệ thống phương pháp triển khai chiến lược hiệu quả. Sự ra đời của phương pháp quản lý LEAN và Hoshin Kanri đã mang nhiều hiệu quả giúp đảm bảo chiến lược của công ty được thực hiện trên hệ thống phân cấp. Hoshin hay Hoshin Kanri là một công cụ lập kế hoạch vô cùng hiện đại đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng. 

Trong bài viết này diendaniso.com sẽ cùng bạn đi tìm hiểu Hoshin Kanri là gì ? Những lợi ích của việc áp dụng chúng và cách thực hiện Hoshin Kanri.

HOSHIN KANRI LÀ GÌ ?

Hoshin Kanri là một kĩ thuật quản lý được phát triển vào năm 1950 do giáo sư Yoji Akao ở Nhật Bản sáng tạo ra. Ông cho rằng mỗi người là chuyên gia trong công việc của mình và TQC – kiểm soát chất lượng toàn diện của Nhật Bản được thiết kế nhằm sử dụng năng lực tư duy của cả một tập thể để giúp làm cho tổ chức của họ trở nên tốt hơn.

Từ Hoshin trong tiếng Nhật có nghĩa là “phương hướng” hoặc “kim la bàn”. Kanri có nghĩa là “kiểm soát” hoặc “quản lý.” Hai từ này được sử dụng cùng với nhau mang ý nghĩa của việc làm thế nào để chúng ta quản lý được hướng đi của mình. Hoshin Kanri là một phương pháp để đảm bảo rằng các mục tiêu chiến lược của một công ty sẽ thúc đẩy sự tiến bộ và hành động ở mọi cấp trong công ty đó. Điều này giúp loại bỏ sự lãng phí thời gian đến từ những chỉ thị không nhất quán giữa các bộ phận.

Hoshin Kanri phấn đấu để mọi nhân viên hướng đến cùng một mục tiêu trong cùng một thời gian. Điều đó đạt được bởi nó liên kết những mục tiêu của công ty (Chiến lược) với kế hoạch của những nhà quản lý cấp trung (Chiến thuật) và công việc được thực hiện bởi tất cả các nhân viên (Hành động).

Hoshin Kanri cũng có mối liên hệ chặt chẽ với chu trình PDCA của Deming và là một công cụ trong sản xuất tinh gọn. Thực hiện Hoshin Kanri khiến mọi người cảm thấy được phát triển và gắn bó hơn khi họ hiểu công việc của họ liên quan đến tổng thể hoạt động của tổ chức như thế nào.

LỊCH SỬ CỦA MÔ HÌNH HOSHIN KANRI

Hoshin Kanri được khởi xướng vào những năm 1950 bởi Giáo sư Yoji Akao, xuất phát từ triết lý Kiểm soát Chất lượng Toàn diện (TQC – Total Quality Control). Triết lý này nhấn mạnh rằng mọi nhân viên đều là chuyên gia trong công việc của chính mình. Phương pháp Hoshin Kanri nhanh chóng trở thành một phần không thể thiếu trong hệ thống Lean, đóng vai trò là cầu nối giữa chiến lược cấp cao và hoạt động triển khai thực tế.

Phương pháp này đã được áp dụng hiệu quả tại Toyota, nơi nó góp phần quan trọng vào sự thành công nổi bật của tập đoàn. Tại các nước phương Tây, Hewlett Packard (HP) là một trong những doanh nghiệp tiên phong ứng dụng và giới thiệu rộng rãi Hoshin Kanri, góp phần nâng cao danh tiếng của phương pháp này trên toàn cầu.

Dù được sử dụng phổ biến, Hoshin Kanri không có một khuôn mẫu chuẩn hóa duy nhất. Các tổ chức và chuyên gia có thể linh hoạt áp dụng hoặc giảng dạy theo những cách tiếp cận khác nhau — điều này cũng tương tự như các công cụ quản trị hiện đại khác.

Hoshin Kanri và Chu trình PDCA

Cốt lõi của Hoshin Kanri là chu trình Plan – Do – Check – Act (PDCA), giúp đảm bảo việc thực hiện chiến lược một cách liên tục và có kiểm soát. Cụ thể:

• Plan (Lập kế hoạch): Xác định 3–5 mục tiêu chiến lược trọng tâm cho năm hoặc giai đoạn sắp tới.
• Do (Triển khai): Phát triển các kế hoạch hành động ở từng bộ phận, áp dụng kỹ thuật “catchball” – tức là sự trao đổi qua lại giữa các cấp để hoàn thiện và đồng thuận kế hoạch.
• Check (Kiểm tra): Giám sát thực tế tại hiện trường (Gemba), đo lường hiệu suất thông qua các chỉ số KPIs và so sánh với mục tiêu đã đề ra.
• Act (Hành động điều chỉnh): Đánh giá định kỳ tiến độ thực hiện, điều chỉnh chiến thuật hoặc mục tiêu dựa trên phản hồi và dữ liệu thực tế thu thập được.

TẠI SAO CÁC CÔNG TY NÊN TRIỂN KHAI HOSHIN KANRI ?

Trong một tổ chức, doanh nghiệp với nhiều dự án thực hiện cùng lúc với nhau đôi khi là chồng chéo nhau gây nên sự rối và đôi khi còn xung đột với nhau. Với những mục tiêu khác nhau thực hiện đôi khi khiến cho nhân viên mệt mỏi và mất phương hướng khi không nắm được hướng đi của mình và dần dần khiến họ kiệt sức và tạo ra sự lãng phí và chậm chễ dự án. Việc giảm thiểu khối lượng công việc và ngăn chặn nguy cơ sản xuất thừa sẽ giúp đẩy nhanh quá trình hoàn thành công việc và nâng cao chất lượng.

Hoshin Kanri giúp giảm thiểu lãng phí và gia tăng giá trị cho khách hàng. Nhờ có Hoshin Kanri mà giúp bạn tự triển khai định hướng chiến lược ở tất cả các cấp của công ty từ ban giám đốc điều hành cho đến ban lãnh đạo cấp trung giúp giám sát được hướng đi đúng đắn.

>>> xem thêm: 7 lãng phí trong sản xuất là gì ? (7 waster of lean)

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN THÀNH CÔNG HOSHIN KANRI

Để thực hiện thành công phương pháp Hoshin Kanri các doanh nghiệp cần thực hiện theo 7 bước bên dưới đây.

Bước 1: Xây dựng tầm nhìn

Việc xây dựng tầm nhìn của công ty theo thời gian từ 5 đến 10 năm phụ thuộc vào dữ liệu từ các chuyên gia và kinh nghiệm của đội ngũ lãnh đạo công ty. Với những tuyên bố về tầm nhìn cũng như mục tiêu chiến lược nào cần được duy trì và xem xét hàng năm.

Bước 2: Xây dựng các mục tiêu ngắn hạn

Thông thường sẽ chuyển từ tầm nhìn dài hạn thành các kế hoạch ngắn hạn hơn đi kèm với kế hoạch hành động. Thực hiện thông qua quá trình Nemawashi: quản lý cấp cao và cấp trung thảo luận về tính khả thi của các mục tiêu đề xuất, thực hiện các điều chỉnh dựa trên thực tế nếu thấy thật cần thiết. Cần phân biệt mục tiêu hợp lý từ quan điểm khách hàng hiện tại và mục tiêu đối với khách hàng tiềm năng.

Bước 3: Thiết lập các mục tiêu chi tiết hàng năm

Việc chia nhỏ mục tiêu chi tiết hàng năm để quyết định phân bổ mục tiêu cho các đội nhóm cụ thể và cách thức đạt được. Kế hoạch này cần đảm bảo thật phù hợp với các quy định của từng quốc gia và khu vực cũng như không tạo ra những kì vọng không thực tế.

Bước 4: Chuyển các mục tiêu này thành hành động cụ thể

Tiến hành truyền đạt các kế hoạch đã được thực hiện ở 3 bước trên cho các nhóm đi kèm với các chỉ số KPI đề xuất. Kế hoạch này thường được truyền đạt bằng ma trân Hoshin Planning. Cần bổ sung với các kế hoạch dự án và nhu cầu về nguồn lực đo lường được bằng con số cụ thể.

Bước 5: Thực hiện và thiết lập các mục tiêu

Các thành viên sẽ sử dụng chu trình PDCA hoặc KAIZEN gồm 6 bước để thực hiện tốt các mục tiêu đề ra. Yếu tố quan trọng là cung cấp cho các nhóm một khuôn khổ để lập kế hoạch, thực hiện và đo lường các cải tiến . Nếu không làm như vậy có thể sẽ khiến cho các mục tiêu không thể đạt được.

Bước 6: Xem xét xem các mục tiêu có đạt được hay không

Việc sử dụng GEMBA và KAIZEN kế hoạch sẽ được xem xét lại để xem doanh nghiệp đang tiến hành như thế nào. Dựa vào đó chúng ta có thể lên lịch cho những hành động chưa thực hiện được cũng như đặt mục tiêu cho năm tới. Việc thực hiện đánh giá này thường được tiến hành hàng tháng và xem xét lại hàng quý hoặc nửa năm một lần.

Bước 7: Phân tích mục tiêu cho năm tới

Sử dụng dữ liệu thu thập được trong 12 tháng trải nghiệm, giờ đây bạn có thể xác định các mục tiêu thực tế cho năm tới.

Cải tiến liên tục – Một phần không thể thiếu của Hoshin Kanri

Trong kế hoạch của Hoshin Kanri thì việc cải tiến liên tục chính là yếu tố làm cho phương pháp này thành công. Có hai công cụ chính là Catchball và PDCA.

Hoshin Kanri Catchball

Kế hoạch thực hiện Hoshin là nỗ lực chung của người quản lý và cấp dưới để cùng phải thống nhất về mục tiêu tối ưu. Nếu quản lý hướng mọi người đạt được các mục tiêu nhất định, mà không thu thập thông tin phản hồi trước, họ có nguy cơ mất đi nhiệt huyết và có thể mắc lỗi sai, nếu một số chi tiết xảy ra sẽ bị bỏ qua. Thực tế mà nói, đây là bản chất của Catchball.

Có các mục tiêu được truyền đạt tốt, thực tế và được thỏa thuận là rất quan trọng, bởi vì nó cho phép sở hữu và tạo động lực, tạo ra một vòng phản hồi có giá trị và cải thiện cam kết đối với quá trình thực hiện.

Ý nghĩa và lợi ích của Catchball

• Gắn kết tổ chức: Thay vì mệnh lệnh từ trên xuống, Catchball tạo không gian cho sự trao đổi ý kiến, tương tác giữa các cấp, giúp toàn tổ chức đi theo cùng một hướng.
• Tăng tính thực tiễn: Các bộ phận trực tiếp thực hiện kế hoạch được tham gia xây dựng mục tiêu nên giải pháp đề ra thực tế, sát với năng lực hiện tại.
• Phát huy trí tuệ tập thể: Nhân viên và cấp trung gian hiểu rõ công việc của mình, do đó có thể đề xuất nhiều cải tiến giá trị.
• Xây dựng sự cam kết: Khi một kế hoạch được “cùng xây”, nhân sự sẽ có trách nhiệm hơn khi thực hiện, vì họ đã tham gia quyết định từ đầu.

Kế hoạch – Thực hiện – Kiểm tra – Điều chỉnh ( Plan – Do – Check – Adjust / PDCA)

Chu trình Deming (PDCA / PDSA) lần đầu tiên được Deming giới thiệu như một mô hình cải tiến chất lượng liên tục. Nó bao gồm bốn bước: lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động. Mô hình PDCA có thể được coi là phương pháp khoa học để cải tiến liên tục và do đó, nó đòi hỏi một số thực tiễn bổ sung:

• Đạt được cải tiến liên tục chỉ có thể nếu bạn thực hiện PDCA một nỗ lực liên tục. Nếu bạn thử một vài lần, PDCA có thể tạo ra các cải tiến, nhưng trừ khi bạn lặp đi lặp lại liên tục, nó sẽ có giá trị thấp hơn.

LỢI ÍCH KHI ÁP DỤNG HOSHIN KANRI

Khi áp dụng phương pháp Hoshin Kanri doanh nghiệp của bạn sẽ có thể đạt được những hiệu quả cụ thể như sau:

• Có được sự thống nhất và hiểu biết về các mục tiêu ở tất cả các cấp của tổ chức.
• Có thể duy trì được sự liên kết giữa các mục tiêu theo thời gian và nhờ có việc đánh giá một cách thường xuyên và chi tiết
• Có được Hoshin Kanri giúp đạt được sự tuân thủ và thực hiện chiến lược một cách nhất quán ở tất cả các cấp
• Nhờ có Hoshin Kanri được trao quyền nhiều hơn
• Quy trình đưa ra quyết định dễ dàng hơn.

Có thể nói phương pháp Hoshin Kanri là một trong những phương pháp LEAN thiết yếu nhằm đảm bảo chiến lược của công ty được thực hiện trên hệ thống phân cấp. Trọng tâm của Hoshin Kanri tại Toyota chính là phát triển con người cùng các nhà lãnh đạo của mình. Thay vì xem xét Hoshin Kanri là một công cụ cắt giảm chi phí và tạo ra lợi nhuận thì phương pháp này là một triết lý dài hạn và tập trung vào việc xay dựng một qui trình phù hợp để tạo ra kết quả tốt nhất.

NHƯỢC ĐIỂM CỦA HOSHIN KANRI

Với nhiều lợi ích như trên thì việc sử dụng Hoshin Kanri còn tồn tại một số mặt hạn chế. Không ai có thể dự đoán những gì sẽ xảy ra được trong khoảng thời gian một năm. Các vấn đề thực tế sẽ thay đổi và nhiều khi kế hoạch sẽ bị chệch và sai lệch đôi chút.

• Việc đặt kế hoạch mục tiêu đôi khi khá cứng nhắc và khá khó triển khai ở một số nền văn hóa.
• Những kế hoạch của Hoshin Kanri có những yêu cầu cam kết lâu dài và sự kiên nhân cũng như hỗ trợ liên tục và năng lượng của quản lý cấp cao.

Có thể nói phương pháp Hoshin Kanri mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp giúp quản lý và có kế hoạch tiết kiệm nguyên vật liệu và loại bỏ lãng phí hiệu quả. Đọc thêm những bài viết của diedaniso.com để có những kiê s thức bổ ích hơn.