Việc truyền tải thông tin cho người đọc hiểu được nhanh chóng để nhận ra vấn đề bằng phương pháp trực quan hóa (Mieruka) được ứng dụng trong hầu hết các mặt hiện nay của đời sống. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn một trong những công cụ quản lý trực quan hữu ích này.
Trong nhà máy Toyota trung bình của bạn, bạn sẽ tìm thấy các ví dụ về Mieruka theo đúng nghĩa đen ở mọi nơi bạn đến. Những phạm vi này bao gồm từ bảng trắng lớn hiển thị tiến độ, đến các biển báo lớn phân loại các phần, đến các vạch màu trên sàn cho biết sản phẩm sẽ được xếp chồng lên nhau như thế nào. Bảng kẹp kim loại cũng là một vật phổ biến, chứa thông tin cần thiết trong tầm tay của bạn.
Nội dung
QUẢN LÝ TRỰC QUAN – MIERUKA LÀ GÌ ?
Trước khi định nghĩa về Mieruka chúng tôi muốn đưa cho bạn một ví dụ để bạn dễ hình dung. Thử tưởng tượng rằng bạn tham gia giao thông mà những tín hiệu biển giao thông được hiển thị bằng những dòng chữ dài ngoằn ngèo. Bạn sẽ vụt qua trước chúng trước khi có thể hiểu được chúng nói lên ý nghĩa gì. Hay như đèn giao thông xanh đỏ vàng thay thế bằng những dòng chữ dừng, đi, chuẩn bị thì tín hiệu bạn nhận được sẽ chậm hơn và hành động chậm hơn nhiều lần.
Chính vì thế mà việc trực quan hóa vấn đề sẽ giúp con người thu nhận và xử lý tình huống được nhanh hơn và hiệu quả hơn trong việc giải quyết công việc.
Một biểu đồ sẽ thể hiện vấn đề một cách nhanh hơn là một danh sách dữ liệu.
Mieruka là một trong những công cụ xuất hiện trong Hệ thống sản xuất Toyota (TPS) của người Nhật. Cụm từ Mieru trong tiếng nhật mang nghĩa “để xem” còn hậu tố ka mang nghĩa là “kiểm soát, quản lý”. Tổng hợp lại cụm từ này có nghĩa là quản lý trực quan. Công cụ Mieruka giúp chúng ta dễ dàng nhận ra được vấn đề phát sinh bằng việc trực quan hóa nội dung để xử lý nhanh chóng kịp thời.
Phương pháp Mieruka được áp dụng trong quá trình sản xuất tinh gọn. Những vấn đề được ưu tiên truyền tải với những người sử dụng một cách rõ ràng trực quan nhất có thể để giúp giải quyết nhanh chóng. Tránh sử dụng những cách truyền tải mập mờ không rõ ràng sẽ khiến việc phản ứng chậm trễ gây tổn thất không đáng có.
ĐẶC ĐIỂM CỦA MIERUKA
Trong hệ thống TPS của Toyota thì có phân ra nhiều loại mieruka tuy nhiên mỗi loại đều có những quy chuẩn chung dễ dàng nhận được. Chúng ta cùng đi xem xét một số những quy chuẩn chung bên dưới đây.
- Hiển thị đơn giản dễ hiểu
Hầu hết các mieruka đều được truyền tải và thể hiện đơn giản ấn tượng và dễ hiểu. Tốc độ và sự đơn giản chính là điều cần thiết của những quản lý trực quan miekura thể hiện. Việc này sẽ giúp ích cho các cấp từ quản lý cho đến nhân viên có thể hiểu ngay tình hình thực tế diễn ra.
-
Thiết kế dễ nhìn
Mieruka thường được thiết kế và đặt ở những khu vực mà ai cũng có thể được nhận thấy như những nơi trên cao người qua lại nhiều. Kích thước thường lớn và ấn tượng giúp người nhìn không bị bỏ sót thông điệp muốn truyền tải.
xem thêm: 7 lãng phí trong sản xuất là gì ? (7 waster of lean)
MIERUKA CÓ NHỮNG LOẠI NÀO ?
Theo TPS thì mieruka có thể được phân loại thành 3L 1P hay 3 chữ L và một chữ P. (Identification, Informative, Instructional, Planning) hay tiếng việt là – Nhận dạng, Thông tin, Hướng dẫn và Lập kế hoạch. Chúng ta cùng đi tìm hiểu về 4 loại mieruka này:
-
Identification – Nhận biết:
Loại mieruka này giúp phân biệt và nhận biết sản phẩm một cách nhanh chóng hơn bằng các cách thể hiện trực quan dễ hiểu. Tại các nhà máy thì loại mieruka này thường được áp dụng để dán tem mác các loại sản phẩm. Trước đây họ sử dụng màu sắc để phân biệt và nhận biết sản phẩm. Sau này sử dụng mã vạch hoặc mã QR để quản lý nhãn sản phẩm giúp thuận tiện cho việc nhập liệu bằng phần mềm quản lý kho. Lợi ích của việc quản lý trực quan là tính hiệu quả. Hình ảnh nhận dạng sẽ giúp giảm thiểu thời gian cần thiết để tìm kiếm hàng hóa.
-
Informative – Thông tin:
Loại mieruka thứ 2 này chính là dạng thông tin được thể hiện một cách ngắn gọn từ một vị trí nhất định. Thông tin được thể hiện gắn gọn đặt ở vị trí dễ thấy và dành riêng cho một chủ đề duy nhất để hình ảnh được nhắm mục tiêu và cụ thể.
Với việc thể hiện này thì cho chúng ta thấy rõ được bức tường đặt ở vị trí trung tâm có chứa thông tin thể hiện các vấn đề dễ gặp phải. Những lỗi và phân tích những lỗi đó do nguyên nhân nào.
-
Instructional – Hướng dẫn
Đây là loại mieruka được sử dụng khá nhiều. Chúng thường được thể hiện dưới dạng các biển báo và chỉ dẫn cho công việc.
Những loại mieruka này dễ dàng nhận biết vì chúng được dán ngay trên máy như hướng dẫn sử dụng. Hay được thể hiện bằng các hiệu lệnh sử dụng nhà vệ sinh hoặc tiêu lệnh chữa cháy trong phân xưởng.
-
Planning – Lập kế hoạch
Loại Mieruka này cho chúng ta thấy tiến trình thực hiện công việc một cách trực quan và cách thức vận hành một kế hoạch.
Như đã nói ở trên thì việc đọc một bảng biểu sẽ trực quan và dễ hiểu hơn là đọc một bản báo cáo hay tập tài liệu dày khó nhỡ vì toàn chữ.
Việc quản lý trực quan không phải là một phát minh mới mà đã được sử dụng từ lâu. Thông qua các hiển thị trực quan này, người quản lý hoặc những người có liên quan có thể tiếp nhận vấn đề một cách nhanh chóng, rõ ràng nhất. Qua đó, công cụ này giúp chúng ta nâng cao năng suất công việc và sử dụng nhân lực một cách hiệu quả.
Có thể nói việc sử dụng phương pháp mieruka bằng hình ảnh trực quan dễ hiểu chính là điểm ưu việt của chúng. Việc này đúng với câu ngạn ngữ của người nhật ”Một bức tranh đáng giá hơn ngàn lời nói”. cung cấp cho những người quyết tâm giới thiệu các kỹ thuật tinh gọn một cách dễ dàng để truyền đạt ngay lập tức một cách nhanh chóng và rõ ràng cho tất cả mọi người. Phần một trong loạt ba phần trên mieruka.
