Bạn là một nhà quản lý và đang phải kiểm soát rất nhiều công việc của đội nhóm và cá nhân. Bạn đang gặp tình trạng xắp xép và xử lý công việc bị chồng chéo dẫn đến không hiệu quả. Việc cần làm lúc này của bạn là xắp xếp quản lý công việc hiệu quả để ưu tiên cho công việc nào trước và sau. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower chính là cái bạn cần lúc này. Đây là phương pháp quản lý công việc hiệu quả giúp thực hiện lần lượt và có kế hoạch tránh bị chồng chéo công việc lên nhau.
Bài viết này diendaniso.com sẽ bật mí cho bạn về ma trận Eisenhower và cách thực hiện ma trận quản lý thời gian sao cho hiệu quả nhất !
Nội dung
MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN EISENHOWER LÀ GÌ ?
Ma trận Eisenhower được sáng tạo và đặt tên theo vị tổng thống thứ 34 của Hoa Kì là Dwight D. Eisenhower. Đây là phương pháp quản lý thời gian tiên tiến dựa trên hai tiêu chí là mức độ Quan trọng và tính khẩn cấp của công việc. Ma trận Eisenhower này có chia làm 4 nhóm mức độ công việc. Một khi sử dụng hiệu quả phương pháp này sẽ giúp bạ quản lý và xắp xếp công việc một cách hiệu quả và tránh bị chồng chéo.
AI NÊN SỬ DỤNG MA TRẬN EISENHOWER
Việc quản lý công việc và thời gian hầu hết có thể áp dụng cho mọi đối tượng. Từ cá nhân cho đến nhóm. Cấp thấp cho đến cấp quản lý cao trong doanh nghiệp. Tuy nhiên xét về góc độ công việc thì phương pháp này phù hợp hơn với đối tượng là các cấp quản lý và chủ doanh nghiệp nhất. Việc xắp xếp, quản lý thời gian công việc hiệu quả sẽ đem lại sự chuyên nghiệp trong việc quản lý và điều hành công việc một cách trơn tru hơn.
MÔ HÌNH MA TRẬN EISENHOWER
Như trên đã chia sẻ thì ma trận Eisenhower được chia làm 4 nhóm mức độ quan trọng và tính khẩn cấp của công việc. Với 4 mức độ này được thể hiện trực quan và dễ hiểu trên sơ đồ như sau:
Các tiêu chí trong ma trận Eisenhowe: 2 cột (Gấp và Không Gấp), 2 hàng ( Quan trọng và Không quan trọng). Kết hợp 2 cột với 2 hàng lại ta được P1, P2, P3, P4. Trọng đó:
- P1 là: các công việc Quan trọng cần làm Gấp
- P2 là các công việc Quan trọng nhưng Không gấp
- P3 là các công việc Không quan trọng nhưng cần làm Gấp
- P4 là các công việc Không quan trọng và Không gấp
Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.
Có thể nói bản chất của ma trận Eisenhower chính là sự xắp xếp và quản lý công việc của bạn theo một thứ tự ưu tiên phù hợp giúp giải quyết các công việc được hoàn thành đúng theo mục tiêu và định hướng đề ra. Những công việc cụ thể được đưa ra và xắp xếp theo những tiêu chí quan trọng và khẩn cấp để quản lý sao cho hiệu quả nhất.
- Những việc quan trọng sẽ tạo ra những giá trị dài hàn và giúp mọi người tiến gần đến mục tiêu của mình.
- Những việc khẩn cấp thường cần mọi người giải quyết lập tức và ảnh hưởng đến nhiều người.
Điều quan trọng chính là người áp dụng mô hình này cần phân biệt được các tiêu chí quan trọng và khẩn cấp nhằm tránh việc dồn qá nhiều thời gian vào các công việc không cần theiets và xắp xếp chúng theo thứ tự một cách khoa học. Những việc quan trọng cần làm thường ảnh hưởng đến mục tiêu và định hướng cá nhân. Trái lại, những việc khẩn cấp thì sẽ ảnh hưởng đến nhiều người, cụ thể như gửi tin nhắn, viết email, gọi điện…
ÁP DỤNG MA TRẬN EISENHOWER VÀO CÔNG VIỆC
Việc thực hiện áp dụng ma trận Eisenhower được thể hiện trực quan khá đơn giản. Đầu tiên bạn chỉ cần liệt kê những nhiệm vụ bạn cần làm kể cả những nhiệm vụ không quan trọng tuy nhiên chúng làm mất thời gian của bạn. Sau đó bạn xắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
Cấp độ 1: (P1) Quan trọng và khẩn cấp (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
Đây là cấp độ cần được ưu tiên làm ngay lập tức. Tại đây các nhiệm vụ công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay. Các công việc này thường có 3 loại việc:
- Công việc này xảy ra đột xuất và không đoán biết được. Một số ví dụ có thể được liệt kê đó chính là: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
- Loại công việc này có thể đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
Tổng kết: Các việc thuộc nhóm P1, bạn có thể làm ngay hoặc tìm cách để chuyển nó sang nhóm P2 từ đó làm việc theo kế hoạch cụ thể.
Cấp độ 2 (P2): Quan trọng, không khẩn cấp
Nếu với thời gian quản lý công việc càn thiêt trước thì cần dành nhiều thời gian cho ô này. Có thể những công việc không khẩn cấp nhưng nếu tích lũy dần sẽ giúp đạt được những thành tựu như mong muốn. Nếu bạn đang làm việc P2 và có việc P1 xuất hiện thì hãy hoàn thành việc P1 trước. Sau khi bạn giải quyết xong các việc P1, bạn tiếp tục hoàn thành việc P2. Nên để việc P2 hình thành như một thói quen!
Cấp độ 3 (P3): Không quan trọng, khẩn cấp
Tại cấp độ này thì nhìn chung những công việc không có gì quan trọng nhưng chúng là những công việc đột nhiên xuất hiện mà bạn khó có thể kiểm soát được chúng. Nếu có thể bạn có thể xử lý công việc này càng nhanh càng tốt và nếu không thì hãy học cách từ chối chúng một cách lịch sự.
Cấp độ 4 (P4): Không quan trọng, không khẩn cấp
Tại P4 này thì bao gồm những công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn nên cắt giảm tối đa thời gian cho ô này và nếu có chỉ dành khoảng 5% thời gian cho ô tại bước này P4. Hầu hết những công việc này thường không mang lại lợi ích gì đáng kể cho công việc của bạn.
Một số công việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể kể đến như:
- Tán gẫu cùng bạn bè.
- Những cuộc gọi kéo dài.
- Các hoạt động giải trí.
- Làm những việc không mục đích.
NOTE: Để hiệu quả hơn nữa thì cách phân bổ thời gian phù hợp hơn với các cấp độ ma trận của Eisenhower. Thời gian để phân bổ công việc sẽ như sau.
P1: ~15% – 20%
P2: ~60% – 65%
P3: ~10% – 15%
P4: < 5%
MẸO QUẢN LÝ THỜI GIAN BẰNG MA TRẬN EISENHOWER
Việc bạn có thể áp dụng ma trận Eisenhower một cách hiệu quả sẽ có thể giúp bạn có thể đánh giá được cao nhất về các kỹ năng quản lý công việc một cách hiệu quả. Chính vì thế mà để sử dụng ma trận này một cách hiệu quả thì bạn cần phải nắm rõ được những mẹo cơ bản sau:
- Ghi chú ngay ra những công việc bạn cần phải làm
- Bạn nên tự đặt câu hỏi cho bản thân về những công việc cần phải làm.
- Chỉ làm tiếp thêm nhiệm vụ mới sau khi giải quyết xong công việc quan trọng nhất.
- Về đời sống cá nhân cũng như trong công việc nên sử dụng cùng 1 biểu đồ ma trận.
- Lập ma trận cho ngày là có hiệu quả hơn lập cho tuần hoặc tháng.
- Luôn luôn tập trung và nên tránh bị những yếu tố bên ngoài tác động.
- Lập danh sách việc cần làm cho hôm sau vào buổi tối sau khi hoàn thành công việc trong ngày để có thể thoải mái thư giãn tâm trí.
- Luôn biết bản thân cần làm gì.
CÁC BƯỚC THIẾT LẬP MA TRẬN EISENHOWER
Để có thể áp dụng được phương pháp này một cách hiệu quả nhất thì bạn nên xây dựng và cập nhật theo ngày để giúp hiểu rõ hơn các kết quả và có thể dần dần hình thành được những thói quen. Tiếp đến là bạn có thể quản lý công việc theo tuần hoặc theo tháng.
Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm trong ngày.
Bước 2: Sắp xếp các công việc vào các P tương ứng trong biểu đồ .
Bước 3: Tiến hành thực hiện các công việc một cách cụ thể:
- Thứ tự thực hiện các công việc là: P2 => P1 => P3 => P4.
- Phân bổ thời gian tương đương: 20% – 65% – 10% – (<5%)
- Công việc phát sinh thuộc P1 thì cố gắng tìm cách chuyển sang P2 nếu không được thì tự làm.
- Công việc thuộc P2 thì tự làm kết hợp giao việc cho cấp dưới thực hiện
- Công việc thuộc P3 thì uyển quyền cho cấp dưới thực hiện
- Công việc thuộc P4 thì nên bỏ đi.
Bước 4: Đánh giá lại các kết quả đã thực hiện được trong ngày
Bước 5: Lặp lại vào ngày hôm sau
- Các công việc chưa hoàn thành thì sẽ tiếp tục chuyển sang ngày hôm sau để thực hiện tiếp.
Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình. Đón đọc nhiều hơn nữa những bài viết của diendaniso.com để có thể tích lũy thêm những kiến thức mà chúng tôi cung cấp.
