Để bất kì dự án nào trở thành hiện thực và đạt hiệu quả cao thì việc quản lý dự án – PM (Project Management) là khâu cực kì quan trọng. Do đó những người có kĩ năng quản lý dự án tốt sẽ có khả năng bao quát tổng thể nhằm đưa dự án vào triển khai thực hiện. Bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn về kỹ năng quản lý dự án và chia sẻ những kỹ năng cần thiết để quản lý dự án một cách hiệu quả nhất
Nội dung
QUẢN LÝ DỰ ÁN LÀ GÌ ?
Trước khi tìm hiểu về kỹ năng quản lý dự án thì chúng ta cùng tìm hiểu quản lý dự án là gì ? Theo định nghĩa thì quản lý dự án – Project Management (PM) chính là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng và công cụ kỹ thuật cho hoạt động quản lý triển khai dự án nhằm đáp ứng được các yêu cầ đã được đề ra trước đó.
Quản lý dự án sẽ bao gồm việc nghiên cứu, lên kế hoạch, triển khai, phân bổ nguồn lực cho dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án đúng hạn và trong phạm vi ngân sách đã được xắp xếp. Kết quả của dự án là đạt những yêu cầu về mặt kỹ thuật, chất lượng sản phẩm hay dịch vụ bằng tất cả những phương pháp và điều kiện tối ưu.
CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN
Trên thực tế, mỗi PM sẽ có một cách thức triển khai dự án khác nhau. Tuy nhiên, về cơ bản, một dự án cơ bản sẽ thường trải qua những bước cơ bản như sau:
1. Khởi động dự án
Giai đoạn lên ý tưởng cho dự án chính là giai đoạn đầu tiên để đưa dự án trở thành hiện thực. Tại giai đoạn đầu như này người triển khai công việc quản lý dự án chính sẽ tiến hành lên kế hoạch thực hiẹn dự án bao gồm phân bổ nhân sự hợp lý. Các mục tiêu dự án tại bước này cũng cần định hình lên để triển khai tiếp cho giai đoạn sau.
2. Lên kế hoạch
Giai đoạn lên kế hoạch chính là thực hiện hóa việc chuẩn bị cho ý tưởng dự án thành hiện thực. Kế hoạch càng cụ thể và chi tiết sẽ giúp bạn hình dung ra công việc của mình cần triển khai và dễ thực hiện hơn. Thông thường với các nhóm dự án sẽ tiến hành sắp xếp khối lượng công việc theo thứ tự ưu tiên theo mức độ quan trọng giảm dần. Công việc nào quan trọng nhất sẽ làm trước và công việc đơn giản sẽ xử lý sau đó.
Một dự án được coi là hiệu quả khi đem lại lợi nhuận cho công ty. Vì thế, đảm bảo ngân sách sao cho không vượt quá định mức cũng là điều mà người PM cần lưu ý khi hoạch định dự án.
3. Tiến hành dự án
Giai đoạn này dự án cần được triển khai thực hiện dưới sự giám sát hiệu quả và sát sao. Việc triển khai thực hiện cần có sự phối hợp một cách nhịp nhàng giữa các thành viên trong nhóm cũng như người quản lý. Những kỹ năng quản trị dự án PM cũng sẽ được tận dụng một cách tốt nhất tại đây.
Trong quá trình thực hiện dự án bạn cần liên tục cập nhật thông tin tiến độ dự án và triển khai hướng dẫn các thành viên với công việc chính của dự án ở thời điểm này.
4. Báo cáo kết quả dự án
Ở giai đoạn này bạn cần tổng hợp lại các báo cáo đánh giá tình hình thực hiện dự án để đưa ra được các báo cáo kết quả. Những công việc còn tồn đọng lại và khối lượng công việc thực hiện được để có kế hoạch tiếp theo. Người quản lý dự án sẽ tiếp tục giám sát, hướng dẫn các thành viên triển khai nốt kế hoạch để đảm bảo đúng tiến độ dự án.
5. Đóng dự án
Sau khi hoàn thành công việc và phía đối tác đã chấp nhận kết quả thực hiện. Nhóm dự án nói chung và người quản lý dự án nói riêng sẽ tự rút ra những kinh nghiệm và bài học để tiếp tục cho các dự án tiếp theo.
>> Xem thêm: Nhà quản lý dự án (Project Manager) là gì? Trách nhiệm và vai trò của quản lý dự án
NHỮNG KỸ NĂNG CẦN CÓ ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ THÀNH CÔNG
Để có thể quản lý dự án một cách có hiệu quả thì bạn cần phải có những phẩm chất, kỹ năng riêng nhờ tự học, trau dồi thường xuyên trong công việc liên quan đến dự án. Những kỹ năng quản lý dự án thường thấy có thể kể đến như sau:
Kỹ năng quản lý báo cáo và kết quả báo cáo dự án
Việc quản lý báo cáo, lưu trữ báo cáo dự án cẩn thận và chính xác là kỹ năng khá quan trọng để giúp cho công việc được thực hiện một cách hiệu quả và nhanh chóng hơn.
Khi thực hiện triển khai công việc của dự án với từng giai đoạn, hạng mục bạn cần lưu trữ xử lý và quản lý hệ thống dữ liệu một cách đầy đủ để phân tích chính xác tình hình dự án hiện tại. Chú ý đến ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn thực hiện công việc
Giữ mối tương tác tốt với các thành viên trong nhóm
Để việc quản lý dự án diễn ra tốt bạn cần phải nắm bắt được đầy đủ thông tin của dự án đó. Chính vì thế mà việc tương tác, giao tiếp tốt với các thành viên trong nhóm sẽ là một trong những kỹ năng quan trọng để thực hiện tốt việc này.
Cần trao đổi thường xuyên và giữ liên lạc với đồng nghiệp – những người đang ngày đêm cùng bạn chiến đấu để đưa dự án đi đến thành công. Lắng nghe họ, hỏi thêm thông tin và vận dụng phân tích tốt để có những điều chỉnh kịp thời cho dự án được vận hành theo đúng tiến độ.
Luôn đảm bảo tiến độ công việc
Với việc bao quát vấn đề một cách nhanh chóng thì bạn cần phải đảm bảo đúng tiến độ công việc đã thực hiện và giúp dự án hoàn thành đúng deadline.
Biết kiểm soát tốt với tâm lý bình tĩnh
Đây thuộc về phẩm chất cá nhân của từng nhà quản lý dự án. Với những người có nhiều kinh nghiệm và kĩ năng quản lý dự án tốt họ sẽ thường có được tâm thế bình tĩnh để kiểm soát được tình hình dự án cụ thể nhờ nắm bắt được đầy đủ thông tin dụ án và hiện trạng hiện tại.
Căn cứ vào thời gian phải hoàn thành dự án, bạn phải biết phân công ai làm việc gì, ở đâu và luôn có những phương án dự phòng. Nếu chẳng may xảy ra sự cố, phải thật bình tĩnh để giải quyết mọi vấn đề phát sinh và giữ sự ổn định tình hình.
NHỮNG YẾU TỐ THƯỜNG THẤY Ở NHỮNG NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN
Về kiến thức chuyên môn: Quản trị dự án là người có kiến thức chuyên môn sâu rộng. Ngoài ra, họ còn cần am hiểu các lĩnh vực có liên quan trực tiếp đến dự án mình quản lý.
Về kỹ năng bản thân: Quản trị nhân lực, khả năng bao quát công việc, nhạy bén với những thay đổi… là những kỹ năng mà người quản trị dự án cần có.
Về công cụ đặc thù: Mỗi ngành nghề, mỗi lĩnh vực sản xuất sẽ có một công cụ hỗ trợ phù hợp. Nhiệm vụ của người quản lý là vận hành những công cụ này sao cho dự án đạt hiệu quả cao nhất.
>> Xem thêm; Phòng quản lý dự án (PMO) là gì ? Nhiệm vụ và chức năng của phòng quản lý dự án
Trên đây chúng tôi đã chia sẻ cho bạn những kiến thức về kỹ năng quản lý dự án là gì ? Vai trò của quản lý dự án trong doanh nghiệp cùng các kỹ năng quản lý dự án một cách hiệu quả cho bạn tham khảo và rèn luyện. Hy vọng sẽ giúp bạn có thể áp dụng và biến dự án trên giấy thành hiện thực.
