Kỹ năng lập kế hoạch là gì ? Quy trình lập kế hoạch hiệu quả nhất

Trong công việc cũng như cuộc sống hầu hết ai cũng cần hoàn thành khối lượng công việc của mình dù lớn nhỏ khác nhau. Chính vì thế việc lập kế hoạch luôn là việc làm quan trọng để mọi việc của bạn hoàn thành suôn sẻ và hiệu quả. Bài viết này diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn kỹ năng lập kế hoạch là gì ? Làm sao để lập kế hoạch một cách hiệu quả nhất giúp công việc của bạn được xắp xếp và hoàn thành nhanh nhất.

KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH LÀ GÌ ?

Kỹ năng lập kế hoạch chỉ khả năng của một cá nhân, tổ chức trong việc lập chiến lược, phương pháp và các quy trinh nhằm thực hiện các mục tiêu đã được xác định trước đó. Kĩ năng này giúp bạn vạch ra một lộ trình cụ thể theo thời gian khi bắt đầu triển khai.

Kỹ năng lập kế hoạch được thể hiện qua các khả năng như sau:

• Xác định rõ được những mục tiêu và thời gian hoàn thành mục tiêu đó.
• Xác định chiến lược, phương pháp và nguồn lực để thực hiện hóa các mục tiêu
• Sắp xếp lại các hành động theo quy trình từng bước một nhằm thực hiện những mục tiêu đề ra được đúng hạn.

LỢI ÍCH KHI CÓ KĨ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH

Khi bạn sở hữu được kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả bạn sẽ chủ động hơn trong công việc và sẽ giúp hoàn thành sớm mục tiêu của mình. Một số lợi ích cụ thể có thể kể dến như:

• Giúp xác định thứ tự ưu tiên của công việc

Kỹ năng lập kế hoạch giúp bạn có thể phân biệt được những đầu mục công việc nào nên làm trước và nên làm sau. Mục tiêu nào quan trọng nhất cần làm đúng và đảm bảo tiến độ và mục tiêu nào nhỏ lẻ có thể bỏ qua được.

• Xắp xếp công việc khoa học tránh chồng chéo

Các công việc nhiều sẽ dẫn đến bị chồng chéo. Chính vì thế mà dẫn đến lãng phí nguồn lực và không đạt được hiệu quả. Việc xắp xếp thứ tự công việc một cách khoa học sẽ có thể giúp cho bạn làm việc được nhe nhàng và suôn sẻ hơn.

• Dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc

Khi lập được kế hoạch rõ ràng và khoa học sẽ có thể theo dõi và kiểm tra được tiến độ công việc một cách hiệu quả hơn. Bằng các công cụ, ứng dụng kiểm tra tiến độ công việc bạn sẽ có thể theo dõi được quá trình làm việc. Điều này có thể giúp cho bạn tránh được tình trạng sai sót và bị chậm tiến độ ảnh hưởng đến mục tiêu chính.

• Quản lý thời gian & rủi ro hiệu quả

Khi quản lý được thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn không rơi vào cái bẫy của sự trì hoãn và giúp phân bổ đúng và đủ thời gian. Từ đó giúp hạn chế thấp nhất những rủi ro thường xuyên xuất hiện.

• Có động lực thực hiện mục tiêu đề ra

Kỹ năng lập kế hoạch công việc tốt sẽ trở thành động lực để thực hiện mục tiêu đề ra. Bạn sẽ nhận thấy, việc mình đang làm giúp bạn tiến dần đến mục tiêu hơn từng ngày.

Bởi bạn chỉ cần hoàn thiện các đầu công việc nhỏ trong bản kế hoạch là bạn đã hoàn thành được 1 đoạn đường. Và nó sẽ là động lực trực tiếp nhất trong suốt hành trình hiện thực hóa mục tiêu lớn.

NHỮNG LOẠI KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC PHỔ BIẾN

Hiện nay có khá nhiều loại công việc phổ biến với những mục đích khác nhau. Chính vì vậy mà bạn nên tìm hiểu rõ về hiện trạng của doanh nghiệp để có thể xây dựng được kế hoạch một cách hoàn chỉnh nhất. Có thể kể đến một số loại kế hoạch phổ biến như sau:

• Theo thời gian: Kế hoạch ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
• Theo phạm vi hoạt động: Kế hoạch cấp chiến lược, kế hoạch cấp tác nghiệp.
• Theo hình thức: Chiến lược, thủ tục, quy tắc, chính sách, chương trình, ngân quý.

>> Xem thêm: Kế Hoạch Kiểm Soát (Control Plan) là gì ?

QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH HIỆU QUẢ NHẤT

Sau đây chúng tôi xin chia sẻ đến bạn các bước trong quy trình lập kế hoạch một cách hiệu quả nhất.

• B1: Liệt kê các đầu mục công việc cần làm

Đầu tiên bạn cần liệt kê được danh sách những đầu mục công việc cần phải làm đẻ xác định được tổng thể khối lượng công việc được phân bổ cùng quỹ thời gian sẽ cần thiết phải hoàn thành nhiệm vụ này. Bạn cần phân chia theo từng mộc thời gian để có thể tiện quản lý một cách hiệu quả nhất.

• B2: Đưa ra mục tiêu phù hợp với công việc

Vì thời gian cần hoàn thành các kết quả theo mục tiêu đã được định sẵn nên bạn cần xem tính khả thi và phù hợp của những đầu mục công việc đó. Hãy đặt mục tiêu phù hợp với công việc để đảm bảo bạn có thể thực hiện hoá chúng.

• B3: Xắp xếp công việc theo mức độ quan trọng

Bạn cần phải xác định dược công việc nào quan trọng nhất hàng đầu cần phải giải quyết và những công việc nào cần phải thực hiện sau. Nên đảm bảo phân bố thời gian một cách hợp lý nhất. Có thể xây dựng trọng số cho các đầu mục công việc Ngoài ra, bạn cần liệt kê thêm một số khó khăn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện kèm giải pháp khắc phục. Nhờ đó, bạn có thể linh hoạt hơn trong việc thực hiện kế hoạch.

• B4: Tập trung thực hiện kế hoạch

Một khi xác định được mức độ quan trọng công việc bước này bạn sẽ tiến hành bắt tay vào việc thực hiện hóa kế hoạch đó của mình. Cân nhắc đến các nguồn lực đang có để giúp kế hoạch hóa nguồn lực này được thành công hơn.

• B5: Kiểm tra quá trình thực hiện kế hoạch

Bạn cần theo sát những công việc theo bản kế hoạch chi tiết đã lập ra ban đầu. Bằng việc so sánh đối chiếu, bạn có thể biết được các mục tiêu của mình đã hoàn thành đúng thời hạn và đảm bảo hiệu quả như mong đợi hay không.

CÁCH CẢI THIỆN ĐƯỢC KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH HIỆU QUẢ

Để có thể giúp lập kế hoạch được hiệu quả là cả một quá trình dài tích lũy kiến thức cộng với trải nghiệm với công việc. Chúng tôi xin chia sẻ một số cách cải thiện kỹ năng lập kế hoạch một cách hiệu quả nhất

• Thống nhất mục tiêu chung của cả nhóm

Nhờ kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức một cách hiệu quả nhất mà sẽ giúp mang lại lợi ích cho toàn bộ đồng đội nhóm hiểu được mục tiêu chung của tập thể để hướng đến một đích đến.

Để hỗ trợ cho việc tập trung và định hướng tất cả nhân sự theo mục tiêu, Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. Với phương pháp OKRs, Ban lãnh đạo sẽ xây dựng mục tiêu và kết quả chính (OKRs) cho toàn thể công ty. Dựa vào mục tiêu đó, các phòng ban chức năng tiến hành xây dựng OKRs cho phòng ban của mình. Sau đó, OKRs của phòng ban được bẻ nhỏ thành OKRs của mỗi nhân sự và các nhân sự sẽ liên kết chéo với nhau để thực hiện OKRs của mình. Như vậy, OKRs của mỗi một cá thể cho công ty sẽ tập trung và hỗ trợ cho OKRs của toàn bộ tổ chức.

>> Xem thêm: Cách xây dựng OKR trong doanh nghiệp

• Ưu tiên các mục tiêu giải quyết trong tầm tay

Để có thể giải quyết nhanh chóng công việc thì bạn cần nên một bản kế hoạch tổ chức công việc một cách hiệu quả nhất. Dựa trên cơ sở các mức độ quan trọng của công việc mà bạn sẽ có thể điều chỉnh được một cách hiệu quả nhất.

• Ứng dụng thêm các lịch hoặc phần mềm tạo lịch trình

Ứng dụng các công cụ tiên tiến hiện đại có thể giúp ích cho công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Khi bắt đầu công việc này bạn có thể xắp xếp một cách logic hơn. Làm việc bằng cách phân bổ thời gian càng cụ thể, chi tiết thì càng nhanh chóng đạt được mục tiêu.

• Liệt kê ra giấy những suy nghĩ và công việc cần thiết

Việc viết nhanh ra giấy có thể là công việc đơn giản nhưng vẫn tạo ra được nhiều hiệu quả bất ngờ. Khi bạn thực hiện hành động này thì vô tình khắc sâu vào tâm trí về một nhiệm vụ đang được ưu tiên hàng đầu. Hơn nữa, với cách làm này, bạn có thể kiểm soát mọi tình huống dù là khẩn cấp hay khủng hoảng xảy ra.

Hy vọng với những kiến thức trên đây đã giúp cho bạn có được cái nhìn sâu sắc nhất về kỹ năng lập kế hoạch một cách hiệu quả nhất. Sau bài viết này bạn đã có thể biết được quy trình xây dựng lập kế hoạch hiệu quả cũng như những cách cải thiện được kỹ năng lập kế hoạch một cách hiệu quả nhất cho bạn.