Kế hoạch là gì? Vai trò và các bước lập kế hoạch hiệu quả

Để làm việc một cách khoa học và có hiệu quả hơn bất kì lúc nào cũng cần phải có kế hoạch. Từ cá nhân làm việc cho đến đội nhóm và cả doanh nghiệp thì chỉ có kế hoạch mới giúp thực hiện hóa mục tiêu của bạn. Vậy Kế hoạch là gì? Tầm quan trọng của nó như thế nào? Cùng đọc bài viết này diendaniso.com sẽ cho bạn câu trả lời đầy đủ nhất.

KẾ HOẠCH LÀ GÌ ?

Kế hoạch chính là một thuật ngữ thể hiện những hoạt động với công việc được xắp xếp theo trình tự nhất định nhằm giúp đạt được mục tiêu của cá nhân và tổ chức trong một khoảng thời gian. Việc lập kế hoạch cũng là một chức năng cực kì quan trọng đối với mỗi một nhà quản lý bởi việc lập kế hoạch chính xác hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp có những bước tiến vững chắc trong tương lai.

Việc lập kế hoạch sẽ giúp cho cá nhân và tổ chức xác định công việc cần làm và từ đó thực hiện chúng một cách có hiệu quả hơn. Hiện nay trong tổ chức các kế hoạch cụ thể sẽ được thể hiện bằng văn bản và công bố cho những thành viên có liên quan để thực hiện cho hiệu quả.

TẦM QUAN TRỌNG CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH

Có thể nói việc lập kế hoạch trong doanh nghiệp hiện nay là vô cùng quan trọng. Chúng giúp phát triển doanh nghiệp theo hướng đi đúng và còn có những lý do như sau:

• Một kế hoạch tốt giúp bạn có thể ứng phó với những yếu tố bất chắc và những thay đổi của môi trường bên ngoài và bên trong của tổ chức.
• Nhờ một kế hoạch rõ ràng bạn sẽ giúp tập trung vào những mục tiêu quan trọng để ưu tiên thực hiện trước.
• Nhờ một bản kế hoạch rõ ràng bạn sẽ có thể dự trù được các nguồn lực của mình. Khi đó bạn sẽ có thể lên được phương án thực hiện bản kế hoạch đó nhằm tối ưu hóa được nguồn lực.
• Nhờ kế hoạch đã đề ra trước đó bạn sẽ có thể có cơ sở để điều chỉnh lại toàn bộ những hoạt động của cả hệ thống hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

NHỮNG LOẠI KẾ HOẠCH QUAN TRỌNG PHỔ BIẾN HIỆN NAY

Hiện nay việc mỗi cá nhân làm việc sinh hoạt đều có kế hoạch. Các tổ chức hiện nay hoạt động kinh doanh cũng cần có những kế hoạch cụ thể. Điều này có thể kể ra được một số loại kế hoạch quan trọng phổ biến như hiện nay.

• Kế hoạch chiến lược

Kế hoạch chiến lược chính là kế hoạch phổ biến nhất hiện nay tại các tổ chức, doanh nghiệp. Các nhà quản lý doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra những phương thức thực hiện bằng việc lập kế hoạch phân tích thị trường, hoạt động của doanh nghiệp hiện tại và chiến lược phát triển kinh doanh trong tương lai.

• Kế hoạch tác nghiệp

Cụ thể ghóa hơn kế hoạch chiến lược. Kế hoạch tác nghiệp thường là những hoạt động chi tiết được đưa ra thông qua các quy trình và thực hiện hóa. Sẽ có nhiều phương án lựa chọn cho doanh nghiệp được đưa ra bàn bạc và thống nhất kế hoạch nào là đúng và hiệu quả nhất.

• Kế hoạch tài chính

Có thể nói kế hoạch tài chính là một trong những kế hoạch quan trọng cho doanh nghiệp. Tổ chức của bạn cần xác định kế hoạch sử dụng nguồn tài chính một cách hợp lý nhất để phân bổ nguồn lực hoạt động sản xuất kinh doanh cho hiệu quả. Một bản kế hoạch tài chính hiệu quả là một bước giúp phát triển doanh nghiệp đúng hướng và tiết kiệm chi phí.

• Kế hoạch kinh doanh

Kế hoạch về kinh doanh mô tả khái quát quá trình kinh doanh của doanh nghiệp trong ngắn, trung và dài hạn. Với bản kế hoạch này, các bạn sẽ xác định và đánh giá được hiệu quả kinh doanh đồng thời tìm kiếm các cơ hội phát triển trong tương lai. Kế hoạch kinh doanh thường được lập bởi giám đốc kinh doanh hoặc trưởng phòng kinh doanh – người bao quát toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

>>> Kế Hoạch Kiểm Soát (Control Plan) là gì ?

CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH CHO NGƯỜI QUẢN LÝ DOANH

Để lập kế hoạch một cách hiệu quả nhất cho doanh nghiệp thì bạn có thể tham khải một số bước lập kế hoạch chúng tôi chia sẻ như sau:

Đánh giá hiện trạng hoạt động doanh nghiệp:

Đây có thể nói là bước đầu tiên của quá trình lên kế hoạch. Là một nhà quản lý tốt bạn cần phải xem xét chính xác doanh nghiệp của bạn đang ở giai đoạn nào: khủng hoảng, đang phát triển, bùng nổ vv. Song song với công việc đó thì bạn cần thực hiện việc đánh giá lại tình hình hiện tại của doanh nghiệp cùng các hạn chế đang cần khắc phục. Bằng cách này bạn cũng có thể nhìn nhận định hướng sắp tới cho doanh nghiệp của mình.

Xác định mục tiêu hướng tới

Việc đặt ra mục tiêu sẽ đánh giá được hiệu quả thực hiện công việc. Trong một bản kế hoạch sẽ có nhiều mục tiêu khác nhau dành cho các phòng ban khác nhau. Cụ thể, các mục tiêu sẽ được phân loại dựa trên các tiêu chí sau:

• Thứ tự mục tiêu: Mục tiêu quan trọng sẽ được thực hiện trước. Thứ tự thực hiện các mục tiêu sẽ giảm dần theo mức độ quan trọng.
• Đối tượng áp dụng mục tiêu: Mục tiêu chung cho cả công ty hay riêng cho từng bộ phận, lãnh đạo, cá nhân…
• Mục tiêu đặt ra được thực hiện trong thời gian bao lâu?
• Kết quả như nào được coi là đạt và tốt?

Xây dựng kế hoạch

Trong quá trình này, chúng ta sẽ tiến hành xây dựng kế hoạch một cách chi tiết và toàn diện. Để có bản kế hoạch thật sự minh bạch, cần sẵn sàng các tài liệu và báo cáo từ các kỳ trước. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, việc lập kế hoạch không chỉ đơn thuần là việc đề xuất một phương án hoặc phương pháp thực hiện. Cần chú ý rằng trong quá trình hoạt động, sẽ có những tình huống bất ngờ hoặc rủi ro không thể tránh được. Vì vậy, người lãnh đạo cần dự đoán và chuẩn bị các phương án dự phòng phù hợp cho những tình huống đó.

Triển khai kế hoạch

Chúng ta sẽ cần chuẩn bị rất nhiều công đoạn cho bước triển khai kế hoạch này. Các vấn đề cần lưu ý là:

• Nhân sự triển khai kế hoạch.
• Nguồn tài chính của công ty (bao gồm các phương án huy động vốn, tài trợ vốn…)
• Nguyên vật liệu sản xuất và cơ sở hạ tầng.

Theo dõi và giám sát kế hoạch

Để đảm bảo kế hoạch được thực hiện đúng hướng và giảm thiểu những rủi ro không mong muốn, người quản lý cần thực hiện việc giám sát và theo dõi kế hoạch một cách tỉ mỉ. Các hoạt động cụ thể của người quản lý bao gồm:

• Cập nhật tiến độ dự án liên tục để đảm bảo tuân thủ kế hoạch đã được đề ra.
• Liên lạc và trao đổi thông tin thường xuyên với trưởng bộ phận và trưởng nhóm để có cái nhìn tổng quan về toàn bộ công việc.
• Khuyến khích ý kiến và lắng nghe nhân viên để hiểu rõ tình hình và nhận phản hồi từ các thành viên trong tổ chức.
• Xử lý kịp thời các tình huống bất ngờ và không mong muốn bằng cách đưa ra các biện pháp hợp lý và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
• Những bước trên đều nhằm đảm bảo rằng kế hoạch được thực hiện theo đúng tiến độ và mục tiêu được đề ra.

Đánh giá tính hiệu quả của bản kế hoạch

Việc đánh giá tính hiệu quả của kế hoạch không cần đợi đến khi kế hoạch hoàn thành. Thực tế, chúng ta có thể đánh giá hiệu quả từng giai đoạn và từng pha nhỏ trong quá trình triển khai. Điều này giúp chúng ta phát hiện những khía cạnh chưa phù hợp và áp dụng biện pháp điều chỉnh kịp thời.

LỢI ÍCH KHI XÂY DỰNG KẾ HOẠCH HIỆU QUẢ

Có thể nói việc lập kế hoạch hiệu quả ngay từ đầu là bước đầu giúp tổ chức của bạn vươn tới thành công hơn. Chúng tôi xin chia sẻ cho bạn thêm những lợi ích mà bạn có thể mang lại khi áp dụng được bản kế hoạch hiệu quả mang lại:

• Một bản kế hoạch mang lại một định hướng rõ ràng cho tổ chức của bạn. Từ bản kế hoạch đó bạn có thể xác định được mục tiêu và hướng dẫn một cách cụ thể để đạt được mục tiêu đó. Qua đó bạn có thể có được một khung làm việc rõ ràng để hành động.
• Gia tăng năng suất lao động: Có nhiều nghiên cứu chỉ ra việc phân chia công việc thành kế hoạch cụ thể về lâu dài có thể giúp hoàn thành tốt mục tiêu quan trọng từ đó giúp tối ưu năng suất và tránh lãng phí thời gian và nguồn lực.
• Quản lý thời gian hiệu quả nhất: Nhờ có timeline rõ ràng sẽ giúp bạn lên kế hoạch thời gian một cách hiệu quả nhất. Tránh quá tải hoặc lãng phí nguồn lực.
• Cung cấp một khung làm việc linh hoạt cho việc đối phó với những thay đổi và tình huống bất ngờ.
• Bằng cách xác định mục tiêu và các bước cụ thể, kế hoạch giúp các bên thích nghi và có sự điều chỉnh tốt khi có yếu tố bất ngờ hoặc thay đổi xảy ra.
• Đánh giá tiến độ và đạt được thành công. Kế hoạch cung cấp các chỉ số đánh giá cho phép các bên theo dõi tiến trình, xác định các vấn đề và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.

>>> Những công việc của phòng kế hoạch trong Doanh Nghiệp

Có thể nói việc lập kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc đạt được mục tiêu, tăng cường hiệu suất và tạo ra sự tự tin và tổ chức trong cuộc sống và công việc hàng ngày. Hy vọng với bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn và trả lời được câu hỏi Kế hoạch là gì? Tầm quan trọng của nó như thế nào? và cách bước lập kế hoạch một cách hiệu quả nhất