Tìm hiểu về IAF CertSearch: Cơ sở dữ liệu chứng nhận được công nhận toàn cầu

IAF CertSearch là một cơ sở dữ liệu số được IAF phát triển thành cơ sở dữ liệu chứng chỉ toàn cầu đầu tiên trên thế giới. Với IAF CertSearch doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng tra cứu được giá trị chứng nhận và đơn vị chứng nhận cho bạn có được IAF công nhận hay không.

Có thể nói sự phát triển kinh tế toàn cầu kéo theo rất nhiều cơ hội cũng như ẩn chứa rủi ro cho bất kì doanh nghiệp nào trên toàn thế giới. Các doanh nghiệp và chính phủ hiện nay đang đòi hỏi sự minh bạch cao hơn giữa các tổ chức và chuỗi cung ứng của họ. Họ dựa vào các giấy chứng nhận được công nhận để đưa ra các quyết định quan trọng khi phát triển chuỗi cung ứng của mình.

Để giúp họ, Diễn đàn Công nhận Quốc tế (IAF) đã chính thức ra mắt cơ sở dữ liệu toàn cầu độc quyền trên thế giới về các chứng chỉ hệ thống quản lý được công nhận. Đó chính là hệ thống cơ sở dữ liệu số IAF CERTSEARCH.

>>> IAF là gì? Vai trò và Các thành viên của IAF?

IAF CERTSEARCH là gì?

Hiểu theo cách đơn giản thì IAF CertSearch là một cơ sở dữ liệu số được IAF phát triển thành cơ sở dữ liệu chứng chỉ toàn cầu đầu tiên trên thế giới. Thông tin của IAF CertSearch được thể hiện trên website: https://www.iafcertsearch.org. Nền tảng IAF CertSearch hiện đang nhận dữ liệu từ IAF, Tổ chức công nhận (ABs) và Tổ chức chứng nhận được công nhận của họ (CB). Tiến trình thu thập dữ liệu vẫn tiếp tục khi ngày càng có nhiều Tổ chức chứng nhận tải lên các chứng nhận. Cơ sở dữ liệu của IAF CertSearch là một công cụ giúp tạo điều kiện cho người dùng giúp họ chủ động xác minh các chứng nhận trên toàn bộ chuỗi cung ứng của họ và thiết lập niềm tin rằng chứng nhận là hợp lệ, tổ chức chứng nhận được công nhận và cơ quan công nhận là thành viên ký MLA hiện tại của IAF, tất cả trong một quy trình.

IAF CertSearch cung cấp thông tin cập nhật về cơ sở dữ liệu toàn cầu và mang lại nhiều lợi ích cho người dùng và mạng lưới các cơ quan công nhận, tổ chức chứng nhận và tổ chức được chứng nhận toàn cầu. Giám đốc IAF về Người dùng và Công nghiệp, Chủ tịch IAF UAC, Sheronda Jeffries cho biết, “Thông qua IAF CertSearch, các doanh nghiệp và chính phủ có thể đảm bảo tất cả các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng của họ đều có chứng chỉ được công nhận hợp lệ và có thể được cảnh báo ngay lập tức nếu chứng nhận bị đình chỉ, thu hồi hoặc hết hạn”

Giá trị thực tiễn của IAF Certsearch

Giá trị thực tiễn khi ra đời của hệ thống IAF CERTSEARCH là rất lớn. Trước đây khi muốn xác minh chứng nhận Hệ thống Quản lý được công nhận do Tổ chức chứng nhận cấp bởi Tổ chức công nhận là thành viên của IAF gặp khá nhiều khó khăn. Đôi khi là không thể kiểm tra được tính hợp lệ của chứng chỉ vì không có hệ thống dữ liệu trung tâm. Điều này vô tình làm giảm giá trị của chứng nhận đã được công nhận.

IAF CERTSEARCH ra đời như một bước ngoặt giúp thông tin được minh bạch và công khai hơn. Hệ thống dữ liệu trung tâm IAF CERTSEARCH sẽ cung cấp một địa điểm duy nhất cho tất cả các chứng chỉ về hệ thống quản lý được công nhận do Tổ chức chứng nhận cấp bởi Tổ chức công nhận thành viên của IAF từ khắp nơi trên thế giới, giúp tăng hiệu quả xác nhận và giảm tình trạng lạm dụng/giả mạo. IAF CERTSEARCH sẽ nâng cao hồ sơ của chứng nhận được công nhận, tăng khả năng hiển thị cho những người được chứng nhận, đồng thời nâng cao giá trị và tính toàn vẹn của chứng nhận được công nhận. IAF CERTSEARCH là một công cụ mà người dùng có thể xác nhận các chứng chỉ đã được công nhận trong trường hợp người dùng xác thực biết “tên công ty/tổ chức” hoặc “Mã số ID chứng nhận”.

Hiện nay dữ liệu trung tâm IAF CERTSEARCH hiện bao gồm khoảng >400.000 chứng chỉ hợp lệ trên hơn 150 nền kinh tế bao gồm nhiều lĩnh vực.

Các chứng nhận tiêu chuẩn phổ biến hiện nay

Hiện nay hệ thống các tiêu chuẩn ISO có đến hơn 2000 tiêu chuẩn trên khắp các ngành nghề lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên hiện nay trên thế giới và cả Việt Nam đang phổ biến một số tiêu chuẩn như sau: Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 Hệ thống Sức khỏe và An toàn Nghề nghiệp OHSAS 18001 Hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 Hệ thống quản lý năng lượng ISO 50001 Hệ thống Quản lý An toàn Thực phẩm ISO 22000 Hệ thống Quản lý An ninh Thông tin ISO / IEC 27001 Hệ thống quản lý chất lượng thiết bị y tế ISO 13485

Chứng nhận được công nhận là gì?

Đây là chứng nhận được cấp bởi Tổ chức chứng nhận đã được Tổ chức công nhận là thành viên của IAF công nhận. IAF CertSearch chỉ bao gồm các chứng nhận hợp lệ được cấp bởi tổ chức chứng nhận đã được Cơ quan công nhận đã ký kết MLA của IAF công nhận theo phạm vi chính ISO /IEC 17021-1.

Một chứng nhận được công nhận (Accredited Certification) là chứng chỉ do tổ chức chứng nhận (Certification Body – CB) cấp cho doanh nghiệp/tổ chức, và chứng chỉ này được một cơ quan công nhận (Accreditation Body – AB) thừa nhận về năng lực, tính khách quan và độ tin cậy.

Nói cách khác, đây là chứng chỉ hợp pháp, được công nhận quốc tế, có giá trị minh bạch và đáng tin cậy hơn so với chứng chỉ không được công nhận.

Cấu trúc “chuỗi tin cậy” của chứng nhận được công nhận

• ISO/IEC: Ban hành các tiêu chuẩn quốc tế.
• IAF (International Accreditation Forum): Bảo đảm sự thống nhất toàn cầu trong công nhận.
• Cơ quan công nhận (AB – Accreditation Body): Được IAF công nhận, có thẩm quyền đánh giá và công nhận các tổ chức chứng nhận. Ví dụ: BOA (Việt Nam), UKAS (Anh), ANAB (Mỹ), JAS-ANZ (Úc/New Zealand)…
• Tổ chức chứng nhận (CB – Certification Body): Được AB công nhận và cấp chứng chỉ ISO cho doanh nghiệp.
• Doanh nghiệp/tổ chức: Được CB cấp chứng chỉ ISO, và chứng chỉ này có thể kiểm chứng trên hệ thống như IAF CertSearch.

Ai có thể sử dụng cơ sở dữ liệu IAF Certsearch và tại sao nó lại quan trọng?

IAF CertSearch là một cơ sở dữ liệu toàn cầu nơi người dùng có thể tìm kiếm và xác thực trạng thái của các chứng chỉ được công nhận do Tổ chức chứng nhận đã được Cơ quan công nhận MLA của IAF công nhận. Tất cả các bên liên quan đều có thể sử dụng để xác nhận chứng nhạn của một tổ chức đó có hợp lệ hay không. tất cả trong một quá trình tìm kiếm tại một hệ thống duy nhất

Tổ chức cũng có thể sử dụng IAF CertSearch trong trường hợp họ:

• Muốn được chứng nhận.
• Đang tìm kiếm danh sách các Cơ quan công nhận.
• Muốn giao dịch với các công ty được chứng nhận.

Cơ sở dữ liệu này chắc chắn có thể xác định rằng chứng nhận là hợp lệ cũng như tổ chức chứng nhận thực sự được công nhận và cơ quan công nhận là một bên ký kết MLA của IAF.

Cơ sở dữ liệu của IAF CERTSEARCH sẽ nâng cao tầm quan trọng của chứng chỉ được công nhận, tăng khả năng hiển thị cho những người được chứng nhận, đồng thời tăng giá trị và tính toàn vẹn của chứng chỉ được công nhận

Lợi ích của cơ sở dữ liệu IAF Certisearch

Có thể nói việc ra đời hệ thống cơ sở dữ liệu toàn cầu IAF CERTSEARCH đã giúp ích cho rất nhiều bên có liên quan bao gồm cá nhân, tổ chức, chính phủ và các bên liên quan khác. Những lợi ích đó là:

• Tổ chức chứng nhận nhận được sự tin tưởng lớn từ doanh nghiệp vào chứng chỉ của họ được công nhận.
• IAF CERTSEARCH cung cấp một giải pháp toàn cầu giúp hỗ trợ thương mại toàn cầu.
• IAF CERTSEARCH  giúp minh bạch giá trị chứng nhận được cấp theo thỏa thuận MLA.
• Nhờ có IAF CERTSEARCH mà tình trạng chứng chỉ giả mạo sẽ dần không còn nữa.
• Gia tăng được độ chính xác và tin cậy của giấy chứng nhận được công nhận.
• Đối tác kinh doanh có thể check thông tin và giúp gia tăng cơ hội mở rộng thị trường cho các công ty được chứng nhận.
• Chứng nhận 1 lần – Giá trị Toàn Cầu – Xác thực chứng nhận bất kỳ đâu.

Cách tra cứu chứng nhận ISO được công nhận toàn cầu?

Cách kiểm tra chứng chỉ ISO (do một Certification Body — CB cấp) trên hệ thống IAF CertSearch (tiếng Việt, từng bước)

Dưới đây là hướng dẫn thực tế, ngắn gọn và có thể làm ngay — mình kèm nguồn chính từ IAF CertSearch và hướng dẫn của IAF.

Bước chuẩn bị (những thông tin cần có)

Tên công ty/tổ chức được cấp chứng chỉ (ghi chính xác theo hợp đồng/giấy tờ).

Số chứng chỉ (certificate number) nếu có — đây là cách nhanh và chính xác nhất để tìm.

Tiêu chuẩn ISO (ví dụ ISO 9001:2015, ISO 14001:2015).

(Đây là bước bắt buộc nếu bạn muốn tìm nhanh trên cơ sở dữ liệu).

Bước 1 — Mở IAF CertSearch

Vào trang chính của IAF CertSearch: https://www.iafcertsearch.org/

Bạn có thể tìm bằng tên công ty hoặc số chứng chỉ ở ô tìm kiếm.

Bước 2 — Tìm và đối chiếu kết quả

Nếu tìm bằng số chứng chỉ: nhập số vào ô, nhấn tìm → thường sẽ trả về chính xác record chứng chỉ (nếu đã đăng ký).

Nếu tìm bằng tên công ty: tìm danh sách kết quả, chọn đúng công ty (chú ý chính tả và tên pháp lý).

Mở chi tiết chứng chỉ (View Certification / Certification details). Ở đây bạn sẽ thấy: tên CB (Certification Body), Accreditation Body (AB), tiêu chuẩn, phạm vi (scope), ngày cấp/hoạt động/expiry.

Bước 3 — Xác nhận Accreditation Body (AB) có phải là IAF MLA signatory không

Trên bản ghi chi tiết sẽ có tên Accreditation Body (ví dụ: UKAS, JAS-ANZ, …).

Vào trang danh sách signatories của IAF để kiểm tra AB đó có là thành viên/MLA signatory không: IAF Signatories / Accreditation Bodies (ví dụ trang IAF signatories). Nếu AB là MLA signatory thì chứng chỉ được cấp bởi CB được công nhận quốc tế theo IAF MLA.

Bước 4 — Những điều cần đối chiếu để kết luận chứng chỉ “hợp lệ”

Tên đơn vị được cấp (phải trùng chính xác).

Số chứng chỉ trùng với hồ sơ trên IAF.

CB (tên tổ chức cấp) trùng với ghi trên chứng chỉ.

AB (tổ chức công nhận) hiển thị trên IAF CertSearch và AB này phải là IAF MLA signatory (nếu bạn cần công nhận quốc tế).

Ngày hiệu lực / hết hạn: còn trong thời hạn hay không.

Phạm vi (scope): địa điểm và hoạt động có đúng với những gì công ty tuyên bố không.

Nếu không tìm thấy chứng chỉ trên IAF CertSearch

Có thể chứng chỉ:

Chưa được CB đăng tải vào IAF CertSearch (CB phải đăng/đồng bộ dữ liệu với IAF).

Chứng chỉ giả hoặc do CB không được công nhận cấp.

Các bước tiếp theo:

Hy vọng với những kiến thức mà chúng tôi chia sẻ trên đây cho các bạn về IAF CERTSEARCH đã giúp bạn có được một cách thức kiểm tra giấy chứng nhận của bạn cầm trên tay có được công nhận bởi IAF hay không. Đón đọc diendaniso.com để cùng biết thêm nhiều điều hơn nữa ! cảm ơn !