Hướng dẫn chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001

Bộ tiêu chuẩn ISO 45001 ra đời thay thế cho tiêu chuẩn OHSAS 18001 và việc chuyển đổi sang ISO 45001 chính là bước đi quan trọng giúp tổ chức bạn nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Với những doanh nghiệp lần đầu tiếp cận với hệ thống ISO 45001 mới còn nhiều bỡ ngỡ nên rất cần sự hướng dẫn chuyển đổi chuyên nghiệp. Bài viết này, diendaniso sẽ chia sẻ cho bạn về cách chuyển đổi OHSAS 18001 sang ISO 45001 thành công.

Từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và hội nhập sâu rộng, vấn đề an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (ATSKNN) ngày càng trở thành ưu tiên hàng đầu của các tổ chức. Từ nhu cầu đó, ISO 45001:2018 – tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp – đã chính thức ra đời, thay thế cho OHSAS 18001:2007, nhằm tạo ra một khuôn khổ toàn diện, thống nhất và hiện đại hơn cho việc quản lý rủi ro lao động.

Khác với bộ tiêu chuẩn OHSAS 18001 trước đây chủ yếu tập trung vào việc nhận diện mối nguy và phòng ngừa sự cố, thì bộ tiêu chuẩn ISO 45001 ra đời đã mở rộng tầm nhìn, hướng tới quản lý rủi ro và cơ hội, đồng thời tích hợp chặt chẽ với các tiêu chuẩn ISO khác như ISO 9001 (chất lượng) và tiêu chuẩn ISO 14001 (môi trường) thông qua cấu trúc HLS – High Level Structure. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng triển khai hệ thống quản lý tích hợp, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Hơn thế nữa bộ tiêu chuẩn ISO 45001 chính là sự tham gia trực tiếp của ban lãnh đạo cùng người lao động trong toàn bộ hệ thống. ISO 45001 này có yêu cầu ban lãnh đạo thể hiện rõ cam kết, vai trò và trách nhiệm trong việc đảm bảo an toàn lao động, đồng thời khuyến khích người lao động tham gia tích cực vào các hoạt động quản lý rủi ro, xây dựng văn hóa an toàn tại nơi làm việc.

Việc chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 không chỉ là một bước cải tiến kỹ thuật, mà còn là cam kết mạnh mẽ của doanh nghiệp hướng đến phát triển bền vững, lấy con người làm trung tâm và an toàn làm nền tảng cho mọi thành công.

Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001?

Việc doanh nghiệp chuyển đổi dần từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 chính là một bước đi tất yếu giúp doanh nghiệp nâng cấp hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp lên chuẩn mực quốc tế mới, hiện đại và toàn diện hơn.

1. Tiêu chuẩn toàn cầu – hướng đến sự thống nhất:

Bộ tiêu chuẩn ISO 45001 là tiêu chuẩn quốc tế đầu tiên về hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, được công nhận toàn cầu. Việc chuyển đổi sang ISO 45001 giúp tổ chức dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý khác như ISO 9001 (chất lượng) và ISO 14001 (môi trường), từ đó xây dựng một hệ thống quản trị tổng thể, đồng bộ và hiệu quả.

2. Nâng cấp toàn diện – quản lý rủi ro chủ động:

Khác với OHSAS 18001, ISO 45001 tập trung mạnh vào việc phòng ngừa rủi ro, cải tiến liên tục và tăng cường sự tham gia của người lao động. Cách tiếp cận mới này giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát nguy cơ, giảm thiểu tai nạn, bệnh nghề nghiệp và nâng cao văn hóa an toàn tại nơi làm việc.

3. Tuân thủ pháp lý chặt chẽ hơn:

ISO 45001 được xây dựng dựa trên các quy định pháp luật và chuẩn mực quốc tế về an toàn, sức khỏe nghề nghiệp. Nhờ đó, việc áp dụng tiêu chuẩn này giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ pháp lý, tránh rủi ro vi phạm và nâng cao uy tín trong hoạt động sản xuất – kinh doanh.

4. Mở rộng cơ hội hợp tác và phát triển:

Xu hướng toàn cầu hóa hiện nay ngày càng nhiều tổ chức và đối tác có đưa ra những yêu cầu chứng nhận ISO 45001 như một tiêu chí hợp tác bắt buộc. Việc chuyển đổi là điều tất yếu nhằm thể hiện rõ cam kết về an toàn và mở ra sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp.

>>> Hướng dẫn thực hiện ISO 45001:2018 bài bản nhất

Quy trình chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001

Bước 1: Tìm hiểu và làm quen với tiêu chuẩn ISO 45001

Do là bộ tiêu chuẩn mới áp dụng nên thời gian đầu sẽ có nhiều doanh nghiệp còn bỡ ngỡ. Chính vì thế mà trước khi chuyển đổi doanh nghiệp cần phải dành thời gian nghiên cứu kỹ nội dung và nhận diện các điểm mới cũng như sự tương đồng giữa hai tiêu chuẩn. Việc phân tích, so sánh này giúp xác định rõ những quy trình cần chỉnh sửa, bổ sung hoặc có thể giữ nguyên, đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra thuận lợi và hiệu quả.

Bước 2: Phân tích bối cảnh của tổ chức

ISO 45001 được coi là vai trò nền tảng cho toàn bộ hệ thống Quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp. Các doanh nghiệp cần phải xem xét các yếu tố bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng đến mục tiêu và chiến lược cũng như đạt các kết quả của hệ thống. Việc hiểu rõ bối cảnh giúp tổ chức định hướng rõ ràng, xây dựng các biện pháp quản lý phù hợp với thực tiễn hoạt động.

Bước 3: Xác định các bên liên quan

Bộ tiêu chuẩn ISO 45001:2018 có yêu cầu doanh nghiệp phải nhận diện các bên quan tâm có liên quan đến hệ thống quản lý ATSKNN, cũng như mong đợi và ảnh hưởng của họ. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp điều chỉnh chiến lược, đảm bảo hệ thống vận hành đáp ứng yêu cầu của các bên.

Các bên liên quan có thể bao gồm:

• Nhân viên

• Ban lãnh đạo

• Nhà đầu tư

• Nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ

• Đối tác sản xuất

Bước 4: Xác định phạm vi của Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp

Việc xác định tốt phạm vi áp dụng của hệ thống này có đánh giá toàn bộ thực trạng nhằm đảm bảo tốt các mục tiêu của An toàn sức khỏe nghề nghiệp được đáp ứng. Đồng thời cần phải xây dựng tốt kế hoạch chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001, bảo đảm tính liên tục và hiệu quả trong toàn bộ quá trình triển khai.

Bước 5: Đào tạo và nâng cao nhận thức

Chuyển đổi tiêu chuẩn không chỉ là thay đổi tài liệu mà còn là thay đổi nhận thức. Doanh nghiệp nên tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về ISO 45001 cho cán bộ quản lý và nhân viên liên quan, giúp họ hiểu rõ các yêu cầu mới và áp dụng đúng trong thực tế công việc.

Bước 6: Thiết lập và vận hành các quy trình

Sau khi đào tạo nhận thức cho doanh nghiệp của bạn cũng như dựa trên các kết quả phân tích  thì tổ chức của bạn cần phải xây dựng cũng như cập nhật tốt các quy trình hoạt động và xác định rủi ro, cơ hội cũng như thiết lập các dịch vụ và chỉ số đánh giá hiệu quả. Đây là nền tảng để đảm bảo hệ thống ISO 45001 vận hành ổn định, liên tục cải tiến và mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp.

Bước 7: Xây dựng và chuẩn hóa các công cụ, dữ liệu cần thiết

Đối với những doanh nghiệp đã có sẵn hệ thống dữ liệu từ OHSAS 18001, phần lớn thông tin này vẫn có thể tiếp tục sử dụng trong hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 45001. Mặc dù hai tiêu chuẩn có sự khác biệt về cách tiếp cận, nhưng các công cụ nền tảng như quy trình, biểu mẫu hay phương pháp đánh giá rủi ro vẫn tương đồng. Do đó, doanh nghiệp chỉ cần rà soát, cập nhật và bổ sung các nội dung cần thiết để phù hợp với yêu cầu mới của ISO 45001.

Bước 8: Truyền thông và phổ biến thông tin trong toàn tổ chức

Để hệ thống ISO 45001 được vận hành trơn chu thì tổ chức của bạn cần truyền thông tới toàn bộ tổ chức để có thể kịp thòi chuyển đổi diễn ra thuận lợi. Doanh nghiệp cần cung cấp cho toàn thể nhân viên thông tin chi tiết về kế hoạch chuyển đổi, nội dung thay đổi và vai trò của từng cá nhân trong việc áp dụng hệ thống mới. Điều này có thể thực hiện thông qua các buổi đào tạo, hội thảo, bản tin nội bộ hoặc tài liệu hướng dẫn, nhằm đảm bảo mọi người đều hiểu và tham gia hiệu quả vào quá trình chuyển đổi.

Bước 9: Cập nhật và vận hành hệ thống quản lý ISO 45001

Sau khi hoàn thiện công tác chuẩn bị, tổ chức cần triển khai điều chỉnh hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS) theo tiêu chuẩn ISO 45001. Quá trình này bao gồm việc rà soát các quy trình, đánh giá lại rủi ro, cập nhật biện pháp kiểm soát và cải tiến quy trình làm việc để đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc tế. Mục tiêu là tạo ra một hệ thống quản lý hiện đại, hiệu quả và có khả năng thích ứng linh hoạt với các thay đổi trong môi trường làm việc.

Bước 10: Đánh giá hiệu quả vận hành của hệ thống mới

Khi hệ thống ISO 45001 được đưa vào áp dụng, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ để xác minh hiệu lực và hiệu quả hoạt động của hệ thống. Công tác đánh giá bao gồm việc thu thập và phân tích dữ liệu, so sánh kết quả với mục tiêu đã đặt ra, đồng thời xem xét mức độ tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn. Ban lãnh đạo sẽ dựa trên kết quả này để đưa ra các hành động cải tiến, đảm bảo hệ thống luôn được duy trì, cập nhật và phát huy hiệu quả tối đa.

Bước 11: Đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý ISO 45001

Hoàn thành bước đánh giá chứng nhận là dấu mốc quan trọng trong hành trình chuyển đổi. Việc đạt chứng chỉ ISO 45001 không chỉ khẳng định doanh nghiệp đã xây dựng thành công hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp theo chuẩn mực quốc tế mà còn thể hiện cam kết mạnh mẽ của doanh nghiệp trong việc bảo vệ sức khỏe, đảm bảo an toàn cho người lao động và hướng tới phát triển bền vững.

>>> Sự khác biệt giữa tiêu chuẩn ISO 45001 và OHSAS 18001

Lợi ích thiết thực khi doanh nghiệp chuyển đổi thành công 

1. Cải thiện hệ thống quản lý sức khỏe và an toàn lao động (OH&S): việc này sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện rủi ro một cách chủ động, phòng ngừa sự cố thay vì phản ứng sau khi xảy ra tai nạn.

2. Tuân thủ pháp luật và yêu cầu của bên liên quan: Tạo thuận lợi trong việc chứng minh trách nhiệm với cơ quan quản lý nhà nước, đối tác, khách hàng và người lao động.

3. Tăng cường sự tham gia và nhận thức của người lao động: ISO 45001 yêu cầu người lao động được tham gia vào quá trình quản lý rủi ro và cải tiến OH&S, giúp:

• Nâng cao văn hóa an toàn trong tổ chức.
• Giảm nguy cơ tai nạn, thương tích.
• Tăng động lực và trách nhiệm của nhân viên.

4. Tích hợp với các hệ thống quản lý khác: ISO 45001 sử dụng cấu trúc cao cấp (High-Level Structure – HLS), giống ISO 9001 (chất lượng) và ISO 14001 (môi trường) từ đó sẽ giúp doanh nghiệp tích hợp các hệ thống quản lý dễ dàng, giảm chi phí quản lý và tối ưu hóa quy trình.

5. Cải thiện hiệu quả hoạt động và giảm chi phí: Quản lý rủi ro chủ động giúp giảm thiểu tai nạn, tổn thất và gián đoạn sản xuất. Giảm chi phí bảo hiểm, phạt vi phạm và bồi thường lao động.

6. Thể hiện cam kết với các bên liên quan: Chứng nhận ISO 45001 là bằng chứng quốc tế về cam kết sức khỏe và an toàn lao động từ đó giúp doanh nghiệp tăng niềm tin với khách hàng, nhà đầu tư và đối tác.

Có thể thấy được việc chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 không chỉ là một bước nâng cấp về chứng nhận, mà còn là bước tiến chiến lược giúp doanh nghiệp quản lý rủi ro, bảo vệ sức khỏe và an toàn người lao động. Hệ thống mới không chỉ nâng cao hiệu quả vận hành, giảm chi phí và tăng tính tuân thủ pháp luật, mà còn thúc đẩy văn hóa an toàn, gia tăng sự gắn kết của nhân viên và nâng cao uy tín doanh nghiệp trên thị trường.