DMAIC là gì ? Mục đích của quy trình DMAIC trong doanh nghiệp

Qúa trình DMAIC là một chiến lược chất lượng được dựa trên dữ liệu nhằm cải thiện các quy trình. Bằng việc áp dụng theo 5 giai đoạn ứng với 5 chữ cái của DMAIC sẽ giúp doanh nghiệp của bạn cải tiến được quy trình theo hướng tốt hơn tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn trong dài hạn. Bài viết này, diendaniso.com sẽ cùng bạn đi tìm hiểu về quy trình DMAIC và ứng dụng của chúng trong hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. 

>> Xem thêm: Báo cáo A3 (A3 Report) là gì ?

DMAIC LÀ GÌ ?

DMAIC là cụm từ viết tắt của 5 bước trong quá trình cải tiến dựa trên dữ liệu đó chính là

• D – Define: Xác định
• M – Measure: Đo lường
• A – Analyze: Phân tích
• I – Improve: Cải tiến
• C – Control: Kiểm soát

Quá trình cải tiến này dựa trên dữ liệu được sử dụng để cải thiện, tối ưu hóa và ổn định các qui trình và thiết kế kinh doanh. Quy trình DMAIC là một phần không thể thiếu của sáng kiến Six sigma tuy nhiên quy trình này có thể được thực hiện như một trong những tiêu chuẩn độc lập cải tiến hoặc là một phần của sáng kiến cải tiến quy trình khác như Lean.

VỊ TRÍ CỦA QUY TRÌNH DMAIC TRONG MÔ HÌNH CẢI TIẾN NĂNG SUẤT

Trong mô hình cải tiến năng suất doanh nghiệp, quy trình DMAIC là một phương pháp cải tiến có hệ thống được sử dụng chủ yếu trong giai đoạn cải tiến quy trình – đặc biệt là trong các chương trình Six Sigma hoặc khi doanh nghiệp cần giải quyết vấn đề một cách logic, có cơ sở dữ liệu rõ ràng.

DMAIC nằm ở khâu “Cải tiến quy trình” (Process Improvement hoặc Process Optimization) – nơi mục tiêu là nâng cao hiệu quả, chất lượng, giảm lỗi, giảm lãng phí thông qua phân tích dữ liệu và cải tiến hệ thống đưa quy trình về trạng thái tối ưu có kiểm soát.

NỘI DUNG CỦA QUY TRÌNH DMAIC

Phần này chúng ta sẽ cùng đi tìm hiểu nội dung của 5 bước trong quá trình DMAIC

 (1) Xác định – Define (D)

Bước đầu tiên ở đây chính là xác định và làm rõ vấn đề. Đây là bước quan trọng trong cải tiến 6 sigma. Bạn cần phải xác định được các yêu cầu và mục tiêu của dự án. Chú ý mục tiêu này nên tập trung vào những vấn đề then chốt nhằm liên kết với chiến lược kinh doanh của công ty cùng các yêu cầu của khách hàng.

Nội dung của bước này bao gồm:

• Tiến hành xác định những yêu cầu của khách hàng.
• Xây dựng các định nghĩa về khuyết tật càng chính xác càng tốt.
• Tổ chức nhóm dự án cùng với người đứng đầu.

(2) Đo lường – Measure (M)

Bước đo lường này giúp bạn đánh giá lại các vấn đề trên cơ sở lượng hóa được năng lực hoạt động của quá trình. Dựa trên cơ sở thu thập và phân tích dữ liệu hoạt động thì bạn sẽ tiến hành đánh giá được các năng lực của quá trình. Các hệ thống đo lường nên hữu dụng, có liên quan đến việc xác định và đo lường nguồn tạo ra dao động.

Tại bước này sẽ bao gồm những hoạt động sau: 

• Bạn tiến hành xác định yêu cầu thực hiện có liên quan đến các đặc tính chất lượng cần thiết
• Lập các sơ đồ qui trình liên quan tương với các yếu tố đầu vào và đầu ra đã được xác định của các qui trình cần thể hiện được các mối liên kết của các tác nhân đầu vào có thể tác động đến yếu tố đầu ra.
• Lập danh sách của các hệ thống đo lường.
• Phân tích khả năng hệ thống đo lường và thiết lập mốc so sánh về năng lực của qui trình.

(3) Phân tích – Analyze (A)

Bước phân tích này bạn cần tiến hành đánh giá những nguyên nhân chủ yếu với các tác động vào quá trình của bạn để thực hiện cách cải tiến chúng. Chính ở bước này, các vấn đề kinh doanh thực tế được chuyển sang các vấn đề trên thống kê, gồm có:

• Lập giả thuyết về nguồn gốc tiềm ẩn gây nên dao động và các yếu tố đầu vào thiết yếu.
• Xác định một vài tác nhân và yếu tố đầu vào chính có tác động rõ rệt nhất. Sau đó bạn kiểm chứng lại những giả thuyết này bằng cách phân tích đa biến.

(4) Cải tiến – Improve (I)

Tại bước cải tiến này bạn tiến hành tập trung vào thiết kế và triển khai các giải pháp nhằm cải tiến cũng như loại trừ những biến động và những bất hợp lý tại các khu vực trọng yếu.

Một số hoạt động chủ yếu tại bước này:

• Xác định cách thức nhằm loại bỏ nguồn gốc gây dao động.
• Kiểm chứng các tác nhân đầu vào chính.
• Khám phá mối quan hệ giữa các biến số.
• Thiết lập dung sai cho qui trình, còn gọi là giới hạn trên và dưới của các thông số kĩ thuật hay yêu cầu của khách hàng đối với một qui trình nhằm đánh giá mức độ đáp ứng của một đặc tính cụ thể và nếu qui trình vận hành ổn định bên trong các giới hạn này sẽ giúp tạo ra sản phẩm hay dịch vụ đạt chất lượng mong muốn.

(5) Kiểm soát – Control (C)

Tại bước này bạn tiến hành thiết lập các con số đo lường chuẩn để giúp duy trì được những kết quả cùng việc khắc phục những vấn đề khi bạn cần.

Bước này bao gồm:

• Hoàn thiện hệ thống đo lường.
• Kiểm chứng năng lực dài hạn của qui trình.
• Triển khai việc kiểm soát qui trình bằng kế hoạch kiểm soát nhằm đảm bảo các vấn đề không còn tái diễn bằng cách liên tục giám sát những qui trình có liên quan.

MỤC ĐÍCH CHÍNH CỦA QUY TRÌNH DMAIC

Doanh nghiệp của bạn áp dụng 6 Sigma và quy trình DMAIC vào trong quy trình sản xuất kinh doanh của mình thường sẽ nhằm hướng tới các mục đích như sau:

• Cải tiến quá trình

Mục đích đầu tiên của việc áp dụng Qui trình DMAIC chính là hướng tới sự cải tiến sản xuất. Qúa trình được cải tiến dần dần được đo đạc bằng mức độ sigma thấp lên sigma cao hơn. Điều này tương ứng với việc giảm thiểu tỉ lệ lỗi sai xuống mức thấp từ đó lên được cấp sigma cao hơn từ đó cải thiện được chất lượng của quy trình và hiệu quả của sản xuất kinh doanh của bạn.

• Thiết kế lại những quy trình sản xuất

Mong muốn của các nhà sản xuất và ban lãnh đạo chính là luôn luôn cải tiến và tạo ra những sản phẩm đột phá hơn. Việc này cần phải đẩy mạnh các giải pháp công nghệ mang tính đột phá thông qua sự tác động ở khâu nâng cấp hệ thống. Nếu như muốn làm tốt thì các yếu tố trong quy trình của bạn cần phải có được kĩ thuật tối tân cùng với công cụ phù hợp.

• Quản lý được quy trình

Mục đích tối ưu cuối cùng khi áp dụng quy trình DMAIC chính là duy trì sự hoạt động ổn định cho hệ thống của mình dựa trên kết quả cải tiến và thiết kế lại quy trình mới nhất.

>>> Xây dựng Lộ trình chi tiết DMAIC trong quản lý Sản Xuất

ỨNG DỤNG CỦA QUY TRÌNH DMAIC TRONG DOANH NGHIỆP

DMAIC là một công cụ cực kỳ linh hoạt và có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt là trong sản xuất, dịch vụ, logistics, tài chính, và cả công nghệ. Dưới đây là tổng hợp các ứng dụng thực tế phổ biến nhất của DMAIC, cùng với ví dụ minh họa cụ thể

1. Trong lĩnh vực sản xuất

Ứng dụng:

• Giảm tỷ lệ hàng lỗi, phế phẩm
• Tối ưu hóa năng suất dây chuyền
• Giảm thời gian dừng máy
• Cải tiến layout nhà máy

Ví dụ:

• Một nhà máy điện tử sử dụng DMAIC để giảm lỗi hàn trên bo mạch từ 6% xuống 1.5%.
• Một xưởng cơ khí cải tiến quy trình bảo trì máy móc, giúp giảm thời gian dừng máy 30%.

2. Trong quản lý chuỗi cung ứng & logistics

Ứng dụng:

• Giảm thời gian giao hàng
• Tối ưu tồn kho và vận chuyển
• Nâng cao độ chính xác đơn hàng

Ví dụ:

• Một công ty phân phối áp dụng DMAIC để rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ 72h xuống 36h.
• Cải tiến quy trình nhập kho, giảm lỗi nhập sai sản phẩm 40%.

3. Trong dịch vụ & chăm sóc khách hàng

Ứng dụng:

• Giảm thời gian chờ đợi của khách hàng
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng
• Nâng cao chất lượng hỗ trợ

Ví dụ:

• Trung tâm hỗ trợ khách hàng áp dụng DMAIC để giảm thời gian trung bình xử lý cuộc gọi từ 8 phút xuống còn 5 phút.
• Ngân hàng dùng DMAIC để giảm số lượng khiếu nại liên quan đến sai sót giao dịch.

4. Trong công nghệ thông tin và phần mềm

Ứng dụng:

• Giảm số lỗi phần mềm (bugs)
• Tối ưu hiệu suất hệ thống
• Cải tiến quy trình phát triển phần mềm (DevOps)

Ví dụ:

• Một đội phát triển dùng DMAIC để giảm lỗi xuất hiện trong bản build cuối xuống dưới 1 lỗi/module.
• Cải tiến quy trình review code để tăng tốc độ đưa sản phẩm ra thị trường.

5. Trong y tế & chăm sóc sức khỏe

Ứng dụng:

• Giảm sai sót y khoa
• Rút ngắn thời gian khám bệnh
• Cải thiện quy trình nhập/xuất viện

Ví dụ:

• Bệnh viện áp dụng DMAIC để giảm thời gian chờ xét nghiệm từ 4h xuống còn 1.5h.
• Giảm số lượng đơn thuốc kê sai nhờ phân tích nguyên nhân từ bước đo lường – kiểm tra.

6. Trong quản lý nội bộ & vận hành doanh nghiệp

Ứng dụng:

• Tăng năng suất nhân viên
• Tối ưu hóa chi phí
• Nâng cao độ chính xác báo cáo

Ví dụ:

Một công ty sử dụng DMAIC để cải tiến quy trình báo cáo tài chính, giúp giảm thời gian lập báo cáo cuối tháng từ 7 ngày xuống còn 3 ngày.

>>>> KHÓA HỌC DMAIC PHƯƠNG PHÁP CẢI TIẾN QUÁ TRÌNH TRONG SIX SIGMA

Có thể nói việc áp dụng quy trình DMAIC chính là thành phần quan trọng trong hệ thống 6 SIGMA nhằm cải tiến quy trình hoạt động theo hướng tốt hơn và tạo ra nhiều giá trị lâu dài cho doanh nghiệp của bạn. Đón đọc thêm loạt bài về 6 sigma để hiểu thêm được về phương pháp tuyệt vời này cho doanh nghiệp.