Danh Mục Tài Liệu Theo Yêu Cầu Của ISO 9001:2015

Bạn là thành viên trong ban ISO và được giao nhiệm vụ soạn thảo các danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015. Bạn đang phân vân không biết sẽ bao gồm chi tiết những gì ? Tài liệu nào là quan trọng nhất. Cùng đọc bài viết này Diendaniso.com sẽ đưa ra cho bạn một câu trả lời thích đáng nhất.

Như bạn biết thì Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001:2015 là một hệ thống các yêu cầu đòi hỏi doanh nghiệp cần đáp ứng được nhằm đảm bảo hệ thống đó được vận hành một cách bài bản và có hiệu quả. Khi triển khai xây dựng HTQLCL theo ISO 9001:2015 thì việc văn bản hóa các quy trình là điều cực kì cần thiết. Chính vì thế các hồ sơ tài liệu trong ISO 9001 là yếu tố then chốt giúp việc vận hành hệ thống được minh bạch và rõ ràng.

VAI TRÒ CỦA DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG ISO 9001:2015

Các danh mục tài liệu trong hệ thống ISO 9001 đề cập đến ở đây chính là nói đến các hồ sơ, bảng biểu được viết dưới dạng văn bản giấy hoặc tài liệu điện tử được lưu trữ trên mạng máy tính vvv.

Tầm quan trọng của việc xây dựng và lưu trữ các danh mục tài liệu theo tiêu chuẩn ISO này có tầm quan trọng khá lớn trong một Doanh Nghiệp. Đây là yếu tố mang đến thành công cho hệ thống ISO 9001:2015 ở các mặt như:

• Danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015 được soạn thảo ban hành và lưu trữ được coi như là một cơ sở giúp chứng minh hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công ty.
• Các tài liệu bằng văn bản hoặc trực tuyến giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác hơn hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp mình.
• Hệ thống danh mục tài liệu là bằng chứng cho các cơ quan có thẩm quyền và các bên liên quan được yêu cầu.
• Giúp đảm bảo việc lưu trữ hồ sơ nhân viên.
• Lưu trữ các tài liệu quan trọng khác về quá trình hoạt động của doanh nghiệp
• Bộ tài liệu được ban hành còn là cơ sở cho quá trình đào tạo nhân viên mới

NHỮNG DANH MỤC TÀI LIỆU THEO YÊU CẦU CỦA ISO

Diendaniso xin đưa ra những danh mục tài liệu theo yêu cầu của tiêu chuẩn ISO nói chung và hệ thống ISO 9001:2015 nói riêng.

• Sổ tay chất lượng
• Chính sách chất lượng
• Mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp
• Mục tiêu chất lượng của từng cấp phòng ban chức năng
• Sáu quy trình cơ bản sau:
• Quy trình đánh giá nội bộ
• Quy trình kiểm soát hồ sơ
• Quy trình kiểm soát tài liệu
• Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp
• Quy trình hành động khắc phục
• Quy trình hành động phòng ngừa

Riêng theo hệ thống ISO 9001:2015 thì doanh nghiệp cần ban hành và áp dụng các loại tài liệu sau khi đã thống nhất xây dựng hệ thống Quản lý Chất lượng. Những danh mục này thường bao gồm:

• Hồ sơ về đầu vào thiết kế và phát triển
• Hồ sơ đánh giá yêu cầu sản phẩm, dịch vụ
• Hồ sơ liên quan đến nhân sự: Hồ sơ đào tạo, kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm
• Hồ sơ theo dõi và kiểm tra các hồ sơ hiệu chuẩn thiết bị trong tổ chức
• Hồ sơ ghi lại đánh giá đầu ra thiết kế và phát triển
• Biên bản thay đổi thiết kế và phát triển
• Hồ sơ thiết kế và kiểm soát phát triển
• Hồ sơ kiểm soát thay đổi cung cấp dịch vụ sản xuất / dịch vụ
• Kết quả giám sát và đo lường
• Hồ sơ thiết kế sản phẩm được sản xuất và dịch vụ cung cấp
• Bản ghi sự phù hợp của sản phẩm / dịch vụ với các tiêu chí chấp nhận
• Bản ghi kết quả đầu ra không phù hợp
• Chương trình kiểm toán nội bộ
• Kết quả hành động khắc phục
• Kết quả rà soát quản lý

MỘT SỐ QUY TRÌNH THỦ TỤC KHÁCH CỦA ISO 9001:2015

Ngoài những danh mục tài liệu đề cập bên trên thì hiện nay Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001:2015 không bắt buộc những tài liệu khi xây dựng nhằm giảm tải tối đa những loại tài liệu. Thường bao gồm như:

• Quy trình bán hàng
• Quy trình bảo trì thiết bị và thiết bị đo
• Thủ tục kho bãi
• Thủ tục xác định ngữ cảnh của tổ chức và các bên liên quan
• Thủ tục thiết kế và phát triển
• Thủ tục rà soát quản lý
• Thủ tục kiểm toán nội bộ
• Thủ tục thẩm quyền, đào tạo và nhận thức
• Thủ tục kiểm soát tài liệu và bản ghi
• Thủ tục giải quyết các rủi ro và cơ hội (khoản 6.1)
• Thủ tục giám sát sự hài lòng của khách hàng
• Thủ tục sản xuất và cung cấp dịch vụ
• Thủ tục quản lý các điểm không phù hợp và các biện pháp khắc phục

MỘT SỐ CHÚ Ý VỀ DANH MỤC TÀI LIỆU THEO YÊU CẦU CỦA ISO

Qua thự tế xây dựng hệ thống Quản lý Chất lượng ISO cho nhiều doanh nghiệp/ tổ chức chúng tôi có đưa đến bạn một số điểm cần chú ý khi xây dựng hệ thống danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO như sau:

• Phương tiện thông tin dạng văn bản

Thông thường mọi người sẽ nghĩ rằng “thông tin dạng văn bản”, ISO 9001 được gọi là tài liệu dưới dạng thủ tục giấy tờ, nhưng điều đó không nhất thiết phải như vậy. Trên thực tế, theo ISO 9001: 2015, Điều 7.5.3 Kiểm soát các yêu cầu thông tin dạng văn bản và Điều 3.8.5, tài liệu có thể ở dạng bất kỳ phương tiện nào, bao gồm:

• Giấy
• Điện tử
• Đĩa máy tính
• Ảnh chụp
• Mẫu tổng thể

Tùy vào từng điều kiện ban hành lưu trữ mà mỗi tổ chức/ doanh nghiệp khác nhau sẽ có thể linh hoạt chọn lựa việc sử dụng thông tin văn bản như nêu trên.

• Hiểu thông tin được lập thành văn bản

Theo đó những thông tin dạng văn bản được sử dụng nhiều nhất hiện nay. Chúng được coi như một trong những hình thức liên lạc và lưu trữ cung cấp bằng chứng theo yêu cầu của bên thứ 3 ( thường là bên đánh giá). Tuy nhiên, theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2015, thông tin dạng văn bản phải đáp ứng bốn mục tiêu chính

Truyền thông tin – Tài liệu phải có khả năng truyền đạt thông tin liên quan đến các hệ thống và quy trình khác nhau của tổ chức và các bước cần thiết để thực hiện chúng

Bằng chứng về sự phù hợp – ISO 9001 yêu cầu các tổ chức phải có tài liệu dưới dạng hồ sơ hỗ trợ rằng trên thực tế, họ đã đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001

Chia sẻ kiến ​​thức – Các tài liệu của tổ chức phải được viết theo cách mà nhân viên trong toàn công ty có thể hiểu được

Bảo tồn các kinh nghiệm của tổ chức – Tài liệu nên đóng vai trò là một số dạng lịch sử về các kinh nghiệm của tổ chức. Ví dụ, một dạng tài liệu có thể là thông số kỹ thuật của phiên bản đầu tiên của sản phẩm. Thông tin này sau đó có thể được sử dụng để làm cơ sở cho việc cải thiện hoặc cập nhật sản phẩm

Hy vọng với những chia sẻ mà diendaniso.com gửi đến cho bạn về những danh mục tài liệu theo yêu cầu của ISO 9001:2015 và những chú ý để các doanh nghiệp cần chuẩn bị. Ngoài những tài liệu, hồ sơ bắt buộc trên, các tổ chức có thể xây dựng thêm các quy trình, hướng dẫn công việc và lập các hồ sơ cần thiết để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng đạt hiệu quả.