Để hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp được vận hành tốt thì việc quan tâm đến các nhà cung cấp của mình là điều cần thiết. Chính vì thế mà hoạt động đánh giá nhà cung cấp và thẩm định nhà cung cấp chính là hoạt động được chú trọng nhằm tìm được đơn vị cung cấp sản phẩm, dịch vụ chất lượng nhất. Bài viết này chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn về việc đánh giá nhà cung cấp là gì ? Cách xây dựng hệ thống để quản lý các tiêu chí, đánh giá nhà cung cấp một cách hiệu quả nhất cho bạn.
Nội dung
NHÀ CUNG CẤP LÀ GÌ ?
Nhà cung cấp tiếng anh là Suppliers có thể được hiểu chính là những cá nhân, tổ chức tham gia vào chuỗi cng ứng nguyên liệu, hàng hóa và dịch vụ cho một thị trường nhất định.
Trong một chuỗi cung ứng thị trường thì nhà cung cấp chính là những nhân tố quan trọng đầu vào cho các doanh nghiệp sản xuất. Họ là đơn vị chuyên cung ứng nguyên vật liêu, máy móc, trang thiết bị, dịch vụ và người lao động.
Đặc điểm của nhà cung cấp:
Là những đơn vị cung cấp các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất như máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu vv
Với những thị trường khác nhau sẽ cho ra những nhà cung cấp khác nhau
Có thể nói càng ngày tầm quan trọng của nhà cung cấp đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp thể hiện càng rõ rệt. Những doanh nghiệp coi nhẹ nhà cung cấp sẽ khiến họ gặp phải nhiều khó khăn trong sản xuất. Kinh doanh khiến bị đình trệ và mất khách hàng vì sản phẩm kém chất lượng. Chính vì thế mà việc lựa chọn nhà cung cấp phù hợp chính là điều vô cùng quan trọng vì chúng có ảnh hưởng lớn đến chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
Đánh giá nhà cung cấp hay thẩm định nhà cung cấp được coi là một quá trình đánh giá và thẩm định các nhà cung cấp hiện tại và tiềm năng cho doanh nghiệp. Với hoạt động này doanh nghiệp sẽ chọn lựa ra được nhà cung cấp thật sự phù hợp nhằm đảm bảo việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không bị gián đoạn và đạt hiệu quả cao.
MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP
Việc đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp có mục đích giúp tổ chức nắm bắt, hiểu được tình hình các đối tác, nhà cung cấp như thế nào và có những dự báo trước được những rủi ro cung cấp. Từ đó giúp cho nhà quản lý đưa ra được những tiêu chí xem xét và các quyết định thích hợp nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro không đáng có trong chuỗi sản xuất.
KHI NÀO CẦN ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP ?
Để đánh giá nhà cung cấp cần có một chiến lược và kế hoạch trước đó. Việc đánh giá nhằm chọn ra đơn vị phù hợp để đảm bảo sử dụng nguồn vốn và chi phí một cách hiệu quả hơn thì việc đánh giá cần có kế hoạch cụ thể.
Nhiều doanh nghiệp mới triển khai đánh giá nhà cung cấp thường có câu hỏi rằng liệu thời điểm nào thì cần đánh giá năng lực của nhà cung cấp. Chúng tôi xin chia sẻ cho bạn về một số thời điểm phù hợp cần đánh giá nhà cung cấp cho doanh nghiệp của bạn:
Khi sản xuất sản phẩm mới: Đây là lúc cần thiết cho bạn để triển khai dự án hoạt động kinh doanh các dịch vụ mới nhằm đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp sao cho phù hợp.
Khi cần đánh giá nhà cung cấp hiện tại: Với những doanh nghiệp có các hệ thống nhà cung cấp hiện tại đang vận hành. Lúc đó bạn cần có thời gian định kì để đánh giá lại sao cho giúp nhà cung cấp phát hiện kịp thời các rủi ro mà nhà cung cấp đó. Ngoài ra đồng thời giúp thay thế nhà cung cấp kịp thời.
Khi cần tìm nhà cung cấp thay thế: Trong quá trình làm việc với nhà cung cấp cũ có vấn đề; khi đánh giá định kỳ nhà cung cấp hiện tại có rủi ro, việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp mới là vô cùng cần thiết.
NHỮNG TIÊU CHÍ CHỌN LỰA NHÀ CUNG CẤP
Dưới đây là những tiêu chí chọn lựa nhà cung cấp mà chúng tôi có thể đưa ra cho bạn. Một số tiêu chí cần thiết bắt buộc phải có để tìm ra được một nhà cung cấp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn.
-
Chất lượng sản phẩm:
Mọi vấn đề về đánh giá nhà cung cấp đều vì mục đích chung là vì chất lượng sản phẩm. Nhà cung cấp cần cung cấp nguồn nguyên vật liệu chất lượng và tuân thủ theo những tiêu chí riêng đảm bảo đúng như cam kết.
-
Tỷ lệ hàng hóa hư hỏng
Một yếu tố cần được quan tâm khi tiến hành đánh giá nhà cung cấp chính là tỷ lệ hàng hư hỏng khi được bàn giao. Tỷ lệ này cần phải nằm trong một khoảng có thể chấp nhận được để không ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng sản phẩm cuối cùng của doanh nghiệp.
Thông thường người ta xác định tỷ lệ hàng hóa hư hỏng theo một tỷ lệ trên tổng đơn hàng theo kỳ thống kê. Những nhà cung cấp nào có tỷ lệ hàng hóa hư hỏng đạt mức thấp nhất sẽ tạo được lợi thế khi vào thầu.
-
Thời gian giao hàng đúng hẹn
Một yếu tố khác cũng không kém phần quan trọng để đánh giá nhà cung cấp chính là thời gian giao hàng đúng hẹn. Yếu tố này ngày càng được đánh giá cao khi mà thời gian chính là vàng với hoạt động sản xuất của doanh nghiệp.
Những doanh nghiệp lớn có quy trình rõ ràng thường có thống kê lại những dữ liệu mà nhà cung cấp hiện tại của doanh nghiệp đang ở mức nào để có đánh giá định kì
-
Chính sách bảo hành
Việc cung cấp sản phẩm đúng chất lượng luôn luôn phải đi đôi với việc bảo hành sản phẩm. Trong nhiều trường hợp có những sự cố phát sinh như hư hỏng hàng hóa hoặc hàng xuống cấp sau thời gian lưu kho vv. Chính vì thế những nhà cung cấp có chính sách bảo hành một cách chu đáo sẽ thu hút được những doanh nghiệp
-
Chi phí sản phẩm
Yếu tố được quan tâm nhiều nhất ở đây chính là yếu tố về đánh giá nhà cung cấp sản phẩm và các chi phí phát sinh ra khi mua hàng hóa từ nhà cung cấp đó. Với những nhà cung cấp đồng đều về chất lượng thì có mức giá rẻ hơn sẽ thường sẽ được chấp nhận hơn.
-
Điều khoản thanh toán
Bên cạnh yếu tố chi phí sản phẩm, điều khoản thanh toán gián tiếp tác động tới các yếu tố chi phí. Với điều khoản thanh toán 1 lần khi nhận hàng sẽ làm doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn hơn khi mua hàng công nợ và có thể chia thành nhiều đợt thanh toán.
>> Xem thêm: Chất lượng sản phẩm là gì? Những tiêu chí đánh giá chất lượng sản phẩm
QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NHÀ CUNG CẤP
Để đánh giá nhà cung cấp một cách hiệu quả nhất thì khi có nhu cầu đánh giá cần thực hiện theo những hướng dẫn chung và theo một quy trình chung gồm các bước như sau:
Lập bảng câu hỏi trước đánh giá thu thập thông tin
Đây là điều khá quan trọng để thu thập đủ thông tin của nhà cung cấp. Việc này giúp đưa ra được những mục đích rõ ràng và danh sách các mục tiêu cần thực hiện.
Lựa chọn nhân lực
Cần chọn ra một nhóm đánh giá có đủ năng lực, kinh nghiệm và kiến thức để đánh giá nhà cung cấp phù hợp nhất. Các nhân viên này sẽ được lựa chọn dựa trên kiến thức chuyên môn trong loại hình đánh giá này để tiến hành thanh tra một cách chính xác.
Thông báo về cuộc đánh giá đánh giá cho nhà cung cấp
Chọn ra được nhóm đánh giá xong bạn cần tiến hành gửi kế hoạch thông báo cho nhà cung cấp bằng văn bản có thông báo trước tầm vài tháng. Thông báo thường sẽ bao gồm thời gian, chi tiết đánh giá, mục đích, và thời gian biểu các phần sẽ đánh giá nhà cung cấp đó.
Thực hiện Đánh giá Nhà cung cấp
Một khi cuộc họp của bạn kết thúc thì sẽ tiến hành đánh giá tại hiện trường. Các đánh giá viên trong đoàn sẽ kiểm tra từng khía cạnh của bảng checklist và ghi lại những diễn biến và phát hiện của người kiểm tra.
Báo cáo về các phát hiện và kết thúc đánh giá
Sau khi hoàn thành đánh giá, nhóm đánh giá viên sẽ cùng nhau so sánh và thảo luận về các phát hiện. Sau đó, một báo cáo được thực hiện dựa trên việc đánh giá kèm với với phản hồi về các cải tiến, hoặc kết luận nhà cung cấp có đáp ứng được yêu cầu đã đặt ra hay không. Sau khi báo cáo được gửi đi, cuộc đánh giá sẽ kết thúc.
