Trong bối cảnh toàn cầu hóa hiện nay, việc bảo vệ an ninh hàng hóa quốc tế đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các quốc gia cũng như các doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu. Nhằm tăng cường an ninh chuỗi cung ứng và khu vực biên giới, Chương trình Đối tác Hải quan – Doanh nghiệp chống khủng bố (C-TPAT) do Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) triển khai đã ra đời. Trong bài viết này, diendaniso.com sẽ giới thiệu đến bạn về chứng nhận C-TPAT cùng với quy trình doanh nghiệp cần thực hiện để đạt được chứng nhận này.
Nội dung
C-TPAT LÀ GÌ ?
Tiêu chuẩn C-TPAT được viết tắt bởi cụm từ (Customs-Trade Partnership Against Terrorism – Quan hệ đối tác thương mại hải quan chống khủng bố). Đây được coi là một chương trình bảo mật chuỗi cung ứng tự nguyện do Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) dẫn đầu.
Chương trình C-TPAT là một sáng kiến của chính phủ cùng với các nhà kinh doanh Mỹ nhằm xây dựng mối quan hệ hợp tác nhằm tăng cường và cải thiện an ninh chuỗi cung ứng quốc tế nói chung và an ninh biên giới Mỹ nói riêng. Với sáng kiến hợp tác này thì hai Cơ quan hợp tác phối hợp bảo vệ giữa hải quan và biên phòng quốc gia Mỹ (CBP – Custom Border Protection) yêu cầu các doanh nghiệp đảm bảo tính thực hiện toàn bộ các yêu cầu thực hành bảo mật trong hoạt động và giao tiếp đồng thời xác minh các nguyên tắc bảo mật của các đối tác kinh doanh của mình trong chuỗi cung ứng.
Những công ty có mong muốn trở thành người tham gia chương trình C-TPAT sẽ tiến hành đăng kí và tự đánh giá các thủ tục dựa trên tiêu chí của C-TPAT đề ra. Các công ty muốn trở thành người tham gia C-TPAT phải hoàn thành đơn đăng ký và tiến hành tự đánh giá các thủ tục an ninh chuỗi cung ứng của họ dựa trên các tiêu chí hoặc hướng dẫn C-TPAT do CBP và cộng đồng thương mại cùng phát triển. Sau khi hoàn tất đơn đăng ký trực tuyến một cách thỏa đáng, Chuyên gia an ninh chuỗi cung ứng C-TPAT của Hải quan và Bảo vệ biên giới Hoa Kỳ sẽ liên hệ với người tham gia để bắt đầu quá trình xác nhận.
CHỨNG NHẬN C-TPAT LÀ GÌ?
Chứng nhận C-TPAT (C-TPAT certification) là một hoạt động nhằm kiểm tra cũng như đánh giá và cấp chứng chỉ cho một tổ chức, doanh nghiệp từ tổ chức chứng nhận C-TPAT có thẩm quyền. Tổ chức này sẽ tiến hành đánh giá sự phù hợp của việc tuân thủ các quy định về An ninh trong chuỗi cung ứng trong Doanh Nghiệp.
Giấy chứng nhận C-TPAT được coi là bằng chứng cho việc tổ chức, doanh nghiệp tuân thủ đúng với các yêu cầu của bộ tiêu chuẩn C-TPAT.
DOANH NGHIỆP NÀO CẦN CHỨNG NHẬN C-TPAT
Theo thống kê có 12 loại hình pháp nhân kinh doanh đủ điều kiện để trở thành thành viên của C-TPAT. Chúng bao gồm có:
- Nhà nhập khẩu
- Nhà xuất khẩu
- Hãng vận tải
- Hãng vận tải hàng không
- Hãng vận chuyển đường cao tốc
- Hãng vận tải đường dài ở Mexico
- Hãng vận tải đường sắt
- Hãng vận tải đường biển
- Nhà cung cấp dịch vụ hậu cần bên thứ ba (3PL)
- Người gom hàng
- Nhà môi giới hải quan
- Nhà sản xuất ở nước ngoài
- Cơ quan quản lý cảng biển và bến bãi
LỢI ÍCH KHI THAM GIA CHƯƠNG TRÌNH C-TPAT
Chương trình chứng nhận C-TPAT tuy là một chương trình tự nguyện, nhưng việc đạt được chứng nhận CTPAT mang lại lợi thế đáng kể cho các nhà nhập khẩu, xuất khẩu và các công ty khác có chuỗi cung ứng quốc tế. Một số lợi ích đáng kể khi trở thành thành viên của C-TPAT
Giảm thiểu rủi ro với C-TPAT
Là một thành viên của C-TPAT bạn được hưởng nhiều lợi ích bao gồm cả việc đóng các vai trò tích cực trong việc phối hợp với chính phủ Hoa Kì trong việc chống lại chủ nghĩa khủng bố. Khi họ làm điều này thì sẽ giảm thiểu được tối đa các rủi ro có thể gặp khải để giảm thiểu rủi ro về bảo mật an ninh quốc tế.
Ngoài ra còn một số lợi ích từ việc đạt chứng nhận C-TPAT
- Giảm thiểu những thủ tục kiểm tra an ninh của Hải quan – biên phòng (CBP) tại các bến cảng.
- Có thể được miễn trừ kiểm tra phân tầng
- Do giảm thiểu thủ tục kiểm tra an ninh nên giảm tối đa thời gian chờ đợi tại biên giới cho khách hàng.
- Chỉ định một chuyên gia an ninh cho chuỗi cung ứng của công ty
- Giúp các thành viên có thể truy cập vào kênh tự do và an toàn thương mại (FAST) ở biên giới đất liền
- Truy cập vào hệ thống web Portal của C-TPAT và một thư viện các tài liệu đào tạo
- Được hưởng những lợi ích bổ sung bằng được cách được công nhận như là một đối tác thương mại đáng tin cậy của cơ quan Hải quan nước ngoài đã ký công ước công nhận lẫn nhau với Mỹ.
- Đủ điều kiện nhập khẩu để tham gia vào Chương trình nhà nhập khẩu tự đánh giá (Importer Self-Assessment Program – ISA)
- Ưu tiên xem xét tại các trung tâm công nghiệp trọng điểm xuất sắc và chuyên môn hóa của Hải Quan – Biên Phòng
NHỮNG YÊU CẦU CỦA CHƯƠNG TRÌNH C-TPAT
Để trở thành thành viên của chương trình C-TPAT thì cần phải đáp ứng những yêu cầu tối thiểu cho chuỗi cung ứng của Cơ qun Bảo vệ Biên giới Hải quan đưa ra. Những bài kiểm tra đó bao gồm những điều như:
- Công ty đã có những chương trình đảm bảo An ninh tại nhà máy hoặc thực thi như thế nào?
- Công ty và các tài sản vật chất của công ty được bảo đảm như thế nào – bằng hàng rào, thiết bị giám sát và những thứ tương tự?
- Bảo mật được thực thi như thế nào trong công ty của bạn? Những thủ tục và quy tắc nào được thực hiện?
- Nhân sự được tuyển dụng thông qua sự sàng lọc và đào tạo như thế nào ?
Từ sự kiện ngày 11 tháng 9 năm 2001 đã thay đổi toàn diện an ninh chống khủng bố toàn cầu. Sự ra đời của C-TPAT đã tiếp tục phát triển cho đến hiện nay và ngỳ nay có hơn 12.000 đối tác đã được chứng nhận trong cộng đồng thương mại và được tham gia chương trình này. Với 12 chủ thể tham gia vào chương trình C-TPAT tất cả đều chiếm hơn 52% (theo giá trị) hàng hóa nhập khảu vào Mỹ.
Dưới đây là một số hồ sơ, tài liệu chính Doanh nghiệp cần chuẩn bị:
- Hồ sơ pháp lý đăng ký hoạt động của Doanh nghiệp
- Hồ sơ chứng minh phạm vi đăng ký chứng nhận của Doanh nghiệp
- Các chính sách liên quan tới an ninh hàng hóa
- Mục tiêu CTPAT
- Sổ tay hướng dẫn áp dụng CTPAT
- Các quy trình thực hiện CTPAT
- Các biểu mẫu áp dụng tại từng bộ phận
- Hồ sơ đánh giá nội bộ
LÀM CÁCH NÀO TRỞ THÀNH ĐỐI TÁC CỦA C-TPAT
Có thể thấy việc tham gia C-TPAT là sự tự nguyện và được khuyến khích giữa các quốc gia có giao thương với Mỹ. Hơn nữa sẽ không mất bát kì một chi phí nào liên quan đến việc tham gi chương trình.
Để tham gia vào C-TPAT thì công ty không cần một bên trung gian để đăng ký chương trình và làm việc với CBP; quá trình đăng ký rất dễ dàng và nó được thực hiện trực tuyến. Một số bước để tiến hành tham gia vào mạng lưới C-TPAT
- Bước 1: Công ty phải xem xét Tiêu chí bảo mật tối thiểu CTPAT cho pháp nhân kinh doanh của họ để xác định tính đủ điều kiện tham gia chương trình.
- Bước 2: Công ty nộp hồ sơ cơ bản qua hệ thống CTPAT Portal và đồng ý tự nguyện tham gia.
- Bước 3: Công ty phải hoàn thành hồ sơ bảo mật chuỗi cung ứng. Hồ sơ bảo mật giải thích cách công ty đáp ứng các tiêu chí bảo mật tối thiểu của CTPAT. Để làm được điều này, công ty cần phải tiến hành đánh giá rủi ro.
Sau khi hoàn thành thỏa đáng hồ sơ ứng dụng và hồ sơ bảo mật chuỗi cung ứng, công ty nộp đơn được chỉ định Chuyên gia bảo mật chuỗi cung ứng CTPAT để xem xét các tài liệu đã nộp và cung cấp hướng dẫn chương trình trên cơ sở liên tục.
Chương trình CTPAT sau đó sẽ có tối đa 90 ngày để chứng nhận công ty tham gia chương trình hoặc từ chối đơn đăng ký. Nếu được chứng nhận, công ty sẽ được xác nhận trong vòng một năm sau khi chứng nhận.
QUY TRÌNH CHỨNG NHẬN C-TPAT
Bước 1: Nộp đơn đăng ký
Doanh nghiệp của bạn cần tiến hành gửi hồ sơ đăng kí đánh giá chứng nhận C-TPAT đến tổ chức chứng nhận có thẩm quyền. Hồ sơ phải được kê khai đầy đủ, chính xác để xác định phạm vi và đối tượng được đánh giá.
Bước 2: Ký hợp đồng và lập kế hoạch đánh giá
Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, doanh nghiệp tiến hành ký kết hợp đồng với tổ chức chứng nhận. Cùng lúc đó, tổ chức chứng nhận sẽ xây dựng kế hoạch đánh giá chi tiết.
Bước 3: Đánh giá sơ bộ rủi ro
Tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện đánh giá sơ bộ các nguy cơ liên quan đến an ninh trong hoạt động của doanh nghiệp, nhằm phát hiện các điểm rủi ro tiềm ẩn trước khi tiến hành đánh giá chính thức.
Bước 4: Đánh giá tại hiện trường
Nhóm chuyên gia sẽ đến doanh nghiệp để tiến hành kiểm tra trực tiếp cơ sở vật chất, phỏng vấn nhân sự và rà soát các hoạt động có liên quan đến tiêu chuẩn an ninh C-TPAT.
Bước 5: Xem xét tài liệu và quy trình
Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành thẩm định toàn bộ hồ sơ, tài liệu và quy trình quản lý an ninh mà doanh nghiệp đã triển khai theo tiêu chuẩn C-TPAT.
Bước 6: Thực hiện khắc phục (nếu cần)
Nếu phát hiện điểm chưa phù hợp, doanh nghiệp cần thực hiện các hành động khắc phục trong thời hạn quy định và gửi báo cáo hoàn thành đến tổ chức chứng nhận để được xem xét tiếp theo.
Bước 7: Cấp chứng nhận C-TPAT
Khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ cấp chứng chỉ C-TPAT có hiệu lực trong vòng 12 tháng.
Bước 8: Tái đánh giá định kỳ
Sau khi chứng chỉ hết hạn, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình tái chứng nhận với các bước đánh giá tương tự để duy trì hiệu lực của chứng chỉ.
NHỮNG LƯU Ý KHI DOANH NGHIỆP THAM GIA CHƯƠNG TRÌNH C-TPAT
Khi một doanh nghiệp quyết định tham gia Chương trình Đối tác Hải quan – Doanh nghiệp chống khủng bố (C-TPAT), bước đầu tiên là cần có sự phê duyệt từ Cơ quan Hải quan và Bảo vệ Biên giới Hoa Kỳ (CBP) nhằm đảm bảo sự tuân thủ các tiêu chuẩn an ninh chuỗi cung ứng toàn cầu.
Theo yêu cầu của chương trình, các thành viên phải xây dựng và cung cấp hồ sơ bảo mật chi tiết, trong đó nêu rõ các biện pháp và kế hoạch hành động nhằm tăng cường an ninh trên toàn bộ chuỗi cung ứng của mình.
Để chuẩn bị cho kỳ đánh giá C-TPAT một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
- Tuân thủ đúng tiến độ đánh giá: Doanh nghiệp nên chủ động lên lịch và bố trí nguồn lực phù hợp để đảm bảo các hoạt động đánh giá diễn ra đúng thời gian đã cam kết với tổ chức chứng nhận.
- Phổ biến thông tin đến toàn bộ nhân sự: Tất cả nhân viên cần được thông báo về chương trình C-TPAT, vai trò của họ trong kỳ đánh giá cũng như nắm rõ các yêu cầu và phạm vi liên quan.
- Hoàn thiện hồ sơ, tài liệu và quy trình: Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hệ thống tài liệu, quy trình liên quan đến an ninh chuỗi cung ứng. Trong quá trình đánh giá, các tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra kỹ lưỡng để đánh giá mức độ tuân thủ và hiệu quả của các biện pháp đã triển khai.
Hotline
Messenger
Zalo