Chứng chỉ ISO 9001:2015 có hiệu lực trong bao lâu ?

Chứng chỉ ISO 9001 là minh chứng cho việc tổ chức của bạn đang áp dụng Hệ thống Quản lý Chất lượng theo ISO 9001:2015 bài bản được chứng nhận bên thứ 3. Việc Tổ chức theo đuổi xây dựng hệ thống QMS cũng mong muốn nhận được giấy chứng nhận ISO 9001 của tổ chức chứng nhận uy tín. Do đó vấn đề nhiều tổ chức quan tâm chính là chứng chỉ ISO 9001 có hiệu lực trong bao lâu ? Cùng đọc bài viết này diendaniso.com sẽ đưa cho bạn câu trả lời hữu ích.

Hiệu lực chứng chỉ ISO 9001 có thời hạn bao lâu?

Hiện nay tùy từng tổ chức chứng nhận mà sẽ có quy định về thời hạn của hiệu lực giấy chứng nhận. Tuy nhiên thông thường hiện nay chứng chỉ ISO 9001:2015 có hiệu lực trong vòng 3 năm.

Sau khi nhận được giấy chứng nhận ISO 9001:2015 trong năm đầu mới chỉ là mốc thành công ban đầu. Việc quan trọng sau đó chính là áp dụng và duy trì Hệ thống Quản lý đó sao cho chúng có hiệu lực và hiệu quả. Trong suốt thời gian duy trì ISO 9001 tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giam sát định kì hàng năm nhằm giám sát sự tuân thủ của Doanh Nghiệp theo các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001. Trong quá trình giám sát đó thì nếu tổ chức/ doanh nghiệp không thực hiện việc duy trì hệ thống đúng theo yêu cầu của tiêu chuẩn sẽ bị đình chỉ hoặc thu hồi chứng chỉ.

Với mỗi chu kì giám sát hàng năm sẽ phụ thuộc vào từng tổ chức chứng nhận quy định. Thường có thể từ 6 tháng đến 12 tháng một lần. Sau khi tổ chức/ doanh nghiệp của bạn đã áp dụng hết 3 năm hiệu lực chứng nhận nhưng vẫn muốn áp dụng thì tổ chức của bạn sẽ cần đăng ký đánh giá lại. Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành tổ chức đánh giá lại và cấp chứng nhận mới cho doanh nghiệp của bạn. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ cấp lại có hiệu lực trong 3 năm.

>>> Danh Mục Tài Liệu Theo Yêu Cầu Của ISO 9001:2015

Một số mốc thời gian quan trọng của Chứng nhận ISO 9001

• Cấp giấy chứng nhận lần đầu

Giấy chứng nhận ISO 9001:2015 được cấp lần đầu sẽ có hiệu lực trong vòng 3 năm. Sau 3 năm sẽ không có giá trị nếu doanh nghiệp không tiếp tục duy trì áp dụng. Ví dụ giấy chứng nhận được cấp vào ngày 12/10/2021 Chứng nhận đó sẽ có ngày hết hạn vào ngày 13/10/2024

• Đánh giá giám sát lần 01

Thời gian thực hiện: Tối thiểu từ 6 đến 12 tháng/lần (việc này do tổ chức chứng nhận lựa chọn).

Nghĩa là: Trước ngày 12/10/2022, Thời điểm này tổ chức chứng nhận sẽ cần thực hiện đánh giá giám sát lần 1 cho doanh nghiệp để duy trì hiệu lực của chứng nhận. Có 2 trường hợp xảy ra như sau:

Trường hợp kết quả giám sát đạt yêu cầu. Tổ chức chứng nhận sẽ ra Quyết định về việc duy trì hiệu lực chứng chỉ đã cấp ở lần 01.

Trường hợp ngược lại, nếu kết quả đánh giá chứng nhận không đạt mà Doanh nghiệp không có hành động khắc phục hoặc không tiếp tục thực hiện giám sát. Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đình chỉ hoặc thu hồi chứng chỉ. Đồng thời thông báo cho các cơ quan quản lý liên quan tới chứng nhận.

• Đánh giá giám sát lần 2

Thời gian đánh giá: Trước ngày 12/10/2023.

Về đợt đánh giá này nội dung và công việc được thực hiện tương tự như lần đánh giá giám sát 01.

• Tái chứng nhận 

Chứng nhận ISO 9001 doanh nghiệp được cấp có hiệu lực 3 năm do đó sẽ hết hạn vào ngày 12/10/2014. Do đó đến thời điểm trên, Chứng nhận sẽ hết hiệu lực hoàn toàn. Dựa vào thỏa thuận giữa 02 bên. Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá chứng nhận lại và cấp cho Doanh nghiệp một chứng chỉ mới có thời hạn 03 năm

Chứng nhận mới sẽ có hiệu lực từ ngày 13/19/2024 tới 12/10/2027. Để duy trì hiệu lực này; Tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ theo quy định.

Như vậy, hiệu lực của giấy chứng nhận có giá trì 03 năm. Giám sát tối thiểu 12 tháng/lần sẽ được hiểu như ví dụ trên. Doanh nghiệp cần nắm vững các thông tin trên để duy trì hiệu lực của chứng chỉ một cách xuyên suốt nhất.

Quy trình duy trì và tái chứng nhận ISO 9001:2015

Có thể thấy được việc doanh nghiệp bạn đạt được giấy chứng nhận ISO 9001:2015 chính là thành công ban đầu không phải đã xong mà đây chính là cả một quá trình dài duy trì chứng nhận sao cho hiệu quả nhất. Do chu kì chứng chỉ là 3 năm trong đó hàng năm sẽ cần đánh giá giám sát. Hết 3 năm doanh nghiệp có mong muốn duy trì có thể tái chứng nhận để cấp mới.

Sau khi được cấp chứng chỉ (năm thứ 1 – 3) hàng năm sẽ cần đánh giá giám sát định kỳ: 

• Thường là 1 lần/năm (có thể 6 tháng/lần tùy thỏa thuận với tổ chức chứng nhận).
• Tổ chức chứng nhận sẽ đến kiểm tra việc doanh nghiệp duy trì và vận hành hệ thống ISO 9001 có đúng theo yêu cầu không.
• Nếu đạt, chứng chỉ tiếp tục có hiệu lực. Nếu không đạt, có thể bị đình chỉ hoặc thu hồi.

Đến cuối chu kỳ 3 năm (hết hạn chứng chỉ):

Doanh nghiệp phải tiến hành đánh giá tái chứng nhận (recertification audit):

• Quá trình gần giống như đánh giá chứng nhận ban đầu nhưng thường ngắn gọn hơn.
• Nếu vượt qua, doanh nghiệp được cấp chứng chỉ ISO 9001:2015 mới, hiệu lực 03 năm tiếp theo.

Các công việc doanh nghiệp cần duy trì hàng năm:

• Duy trì đánh giá nội bộ (internal audit) ít nhất 1 lần/năm.
• Thực hiện xem xét của lãnh đạo (management review) để đánh giá hiệu lực hệ thống.
• Khắc phục kịp thời sự không phù hợp (nonconformities) nếu có.
• Cập nhật các quy trình, tài liệu ISO phù hợp với thực tế hoạt động.

>>> Tìm hiểu chi phí chứng nhận ISO 9001

Hy vọng những thông tin diendaniso.com nếu trên đã làm rõ những yêu cầu bạn hỏi. Chúc bạn thành công!