Khi tiến hành xây dựng hệ thống Quản lý Môi trường theo ISO 14001:2015. Một trong số bước khá quan trọng chính là việc đánh giá nội bộ và checklist đánh giá nội bộ ISO 14001:2015. Hoạt động này nhằm đánh giá tính phù hợp của tổ chức với tiêu chuẩn ISO 14001:2015. Vậy khi đánh giá nội bộ cần chú ý gì ? Checklist đánh giá nội bộ cần có những gì? Diendaniso.com sẽ chia sẻ cho bạn trong bài viết dưới đây
Nội dung
Hệ thống Quản lý Môi trường ISO 14001:2015 và các yêu cầu
Bộ Tiêu chuẩn ISO 14001– Hệ thống quản lý môi trường được tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế ISO (International Organization for Standardization) ban hành lần đầu vào năm 1996. Trải qua nhiều lần chỉnh sửa và cập nhật thì hiện tại phiên bản mới nhất là phiên bản ISO 14001:2015.
So với hai phiên bản trước, ISO 14001:2015 thì phiên bản mới nhất năm 2015 có những thay đổi lớn về nội dung và cấu trúc giúp phù hợp với hiện tại. Cho dù là phiên bản mới hay cũ thì tổ chức áp dụng vẫn phải thực hiện đánh giá nội bộ nhằm mục đích kiểm soát hoạt động của mình và đưa ra phương án cải tiến phù hợp.
Bộ tiêu chuẩn ISO 14001 được xây dựng dựa trên cấu trúc HLS – cấu trúc cấp cao cho tất cả các tiêu chuẩn ISO về hệ thống quản lý ban hành phiên bản mới nhất. Mục đích của cấu trúc cấp cao này giúp tổ chức/ doanh nghiệp có thể kết hợp đồng thời nhiều hệ thống ISO với nhau giúp nâng cao hiệu quả và giảm tải thời gian đánh giá. Kết hợp với đó là chu trình PDCA – Plan Do Check Act giúp cải tiến liên tục hệ thống quản lý môi trường để hướng đến hiệu quả hơn nữa. Đánh giá nội bộ nằm ở bước thứ ba – Check – Kiểm tra thuộc chu trình PDCA.
Yêu cầu chung về đánh giá theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015
Theo yêu cầu của hệ thống ISO 14001:2015 thì tổ chức cần thiết phải tiến hành các cuộc đánh giá nội bộ định kì hàng năm. Tần suất đánh giá sẽ được hoạch định nhằm cung cấp thông tin liên quan đến Hệ thống quản lý môi trường của tổ chức.
Thông tin của cuộc đánh giá nội bộ này cần phù hợp với các yêu cầu của tổ chức và với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001:2015. Đồng thời thông tin phải được thực hiện và duy trì một cách có hiệu lực.
Như đã nêu, checklist đánh giá nội bộ ISO 14001:2015 được sử dụng cho các chương trình đánh giá nội bộ. Đánh giá nội bộ nằm ở bước thứ ba – kiểm tra của chu trình PDCA. Trong đó còn bao gồm các hoạt động khác là theo dõi, đo lường, phân tích và cuối cùng mới là đáng giá.
Trong quá trình này, tổ chức cần phải xác định:
- Những phương pháp theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá có thể tiến hành nhằm đảm bảo kết quả có giá trị;
- các chuẩn mực được sử dụng làm căn cứ để đánh giá kết quả hoạt động môi trường
- cũng như các chỉ số thích hợp khác;
- Theo dõi và đo lường thực hiện khi nào;
- Kết quả theo dõi và đo lường được phân tích, đánh giá vào thời điểm nào.
Tổ chức cần phải đảm bảo các thiết bị sử dụng để theo dõi và đo lường đã được liệu chuẩn hoặc được kiểm tra xác nhận trước khi sử dụng và bảo dưỡng. Không chỉ thế tổ chức phải đánh giá kết quả hoạt động môi trường và tính hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường.
Yêu cầu về đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 14001:2015
Như đã đề cập đến ở trên thì Tổ chức cần phải thiết lập, triển khai và duy trì một hay nhiều chương trình đánh giá. Trong đó bao gồm các yêu cầu về phương pháp, tần suất, trách nhiệm, hoạch định và báo cáo về các lần đánh giá nội bộ của mình. Quá trình thiết lập chương trình đánh giá nội bộ yêu cầu tổ chức cần phải tính đến tầm quan trọng ảnh của các quá trình liên quan đối với môi trường, các thay đổi có thể ảnh hưởng tới tổ chức và kết quả từ những lần đánh giá trước.
Một số chú ý mà tổ chức cần phải làm đó là:
- Trong mỗi lần đánh giá cần xác định những chuẩn mực đánh giá và phạm vi cho từng lần đánh giá;
- Để đảm bảo tính khách quan và độc lập cần chọn lựa ranhững chuyên gia đánh giá có trình độ và am hiểu doanh nghiệp dể đánh giá
- Đảm bảo kết quả từ những lần đánh giá đều được báo cáo tới lãnh đạo thích hợp của tổ chức.
Sau mỗi cuộc đánh giá nội bộ thì toàn bộ hồ sơ, checklist đánh giá nội bộ ISO 14001;2015 đều phải được lưu trữ thông tin dạng văn bản để làm bằng chứng thực hiện chương trình đánh giá và những kết quả đánh giá. Toàn bộ nội dung này sẽ là bằng chứng đánh giá sự phù hợp của tổ chức đối với tiêu chuẩn ISO 14001:2015.
Để đánh giá nội bộ thành công thì quá trình đánh giá cần phải thực hiện theo đúng các yêu cầu trong bộ tiêu chuẩn ISO 14001:2015 dựa trên tinh thần khách quan và độc lập nhằm đảm bảo kết quả chính xác.
Xem xét của lãnh đạo trong đánh giá nội bộ
Sau mỗi lần đánh giá thì đầu ra của quá trình sẽ là những báo cáo đánh giá. Kết quả này sẽ được ban lãnh đạo cao nhất xem xét và rà soát lại toàn bộ hệ thống QLCL Môi trường theo tần suất được hoạch định nhằm đảm bảo tính phù hợp và thỏa đáng. Thông thường việc xem xét sẽ bao gồm:
Tình trạng của những hành động từ các cuộc xem xét của lãnh đạo trước đó;
- Những thay đổi trong các vấn đề bên ngoài và nội bộ có liên quan đến HTQL có bao gồm các nhu cầu và mong đơitj từ những bên quan tâm. các khía cạnh môi trường có ý nghĩa với tổ chức; các rủi ro và cơ hội;
- Mức độ đạt được của những mục tiêu môi trường;
- Thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức.
Ngoài ra các kết quả xem xét của lãnh đạo phải bao gồm những kết luận về sự phù hợp liên tục, tính thỏa đáng và tính hiệu lực của Hệ thống quản lý môi trường; các quyết định liên quan đến cơ hội cải tiến liên tục; quyết định liên quan đến bất ỳ nhu cầu thay đổi nào với Hệ thống quản lý môi trường; các hành động nếu cần khi không đạt được mục tiêu môi trường; các cơ hội để cải tiến Hệ thống quản lý môi trường và các quá trình hoạt động chủ chốt khác nhằm đảm bảo sự tích hợp; bất cứ điều gợi ý nào liên quan đến các định hướng chiến lược của tổ chức.
Phương hướng xây dựng checklist đánh giá nội bộ ISO 14001:2015
Các tổ chức khác nhau tùy vào từng ngành nghề, quy mô sẽ có cách xây dựng checklist đánh giá nội bộ ISO 14001:2015 khác nhau
Đặc biệt checklist được xây dựng cho một tổ chức là nhiều bảng câu hỏi khác nhau được xây dựng cho từng bộ phận hoặc hoạt động của doanh nghiệp đối với hệ thống quản lý môi trường. Ví dụ như checklist đánh giá nội bộ cho phòng kế toán, phòng marketing, phòng nhân sự, phòng kinh doanh, phòng truyền thông… Do đó không thể tìm kiếm một checklist chung áp dụng cho tất cả tổ chức và mọi phòng ban được
Gợi ý checklist đánh giá nội bộ ISO 14001:2015
Với nhiều người khi xây dựng checklist thường bị bỡ ngỡ. Tuy nhiên hiểu một cách đơn giản thì checklist đánh giá nội bộ ISO 14001:2015 chính là bảng câu hỏi đánh giá nội bộ hay danh sách những thông tin, câu hỏi mà đánh giá viên cần phải phải hỏi các nhân viên trong tổ chức đang vận hành Hệ thống quản lý môi trường.
Những list câu hỏi đánh giá nội bộ iso 14001 này được sử dụng trong buổi đánh giá nội bộ nhằm xác định việc vận hành và tuân thủ các nguyên tắc, yêu cầu của hệ thống quản lý môi trường có đúng theo kế hoạch không. Từ checklist này sẽ tìm ra các điểm không phù hợp cần khắc phục và có những biện pháp cải tiến phù hợp hơn. Tổ chức có thể dựa trên chương trình PDCA để tiến hành đánh giá nội bộ. Ví dụ như một số Checklist câu hỏi đánh giá nội bộ ISO 14001 được sử dụng cho bộ phận sản xuất như sau:
- Anh (chị) đã hoạch định việc sản xuất, nhập nguyên vật liệu đầu vào như thế nào? Có tiến hành thiết lập quá trình, thủ tục và biểu mẫu để thực hiện hay không?
- Anh (chị) cho xem những hồ sơ liên quan đến quá trình sản xuất, nhập nguyên vật liệu đầu vào trong thời gian gần đây?
- Anh (chị) đã kiểm soát các trang thiết bị máy móc sử dụng cho hoạt động sản xuất như thế nào? Có dựa trên những thông tin để lập ra thời điểm để kiểm tra, bảo trì máy móc sản xuất sản phẩm không?
- Anh (chị) có kế hoạch gì với những sản phẩm bị lỗi, bán thành phẩm không thể xuất xưởng?
- Anh (chị) có sử dụng phương pháp nào để hạn chế chất thải ra môi trường từ quá trình sản xuất không?
Trên đây là những chia sẻ của quý vị về việc đánh giá nội bộ ISO 14001:2015 thông qua checklist. Quý vị muốn được biết thêm nhiều hơn checklist đánh giá nội bộ ISO 14001:2015 cho từng phòng ban, bộ phận? Hãy liên hệ tới chúng tôi để được chứng nhận ISO 14001 chi tiết và hỗ trợ dịch vụ chuyên nghiệp nhé!
