Các câu hỏi thường gặp về tiêu chuẩn ISO 45001:2018

Bộ tiêu chuẩn ISO 45001 hiện nay được sử dụng phổ biến về Hệ thống Quản lý An toàn Sức khỏe nghề nghiệp. Các doanh nghiệp khi mới đầu áp dụng thường gặp nhiều bỡ ngỡ và đưa ra nhiều câu hỏi. Trong bài viết này, diendaniso.com xin chia sẻ cho bạn về các câu hỏi thường gặp về tiêu chuẩn ISO 45001:2018. 

ISO 45001 là gì?

ISO 45001 là tiêu chuẩn quốc tế về Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OHSMS – Occupational Health and Safety Management System), do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành vào ngày 12 tháng 3 năm 2018. Bộ tiêu chuẩn ISO 45001 ra đời nhằm thay thế cho bộ tiêu chuẩn OHSAS 18001 trước đó.

Bộ tiêu chuẩn ISO 45001 này đưa ra một khuôn khổ toàn diện giúp các tổ chức xây dựng, triển khai, vận hành và không ngừng cải tiến hệ thống quản lý an toàn – sức khỏe nghề nghiệp, qua đó nhận diện, kiểm soát và giảm thiểu rủi ro cũng như tận dụng các cơ hội cải tiến trong lĩnh vực OH&S.

Lợi ích của chứng nhận ISO 45001

Doanh nghiệp và tổ chức của bạn một khi áp dụng thành công bộ tiêu chuẩn ISO 45001 có thể giúp doanh nghiệp bạn chủ động nhận diện, kiểm soát cũng như giảm thiểu tốt rủi ro tiềm ẩn trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh. Từ đó doanh nghiệp bạn có thể ngăn ngừa tốt các rủi ro tiềm ẩn trong hoạt động sản xuất – kinh doanh đồng thời tạo dựng môi trường làm việc an toàn, lành mạnh cho người lao động.

Khi hệ thống được vận hành trơn tru thì doanh nghiệp của bạn có thể nâng cao tinh thần làm việc cũng như sự gắn bó của nhân viên. Đồng thời tăng cường uy tín và năng lực cạnh tranh. Doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 45001 có thể dễ dàng đáp ứng được tốt các yêu cầu trong các gói thầu lớn đặc biệt là các dự án của chính phủ hoặc các tổ chức Quốc tế.

Ngoài ra, việc áp dụng ISO 45001 còn đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn lao động, giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và tránh các hình phạt không đáng có.

Checklist 10 điều khoản ISO 45001:2018 bao gồm những gì ?

1. Phạm vi áp dụng (Scope)

→ Xác định phạm vi, giới hạn và đối tượng áp dụng của hệ thống quản lý OH&S.

2. Tài liệu viện dẫn (Normative References)

→ Liệt kê các tài liệu, tiêu chuẩn có liên quan (nếu có).

3. Thuật ngữ và định nghĩa (Terms and Definitions)

→ Giải thích các thuật ngữ được sử dụng trong tiêu chuẩn.

4. Bối cảnh của tổ chức (Context of the Organization)

→ Xác định bối cảnh nội bộ, bên ngoài, các bên quan tâm và phạm vi hệ thống.

5. Sự lãnh đạo và sự tham gia của người lao động (Leadership and Worker Participation)

→ Lãnh đạo cam kết, thiết lập chính sách OH&S và đảm bảo người lao động tham gia tích cực.

6. Hoạch định (Planning)

→ Xác định rủi ro, cơ hội, mục tiêu và kế hoạch hành động để cải thiện OH&S.

7. Hỗ trợ (Support)

→ Quản lý nguồn lực, năng lực, nhận thức, thông tin và tài liệu cần thiết cho hệ thống.

8. Vận hành (Operation)

→ Triển khai và kiểm soát các quá trình để đáp ứng yêu cầu OH&S, ứng phó tình huống khẩn cấp.

9. Đánh giá kết quả hoạt động (Performance Evaluation)

→ Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá hiệu suất hệ thống; thực hiện đánh giá nội bộ và xem xét lãnh đạo.

10. Cải tiến (Improvement)

→ Xác định cơ hội cải tiến, xử lý sự không phù hợp và thực hiện hành động khắc phục liên tục.

Những điểm khác biệt giữa ISO 45001 và OHSAS 18001

Tiêu chuẩn ISO 45001 ra đời và phát triển dựa theo cấu trúc cấp cao HLS (High-Level Structure – HLS), giúp các tổ chức dễ dàng tích hợp với các hệ thống quản lý khác như ISO 9001 (chất lượng) hoặc ISO 14001 (môi trường).

Một điểm mới nổi bật của ISO 45001 là yêu cầu tổ chức phải phân tích và đánh giá toàn diện các yếu tố bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến hoạt động và kết quả về an toàn – sức khỏe nghề nghiệp. Những thay đổi như môi trường lao động, công nghệ, vật liệu hoặc dịch vụ mới từ bên ngoài đều được xem là các yếu tố tiềm ẩn rủi ro cần quản lý.

Đặc biệt, tiêu chuẩn này tăng cường vai trò của lãnh đạo cấp cao, yêu cầu họ trực tiếp tham gia, chỉ đạo và chịu trách nhiệm trong việc xây dựng, triển khai và duy trì hệ thống quản lý an toàn – sức khỏe nghề nghiệp. Lãnh đạo cũng cần truyền đạt chính sách, mục tiêu và cam kết về an toàn lao động đến toàn thể nhân viên, nhằm đảm bảo sự tham gia và nhận thức thống nhất trong toàn tổ chức.

9 bước chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001

Quá trình chuyển đổi từ OHSAS 18001 sang ISO 45001 bao gồm 9 bước cơ bản sau:

1. Xác định bối cảnh tổ chức và các bên liên quan.
2. Xem xét và xác định phạm vi của hệ thống quản lý OH&S.
3. Thể hiện cam kết của lãnh đạo đối với hệ thống.
4. Điều chỉnh mục tiêu OH&S để phù hợp với chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
5. Đánh giá rủi ro, cơ hội và mối nguy trong hoạt động OH&S.
6. Xác định và cập nhật các nghĩa vụ tuân thủ pháp luật liên quan.
7. Kiểm soát thông tin dạng văn bản và các hoạt động vận hành.
8. Thực hiện đánh giá hoạt động và theo dõi kết quả.
9. Đo lường, báo cáo và cải tiến liên tục hệ thống quản lý.

Doanh nghiệp nào nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001?

Tiêu chuẩn ISO 45001 ra đời nhằm đảm bảo An toàn Sức khỏe và Nghề nghiệp nên có thể phù hợp với mọi loại hình tổ chức, bất kể quy mô, lĩnh vực hay tính chất hoạt động, đặc biệt là các doanh nghiệp có nguy cơ rủi ro về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.

Các doanh nghiệp nên áp dụng ISO 45001 gồm:

• Các tổ chức, doanh nghiệp sản xuất, công nghiệp, xây dựng, dầu khí, hóa chất – nơi tiềm ẩn nhiều rủi ro tai nạn lao động.
• Các tổ chức, doanh nghiệp trong lĩnh vực logistics, vận tải, kho bãi – có môi trường làm việc phức tạp, nhiều hoạt động vận hành liên tục.
• Các tổ chức, doanh nghiệp làm dịch vụ, thương mại, y tế, giáo dục – mong muốn tạo môi trường làm việc an toàn, lành mạnh cho nhân viên.
• Các Các tổ chức, doanh nghiệp có yêu cầu đấu thầu, hợp tác quốc tế – vì ISO 45001 là tiêu chuẩn được công nhận toàn cầu, giúp nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh.

Chi phí áp dụng tiêu chuẩn ISO 45001 là bao nhiêu?

Chi phí triển khai và duy trì hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S) theo tiêu chuẩn ISO 45001 sẽ khác nhau giữa các doanh nghiệp, tùy thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Quy mô tổ chức và số lượng nhân sự,
• Ngành nghề, mức độ rủi ro và độ phức tạp của hoạt động sản xuất,
• Phạm vi chứng nhận và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
• Thông thường, tổng chi phí thực hiện ISO 45001 có thể bao gồm:
• Chi phí tư vấn triển khai hệ thống,
• Chi phí đánh giá và chứng nhận,
• Chi phí duy trì, giám sát định kỳ hàng năm,
• Các chi phí phát sinh khác (đào tạo, cải tiến quy trình, in ấn tài liệu…).

Theo đó thì các tổ chức, doanh nghiệp có thể tham khảo chi phí chứng nhận ISO 45001 tại diendaniso – đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn và chứng nhận minh bạch, hợp lý và chuyên nghiệp, kèm theo nhiều chính sách ưu đãi hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình triển khai.

>>> Hướng dẫn thực hiện ISO 45001:2018 bài bản nhất

Quy trình chứng nhận ISO 45001:2018

Chuyên gia diendaniso.com xin chia sẻ cho bạn đọc về 9 bước cơ bản để doanh nghiệp đạt được chứng nhận ISO 45001:2018:

1. Đăng ký chứng nhận

Tổ chức của bạn cần gửi đơn đăng ký chứng nhận lên tổ chức chứng nhận có đủ năng lực chứng nhận. Trong bản đăng ký cần ghi rõ thông tin về doanh nghiệp càng chi tiết càng tốt.

2. Xem xét hợp đồng & Chuẩn bị đánh giá

Hai bên ký hợp đồng và doanh nghiệp chuẩn bị cho quá trình đánh giá chứng nhận. Tổ chức chứng nhận cần lên kế hoạch đánh giá, chứng nhận cho doanh nghiệp biết.

3. Đánh giá giai đoạn 1

Tổ chức chứng nhận cử đoàn chuyên gia đến đánh giá và tiến hành đánh giá sơ bộ hệ thống quản lý an toàn – sức khỏe nghề nghiệp.

4. Đánh giá giai đoạn 2

Giai đoạn 2 của quá trình đánh giá sẽ tiến hành đánh giá thực tế tại hiện trường, phỏng vấn nhân viên và kiểm tra việc áp dụng hệ thống.

5. Thẩm xét hồ sơ và quy trình

Tổ chức chứng nhận của bạn cần phải xem xét toàn bộ tài liệu, hồ sơ và quy trình mà doanh nghiệp đã xây dựng theo ISO 45001.

6. Hành động khắc phục (nếu có)

Doanh nghiệp của bạn cần tiến hành thực hiện các biện pháp khắc phục những điểm chưa phù hợp và báo cáo lại cho tổ chức chứng nhận.

7. Cấp chứng chỉ ISO 45001

Sau khi tổ chức của bạn có thể tiến hành đánh giá một cách đầy đủ các yêu cầu tiêu chuẩn, khi đánh giá đạt thì doanh nghiệp được cấp chứng chỉ ISO 45001, có hiệu lực 03 năm.

8. Đánh giá giám sát định kỳ

Trong thời hạn chứng chỉ, doanh nghiệp sẽ được đánh giá giám sát hằng năm để đảm bảo duy trì hiệu lực hệ thống.

9. Tái chứng nhận

Khi tổ chức của bạn cấp hết chứng chỉ và sau 3 năm doanh nghiệp có nhu cầu tái chứng nhận có thể xin đánh giá và duy trì chứng nhận theo quy trình như trên.

Tài liệu bắt buộc trong ISO 45001:2018

Theo tiêu chuẩn ISO 45001:2018, tổ chức phải duy trì và lưu giữ một số tài liệu (documented information) để chứng minh hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S) được thiết lập, thực hiện và duy trì hiệu quả.

I. Tài liệu bắt buộc phải duy trì (duy trì = thiết lập & cập nhật):

• Phạm vi áp dụng của hệ thống OH&S
• Chính sách an toàn và sức khỏe nghề nghiệp (OH&S Policy)
• Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức
• Quy trình nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro và cơ hội
• Mục tiêu OH&S và kế hoạch đạt mục tiêu
• Quy trình kiểm soát vận hành, ứng phó khẩn cấp
• Quy trình quản lý thông tin dạng văn bản (document control)
• Quy trình trao đổi thông tin, tư vấn ISO 45001 và tham gia của người lao động

II. Hồ sơ bắt buộc phải lưu giữ (lưu giữ = bằng chứng thực hiện):

• Kết quả nhận diện mối nguy, đánh giá rủi ro và cơ hội
• Bằng chứng về năng lực, đào tạo và nhận thức nhân viên
• Thông tin liên lạc nội bộ & bên ngoài liên quan đến OH&S
• Kết quả theo dõi, đo lường và giám sát hiệu suất OH&S
• Báo cáo sự cố, tai nạn, điều tra và hành động khắc phục
• Kết quả đánh giá tuân thủ pháp luật
• Kết quả đánh giá nội bộ
• Biên bản xem xét của lãnh đạo
• Bằng chứng về cải tiến liên tục

Câu trả lời là có: ISO 45001 hoàn toàn có thể tích hợp với các hệ thống quản lý khác vì Tiêu chuẩn ISO 45001:2018 được xây dựng dựa trên Cấu trúc Cấp cao (High-Level Structure – HLS), giống với các tiêu chuẩn ISO phổ biến khác như:

• ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng
• ISO 14001:2015 – Hệ thống quản lý môi trường
• ISO 50001:2018 – Hệ thống quản lý năng lượng
• ISO 27001:2022 – Hệ thống quản lý an toàn thông tin

Nhờ cùng cấu trúc HLS, các tiêu chuẩn này có các điều khoản, thuật ngữ và yêu cầu tương đồng, giúp tổ chức dễ dàng tích hợp nhiều hệ thống quản lý trong cùng một khung vận hành.

>>> Sổ tay ISO 45001 là gì? Hướng dẫn viết sổ tay ISO 45001

Hy vọng với những thông tin về các câu hỏi thường gặp về bộ tiêu chuẩn ISO 45001 sẽ cho bạn và doanh nghiệp của mình có những cái nhìn rõ nét hơn về bộ tiêu chuẩn này. Việc áp dụng hệ thống OHSAS theo ISO 45001 không khó tuy nhiên cần sự phối hợp của nhiều bên. Liên hệ với diendaniso.com để được tư vấn làm chứng nhận ISO 45001 chuyên nghiệp nhất.