Các bước chuyển đổi số trong Doanh Nghiệp

Có thể thấy xu hướng chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ ở hầu hết các ngành nghề lĩnh vực trong cuộc sống. Xu hướng này càng trở nên mạnh mẽ hơn trong cuộc đại dịch Covid 19 toàn cầu xảy ra khi mà các công nghệ số được đưa ra. Các bước chuyển đổi số trong Doanh Nghiệp như thế nào và lộ trình ấy diễn ra ra sao. Cùng diendaniso.com đọc qua bài viết này để tìm được câu trả lời.

CHUYỂN ĐỔI SỐ LÀ GÌ ?

Chuyển đổi số tên tiếng Anh là digital transformation chính là một khái niệm chỉ chuyển đổi tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo ra những giá trị mới.

Trong cấp độ tổ chức và doanh nghiệp thì chuyển đổi số chính là việc tích hợp lại những giải pháp số vào việc thay đổi cấu trúc và hoạt động của doanh nghiệp nhằm thay đổi sâu sắc hoạt động của doanh nghiệp bằng cách tạo ra những quy trình kinh doanh mới, trải nghiệm khách hàng cũng như văn hóa tổ chức của họ.

Công nghệ chuyển đổi số được định nghĩa chính là việc có ứng dụng các công nghệ thông tin tiên tiến vào việc quản lý nhằm mục đích số hóa và làm thay đổi cách thức hoạt động và quản lý cho doanh nghiệp.

CÁC BƯỚC CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG DOANH NGHIỆP

• Giai đoạn 1: Xác định ý nghĩa của Chuyển đổi số với doanh nghiệp

Việc chuyển đổi số muốn được thành công đầu tiên Doanh Nghiệp cần nhận thức rõ tại sao họ lại muốn chuyển đổi số và mục tiêu, mong muốn hướng tới của họ là gì ? Việc xác định rõ mục tiêu của chuyển đổi số giúp Doanh Nghiệp nhìn thấy giá trị mà quá trình này mang lại.

Điều này có thể bao gồm việc cải thiện hiệu suất hoạt động, tăng cường trải nghiệm khách hàng, nâng cao khả năng cạnh tranh, giảm chi phí hoặc tạo ra cơ hội mới để phát triển kinh doanh.

Trong bước đầu tiên này bạn và doanh nghiệp có thể trả lời các câu hỏi như:

• Những thách thức mà doanh nghiệp đang gặp phải trong hoạt động kinh doanh?
• Chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp giải quyết những thách thức đó như thế nào?
• Mục tiêu chuyển đổi số của doanh nghiệp là gì?
• Lợi ích mà doanh nghiệp mong muốn đạt được sau khi chuyển đổi số là gì?

• Giai đoạn 2: Đánh giá hiện trạng và mong muốn của doanh nghiệp

Tại giai đoạn 2 này thì Doanh nghiệp cần phải đánh giá hiện trạng của mình ở 4 nhóm yếu tố chính như sau:

1 Phân tích các tác động và xu hướng bên ngoài:

Doanh Nghiệp của bạn cần phải liệt kê chi tiết các tác động cũng như xu hướng phát triển của nhà cung cấp, khách hàng và các rào cản gia nhập đối với những sản phẩm mới cũng như mức độ cạnh tranh của ngành.

2 Phân tích các công nghệ số:

Doanh Nghiệp của bạn cần phải thống kê cũng như xác định các công nghệ số hiện có của mình. Cần trả lời được những câu hỏi như sau:

• Doanh nghiệp có thường xuyên cập nhật các công nghệ, nền tảng không?
• Trong đó có thể tối ưu, cải thiện được nhóm nào? Cần loại bỏ thay thế nhóm nào?
• Khâu nào chưa sẵn sàng để chuyển đổi và khắc phục?
• Doanh nghiệp có đội ngũ chuyên nghiên cứu, phân tích và phát triển công nghệ số không?

Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần tập trung tìm hiểu thêm các công nghệ số đột phá, hứa hẹn mang lại hiệu quả cho sự phát triển.

3 Phân tích mô hình hoạt động & kinh doanh hiện tại:

Mô hình kinh doanh và hoạt động hiện tại của doanh nghiệp cần phải được phân tích một cách kĩ lưỡng. Đánh giá chi tiết từng khía cạnh phục vụ các nhu cầu và mong muốn của khách hàng.

Với mô hình kinh doanh này cho thấy được các nguồn lực (quy trình, công nghệ, tổ chức, con người và kinh phí) được kết nối như thế nào để tạo ra giá trị cho khách hàng.

4 Phân tích con người và tiềm năng văn hóa để thay đổi:

Trong mọi trường hợp thì yếu tố con người vẫn là quan trọng nhất. Có thể hiểu được rõ năng lực và động lực, hệ thống khen thưởng cũng như văn hóa tổ chức và tiềm năng nhằm điều chỉnh được theo thực tế mới chính là điều cốt lõi cần phải được thực hiện nhằm đảm bảo thành công trong quá trình chuyển đổi số.

Một số câu hỏi doanh nghiệp bạn cũng cần phải trả lời được như sau:

• Doanh nghiệp có một hệ thống dữ liệu và truyền thông nội bộ hiệu quả chưa?
• Doanh nghiệp hiện có văn hoá phản hồi cởi mở, hướng đến mục tiêu chung chưa?…

• Giai đoạn 3: Thiết lập tầm nhìn và mục tiêu

Trong giai đoạn này có đề cập đến 2 phần là tầm nhìn và mục tiêu. Tầm nhìn dài hạn của khách hàng trong việc chuyển đổi số. Còn mục tiêu chính là dựa vào tầm nhìn doanh nghiệp sẽ xác định các mục tiêu cụ thể mà tổ chức muốn đạt được trong quá trình chuyển đổi số.

Có nhiều phương pháp khác nhau để thiết lập tầm nhìn và mục tiêu, tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm của tổ chức. Một số phương pháp phổ biến bao gồm:

• Phương pháp SMART: SMART là một phương pháp được thiết kế nhằm hỗ trợ người dùng lập bản kế hoạch và vạch ra mục tiêu cụ thể để đạt hiệu quả cao nhất. Chữ “SMART” là viết tắt của cụm từ: Specific (Cụ thể), Measurable (Có thể đo đạc), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Liên quan đến mục đích) và Time-bound (Có thời hạn).
• Phương pháp SWOT: Phương pháp SWOT là một phương pháp phân tích môi trường nội bộ và bên ngoài của tổ chức. Phương pháp này có thể được sử dụng để xác định các cơ hội và thách thức của tổ chức, từ đó xây dựng tầm nhìn và mục tiêu phù hợp.
• Phương pháp tư vấn: Tổ chức có thể thuê các chuyên gia tư vấn để hỗ trợ xây dựng tầm nhìn và mục tiêu. Các chuyên gia tư vấn sẽ giúp tổ chức đánh giá thực trạng, xác định các yếu tố cần quan tâm và xây dựng các mục tiêu phù hợp.

• Giai đoạn 4: Thiết lập chiến lược Chuyển đổi số

Khi đã nắm rõ được hiện trạng của Doanh Nghiệp thì đến giai đoạn này bạn cần xây dựng được chiến lược chuyển đổi số. Việc thiết lập được chiến lược chuyển đổi số một cách toàn diện thường sẽ bắt đầu với các câu hỏi chính như sau:

• Sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đang hướng đến tương lai là gì ?
• Doanh nghiệp đóng vai trò như thế nào đối với tương lai đó ?

Hoạt động chuyển đổi số phải góp phần hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh ở mỗi thời điểm, đồng thời triển khai các hoạt động phù hợp với những định hướng của doanh nghiệp trong tương lai.

>>>> Chuyển đổi só trong ngành bán lẻ

• Giai đoạn 5: Xây dựng kế hoạch thực hiện chi tiết

Bạn cần phải xác định được nguồn lực cần phải thực hiện cho việc chuyển đổi số. Thông thường 3 nguồn lực cốt lõi có thể kể đến chính là con người, nguồn vốn và thời gian.

Việc xây dựng được quy trình triển khai chuyển đổi số cần phải phụ thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp và lộ trình chuyển đổi số của chúng. Bên cạnh đó lộ trình chuyển đổi số cũng cần phải có được sự ủng hộ của ban lãnh đạo cấp cao. Việc thấu hiểu những lợi ích thiết thực mà doanh nghiệp có thể nhận được của việc chuyển đổi số cũng sẽ là bước đầu cho sự thành công của dự án.

Một số yếu tố cần thực hiện trong giai đoạn này bao gồm:

• Xây dựng tiêu chí đo lường sáng kiến & KPI: Việc các doanh nghiệp xây dựng rõ bộ KPI cho sự án để đánh giá, đo lường hiệu quả của từng bước chuyển đổi số.
• Lập kế hoạch dự án: Với những hoạt động chuyển đổi số cũng sẽ cần phải được lệp kế hoạch trước. Bằng việc xác định chính xác mục tiêu, phạm vi, những người liên quan, tiến trình, rủi ro,… Việc có bộ kỹ năng quản lý dự án phù hợp là rất quan trọng để đảm bảo vận hành dự án theo kế hoạch.
• Theo dõi tiến độ và triển khai các biện pháp khắc phục: Bạn cần phải biết cách giám sát dự án một cách liên tục cho phép ban quản lý xác định kịp thời những khác biệt có thể xảy ra giữa việc thực hiện dự án và kế hoạch dự án, cũng như xác định và thực hiện các biện pháp khắc phục.
• Đánh giá mức độ thành công: Đánh giá hiệu quả của quá trình chuyển đổi kỹ thuật số tới tất cả các bên liên quan sẽ được thực hiện khi kết thúc nỗ lực phức tạp này.

• Giai đoạn 6: Xây dựng nền tảng dữ liệu, công nghệ

Tại giai đoạn này doanh nghiệp cần phải xây dựng được nền tảng dữ liệu, công nghệ bằng việc trải qua các bước như sau:

Xây dựng chiến lược dữ liệu: Một chiến lược dữ liệu cần phải bám sát vào thực tế hiện trạng của doanh nghiệp. Dựa vào các yếu tố như mục tiêu, đặc điểm dữ liệu, nhu cầu cũng như các quy định của pháp luật về dữ liệu.

Xây dựng cơ sở dữ liệu: Cơ sở dữ liệu (database) là tập hợp các dữ liệu được tổ chức và quản lý một cách có hệ thống, phục vụ cho mục đích cụ thể. Cơ sở dữ liệu cần được xây dựng đáp ứng các yêu cầu như tính chính xác, dễ dàng truy cập và sử dụng cũng như tính bảo mật của chúng.

Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin: Hệ thống công nghệ thông tin (information technology system) là tập hợp các thành phần phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người và các quy trình, thủ tục được phối hợp để thực hiện một hoặc nhiều nhiệm vụ. Cần đảm bảo hệ thống công nghệ thông tin:

• Hiệu quả, an toàn và bảo mật
• Tương thích với các hệ thống khác
• Đáp ứng nhu cầu của người dùng

Kết nối và chia sẻ dữ liệu: Sau khi xây dựng xong hệ thống thì đến việc kết nối và chia sẻ hệ thống dữ liệu. Đây là một trong những trong yếu tố khá quan trọng nhằm tạo ra được giá trị từ dữ liệu. Với đó mà tổ chức cần thiết phải xây dựng được hệ thống kết nối và chia sẻ dữ liệu được tốt nhất.

Quản lý dữ liệu: Quản lý dữ liệu là quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý, bảo vệ và sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả. Doanh nghiệp cần xây dựng các quy trình và chính sách quản lý dữ liệu để đảm bảo dữ liệu an toàn, bảo mật và hiệu quả.

>>> Tư vấn chuyển đổi số Doanh Nghiệp (Digital Transformation)

• Giai đoạn 7: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực phù hợp

Như đã nói thì yếu tố con người chính là yếu tố quan trọng nhất của doanh nghiệp. Việc chuẩn bị một đội ngũ nhân sự phù hợp và có năng lực chính là yếu tố đưa dự án chuyển đổi số trong doanh nghiệp thành công hơn. Thông qua chuẩn bị nguồn nhân lực cần phải dựa vào các yếu tố như:

• Đánh giá nhu cầu nhân lực: Bao gồm xác định số lượng nhân lực cần thiết, kỹ năng và kinh nghiệm cần có.
• Xác định nguồn nhân lực: Thu hút nhân lực từ bên trong hoặc bên ngoài. Nếu thu hút nhân lực từ bên ngoài, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng và đào tạo phù hợp.
• Đào tạo và phát triển nhân lực: Đảm bảo đội ngũ có thể đáp ứng yêu cầu của quá trình chuyển đổi số.
• Tạo môi trường làm việc hỗ trợ chuyển đổi số: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp cởi mở, khuyến khích đổi mới, cung cấp các nguồn lực cần thiết cho quá trình chuyển đổi số.

• Giai đoạn 8: Thực hiện số hóa thông tin, số hóa quy trình tiến tới chuyển đổi số tổng thể

Bước 8 này cũng là bước cuối trong quá trình chuyển đổi số cho Doanh Nghiệp. Khi đã chuẩn bị toàn diện các yếu tố ở những giai đoạn trước. Lúc này chiến lược của doanh nghiệp cần làm chính là số hóa thông tin, số hóa quy trình và ghi chép đầy đủ thông tin, số liệu ghi nhận được.

Số hóa thông tin: Đây là hoạt động cơ bản để tiến hành công cuộc chuyển đổi số. Tiến hành số hóa toàn bộ thông tin, từ văn bản sang file điện tử, lưu trữ online hoặc trong hệ thống máy tính doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố như:

• Thu thập chủng loại tài liệu, số lượng, số liệu cần được số hóa
• Phân loại tài liệu và trang bị các công nghệ cần thiết để số hóa dữ liệu
• Thực hiện số hóa dữ liệu, chẳng hạn như chuyển văn bản sang định dạng file docs,…

Số hóa quy trình: Việc số hóa quy trình cần thực hiện trong nội bộ doanh nghiệp và cả hoạt động làm việc với khách hàng. Qúa trình này có thể giúp cho Doanh Nghiệp của bạn xử lý tốt các vấn đề một cách tối ưu nhất,

Thực hiện chuyển đổi số toàn diện

Bước cuối cùng của vấn đề chính là việc chuyển đổi số toàn diện cho doanh nghiệp của bạn. Bước này sẽ giúp đánh giá được hiệu quả tổng thể của dự án và từ đó có thể giúp cho doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, tiện lợi hơn.

Để đảm bảo sự thành công của quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cần tổ chức đánh giá định kỳ về các quy trình chuyển đổi số hiện tại và kết quả đạt được. Từ đó, có thể điều chỉnh và cải thiện các quy trình này để phù hợp nhất.

Hy vọng với 8 giai đoạn trong quy trình chuyển đổi số cho doanh nghiệp mà chúng tôi chia sẻ trên đây đã giúp cho bạn và doanh nghiệp của mình nắm được và thực hành một cách hiệu quả nhất. Các tổ chức càng sớm nhận ra rằng quá trình chuyển đổi số có liên quan nhiều đến con người hơn là công nghệ thì quá trình chuyển đổi có thể diễn ra càng sớm và hiệu quả hơn. Chúc các doanh nghiệp chuyển đổi số thành công.