Biểu đồ Mũi tên – Arrow Diagram là gì? Các bước áp dụng

Biểu đồ mũi tên Arrow Diagram còn được gọi là sơ đồ mạng hoạt động hoặc phương pháp lập trình mũi tên. Loại sơ đồ này vạch ra thời gian biểu giúp xác định trình tự tối ưu của các sự kiện và khả năng kết nối của chúng trong quá trình xem xét đánh giá (PERT). Đây là loại biểu đồ được sử dụng khá nhiều hiện nay và bài viết này chúng ta sẽ cùng nhau đi tìm hiểu về biểu đồ Arrow Diagram và những lợi ích của chúng khi áp dụng.

BIỂU ĐỒ MŨI TÊN ARROW DIAGRAM LÀ GÌ?

Biểu đồ mũi tên (tiếng Anh: Arrow Diagram) là một loại biểu đồ vạch thời gian được sử dụng trong kỹ thuật xem xét và đánh giá (PERT – Program Evaluation and Review Technique), ra đời tại Mỹ năm 1957 nhằm phục vụ việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ. Biểu đồ này gồm mạng các mũi tên và nút, thể hiện mối quan hệ logic giữa các công việc cần thực hiện trong một dự án. Khác với biểu đồ Gantt vốn quen thuộc, biểu đồ mũi tên giúp trực quan hóa mối liên kết giữa các công đoạn, từ đó hỗ trợ nhóm dự án và nhóm chất lượng kiểm soát tiến độ hiệu quả hơn. Khi các thành viên cùng tham gia xây dựng biểu đồ bằng thẻ hoặc phần mềm, việc theo dõi, trao đổi thông tin và hoạch định hoạt động trong dự án trở nên rõ ràng và mạch lạc hơn.

KHI NÀO CẦN ÁP DỤNG BIỂU ĐỒ MŨI TÊN?

Biểu đồ Mũi tên (Arrow Diagram) là một công cụ quản lý dự án quan trọng trong bộ 7 công cụ quản lý chất lượng mới (New 7 QC Tools), được sử dụng để lập kế hoạch và kiểm soát tiến độ công việc. Dưới đây là các trường hợp tiêu biểu nên áp dụng Biểu đồ Mũi tên:

1. Khi bạn cần quản lý tiến độ dự án có nhiều công đoạn liên quan

Biểu đồ Mũi tên có thể giúp cho bạn có thể xác định được trình tự công việc, thời gian thực hiện và các mốc phụ thuộc giữa các bước. Đây là công cụ hiệu quả để quản lý lịch trình trong các dự án phức tạp.

2. Khi cần xác định đường găng (Critical Path)

Đường găng là chuỗi các công việc quyết định thời gian hoàn thành toàn bộ dự án. Biểu đồ Mũi tên giúp làm rõ đường găng để doanh nghiệp tập trung nguồn lực vào các nhiệm vụ quan trọng.

3. Khi cần tính toán và phân bổ hợp lý thời gian và nguồn lực

Dựa vào biểu đồ, người quản lý có thể thấy được các hoạt động nào có thể trễ và hoạt động nào không được trễ, từ đó lên kế hoạch sử dụng nhân sự và thiết bị hiệu quả hơn.

4. Khi cần kiểm soát thay đổi trong tiến độ

Trong quá trình vận hành hoạt động công việc có một bước bị chậm, biểu đồ Mũi tên giúp đánh giá mức độ ảnh hưởng đến toàn dự án và điều chỉnh kế hoạch kịp thời.

5. Trong sản xuất, xây dựng, phát triển sản phẩm mới

Đặc biệt hiệu quả trong các ngành đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận và công việc phải được thực hiện theo chuỗi trình tự.

LỢI ÍCH CỦA BIỂU ĐỒ MŨI TÊN ARROW DIAGRAM

Biểu đồ mũi tên (Arrow Diagram) mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quản lý dự án, quản lý chất lượng và kiểm soát tiến độ. Dưới đây là những lợi ích nổi bật nhất:

1. Hiển thị mối quan hệ logic giữa các công việc

Biểu đồ Arrow Diagram có thể giúp cho thấy trình tự thực hiện và mối phụ thuộc giữa các hoạt động. Từ đó giúp xác định công việc nào phải hoàn thành trước, công việc nào có thể song song.

2. Hỗ trợ xác định đường găng (critical path)

Biểu đồ mũi tên (Arrow Diagram) có thể giúp phát hiện các công việc ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian hoàn thành dự án. Từ đó giúp quản lý có thể tập trung nguồn lực để kiểm soát tốt những hoạt động trọng yếu này.

3. Cải thiện khả năng lập kế hoạch và ra quyết định

Hỗ trợ người quản lý lên kế hoạch tối ưu, sắp xếp thời gian hợp lý. Dễ dàng điều chỉnh kế hoạch nếu có sự thay đổi về nhân lực, tài nguyên hoặc tiến độ.

4. Dễ phát hiện nguy cơ trễ hạn và điểm tắc nghẽn

Biểu đồ giúp nhận diện được tối đa những điểm tắc nghẽn trong quy trình hệ thống của mình. Từ đó giúp xử lý kịp thời công việc của mình.

VÍ DỤ CỦA BIỂU ĐỒ MŨI TÊN ARROW DIAGRAM

Giả sử dự án ABC bắt buộc qua các bước từ A đến H. Số trong ngoặc là số ngày cần thực hiện.

Chỉnh sửa sơ đồ này

• Khoảng Thời Gian Của Đường Dẫn A, C, D, F = 11 + 12 + 5 = 28
• Khoảng Thời Gian Của Đường Dẫn A, C, E, F = 11 + 7 + 9 = 27
• Khoảng Thời Gian Của Đường Dẫn A, B, G, H = 6 + 8 + 14 = 28

Để hoàn thành dự án, con đường dài nhất cần phải được hoàn thành là 28 ngày.

CÁC BƯỚC VẼ BIỂU ĐỒ MŨI TÊN

Việc xây dựng biểu đồ mũi tên cần được thực hiện theo trình tự khoa học nhằm đảm bảo tính logic và hiệu quả. Các bước thực hiện cụ thể như sau:

Bước 1: Dựa trên các chiến lược đã được xác định, lựa chọn một chiến lược cụ thể kèm theo các hoạt động cần triển khai. Đây sẽ là mục tiêu trung tâm của biểu đồ mũi tên.

Bước 2: Xác định rõ các yêu cầu bắt buộc cần đạt được để hoàn thành mục tiêu đã chọn.

Bước 3: Tổ chức thảo luận để phân tích mục tiêu, đồng thời lập danh sách toàn diện các hoạt động cần thiết.

Bước 4: Sau khi hoàn thiện danh sách hoạt động, viết từng hoạt động lên các nhãn riêng biệt (Label) để dễ dàng xử lý.

Bước 5: Sắp xếp các nhãn theo thứ tự thực hiện công việc, đồng thời ước tính thời gian thực hiện cho từng nhiệm vụ.

Bước 6: Loại bỏ các nhãn trùng lặp hoặc không cần thiết, sau đó liên kết chúng bằng các mũi tên (dùng bút chì để dễ chỉnh sửa). Tính toán thời gian tối thiểu để hoàn thành, cũng như thời điểm bắt đầu và kết thúc sớm nhất cho từng hoạt động.

Bước 7: Rà soát lại biểu đồ để phát hiện và bổ sung những hoạt động có thể đã bị bỏ sót.

Bước 8: Xác định các đường kết nối dài nhất (đường găng) trong mạng lưới công việc và bố trí chúng trên một trục thẳng, sử dụng các vòng nút để phân định các điểm chuyển tiếp.

Bước 9: Sắp đặt các hoạt động diễn ra song song vào các vị trí tương ứng trên sơ đồ.

Bước 10: Khi đã xác định chính xác vị trí các hoạt động, tiến hành vẽ biểu đồ hoàn chỉnh: mũi tên, vòng nút và đánh số thứ tự các nút từ trái sang phải. Cuối cùng, ghi rõ tên các thành viên nhóm tham gia và các thông tin liên quan vào biểu đồ để phục vụ theo dõi và triển khai.

>> Biểu đồ ma trận (Matrix Diagram) là gì? Phân loại biểu đồ ma trận

Kết Luận: