Biểu đồ ma trận (Matrix Diagram) là gì? Phân loại biểu đồ ma trận

Để quản lý dự án một cách hiệu quả thì hiện nay người ta có sử dụng khá nhiều Biểu đồ ma trận (Matrix Diagram). Đây được coi là một công cụ trực quan sử dụng cấu trúc hàng – cột để thể hiện mối quan hệ giữa các yếu tố tại điểm giao nhau. Thông qua việc phân tích các điểm này, người dùng có thể xác định vị trí, bản chất vấn đề và các thông tin quan trọng nhằm tìm ra hướng giải quyết phù hợp. Bài viết này, diendaniso.com xin chia sẻ cho bạn về Biểu đồ ma trận (Matrix Diagram) là gì? Phân loại biểu đồ ma trận

BIỂU ĐỒ MA TRẬN  MATRIX DIAGRAM LÀ GÌ?

Biểu đồ ma trận trong tiếng Anh được gọi là Matrix Diagram. Đây là một trong 7 công cụ QC mới hiện đang được sử dụng khá nhiều hiện nay trong quản lý dự án để phân tích và hiểu mối quan hệ giữa các tập dữ liệu.

Biểu đồ ma trận bao gồm một ma trận hai chiều hàng và cột mà thông qua việc xem xét sự giao nhau đó để xác định vị trí, bản chất của vấn đề và các ý kiến quan trọng để giải quyết.

Sơ đồ là một bảng cho phép phân tích các tập dữ liệu để cải thiện việc ra quyết định. Thể hiện bản chất và cường độ của liên kết giữa các cặp của hai hoặc nhiều bộ đối tượng. Sự liên kết sau đó được minh họa trong mỗi ô bằng một số. hoặc một ký hiệu, trong đó hai phần tử gặp nhau trong ma trận.

Các loại thông tin có thể phân tích trong một sơ đồ ma trận

• Dữ liệu
• Chức năng
• Các khái niệm
• Mọi người
• Vật liệu
• Thiết bị, dụng cụ
• Hành động

Hình dạng ma trận sẽ phụ thuộc vào số phần tử muốn so sánh.

LỢI ÍCH CỦA BIỂU ĐỒ MA TRẬN

Thuộc nhóm 7 công cụ QC mới, thường xuyên được sử dụng trong các hệ thống quản lý như ISO, Six Sigma, QCC. Những lợi ích của biểu đồ ma trận có thể kể đến như sau:

• Hiển thị rõ ràng mối quan hệ giữa các yếu tố.
• Hỗ trợ ra quyết định trong quá trình phân tích dữ liệu.
• Dễ dàng xác định mức độ ưu tiên, ảnh hưởng hoặc tương thích.
• Ứng dụng nhiều trong quản lý chất lượng, thiết kế sản phẩm, phát triển quy trình, v.v.
• Cho phép các dữ liệu ở dạng ý kiến dựa trên kinh nghiệm thực tế được đưa ra hết sức nhanh chóng. Đôi lúc các dữ liệu này được ứng dụng hiệu quả hơn các dữ liệu bằng số.
• Chỉ rõ mối quan hệ giữa các yếu tố khác nhau của trạng thái và xây dựng cấu trúc chung của vấn đề rất rõ ràng.
• Thông qua việc phối hợp hai hay nhiều loại biểu đồ, chúng có thể xác định vị trí của vấn đề rõ ràng hơn.

CÁC LOẠI BIỂU ĐỒ MA TRẬN PHỔ BIẾN HIỆN NAY

Biểu đồ ma trận có nhiều hình dạng tùy theo số lượng và cách các nhóm yếu tố tương tác với nhau. Dưới đây là 6 loại phổ biến nhất:

Ma trận chữ L (L-Shaped Matrix)

• So sánh mối quan hệ giữa hai nhóm yếu tố.
• Dễ sử dụng, phổ biến trong phân tích đơn giản.

Ma trận chữ T (T-Shaped Matrix)

• So sánh ba nhóm yếu tố, trong đó một nhóm được so sánh với hai nhóm còn lại.

Ma trận chữ Y (Y-Shaped Matrix)

• Thể hiện mối quan hệ ba chiều giữa ba nhóm yếu tố, mỗi nhóm liên kết với hai nhóm còn lại.

Ma trận chữ X (X-Shaped Matrix)

• So sánh mối quan hệ chéo giữa bốn nhóm yếu tố.

Ma trận chữ C (C-Shaped Matrix)

• Thể hiện mối quan hệ ba chiều giữa ba nhóm yếu tố trong dạng vòng cung.

Ma trận hình sao (Roof-Shaped Matrix)

Thường dùng kết hợp với ma trận chữ L trong biểu đồ QFD (Quality Function Deployment), thể hiện mối liên hệ giữa các yếu tố trong cùng một nhóm.

VÍ DỤ VỀ THỰC HIỆN BIỂU ĐỒ MA TRẬN

Áp dụng biểu đồ ma trận này được thực hiện ở khá nhiều hạng mục. Chúng tôi xin bạn một vài ví dụ các bước thực hiện của ma trận dạng L

• Bước 1: Viết các biện pháp ở mức cuối cùng từ biểu đồ cây vào mép bên trái của tờ giấy và nó sẽ tạo nên trục tung của biểu đồ ma trận
• Bước 2: Viết các nội dung đánh giá, tính hiệu quả, tính thực thi và đưa lên trục hoành. Chia nhóm này thành ba cột đánh giá
• Bước 3: Xem xét các biện pháp ở mức cuối cùng để xác định các đơn vị tổ chức thực hiện và viết tên của chúng dọc theo trục hoành bên cạnh các nội dung đánh giá. Gọi cột này là cột trách nhiệm
• Bước 4: Viết ghi chú vào phần cuối bên phải trục hoành
• Bước 5: Vẽ các đường trục hoành và trục tung của ma trận
• Bước 6: Kiểm tra từng ô của ma trận và vẽ các biểu tượng phù hợp theo danh mục sau:

• Bước 7: Xác định cách tính điểm cho mỗi sự phối hợp của các biểu tượng và ghi lên cột cho điểm
• Bước 8: Kiểm tra các ô dưới cột trách nhiệm và vẽ vòng tròn đúp để xác định trách nhiệm chính và vòng tròn đơn xác định trách nhiệm thứ yếu
• Bước 9: Ghi các ghi chú với các ngôn ngữ đặc biệt
• Bước 10: Ghi ý nghĩa các biểu tượng sử dụng và các thông tin cần thiết khác

(Tài liệu tham khảo: Các hệ thống quản lí và công cụ cải tiến năng suất chất lượng, Chương trình quốc gia “Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm, hàng hoá của doanh nghiệp Việt Nam đến năm 2020”, NXB Hồng Đức)

KHI NÀO NÊN SỬ DỤNG BIỂU ĐỒ MA TRẬN MATRIX DIAGRAM

Loại biểu đồ ma trận này hiện có thể được sử dụng khi cần xác định và đánh giá mối quan hệ giữa hai hoặc nhiều bộ dữ liệu. Đặc biệt hữu ích khi cần hiểu mối quan hệ nhân quả hoặc triển khai chức năng chất lượng. (Quality Function Deployment -QFD). Ngoài ra chúng còn được sử dụng để:

1. Phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố

Matrix Diagram có thể được dùng để xác định, làm rõ và so sánh mối liên hệ giữa hai hoặc nhiều tập dữ liệu, yếu tố hoặc nhóm đối tượng (ví dụ: giữa sự phân công tốt các chức năng của bộ phận, các loại vấn đề cùng các nguyên nhân có liên quan đến nhau).

2. Khi có khối lượng thông tin phức tạp cần tổ chức lại

Biểu đồ ma trận có thể giúp cho tổ chức hệ thống hóa dữ liệu, đặc biệt khi thông tin có tính đa chiều, khó nắm bắt bằng các phương pháp liệt kê thông thường.

3. Khi cần hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu

Matrix Diagram – biểu đồ ma trận có thể giúp trực quan hóa các mối liên hệ, mức độ ảnh hưởng hoặc mức độ liên kết, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định trở nên rõ ràng, khách quan hơn.

4. Khi làm việc nhóm cần sự đồng thuận

Với loại công cụ này có thể tiến hành tốt các nhóm thảo luận và thống nhất về mối quan hệ giữa các yếu tố, đặc biệt trong các buổi brainstorm, lập kế hoạch hoặc phân tích nguyên nhân – kết quả.

5. Khi áp dụng các công cụ quản lý chất lượng

Trong các phương pháp như Six Sigma, Quản lý chất lượng tổng thể (TQM) hoặc Phân tích QFD (Quality Function Deployment), biểu đồ ma trận thường được dùng để liên kết nhu cầu khách hàng với đặc tính kỹ thuật.

ỨNG DỤNG CỦA BIỂU ĐỒ MA TRẬN MATRIX DIAGRAM

Phân tích ma trận là một công cụ mạnh mẽ được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau để hiểu rõ các mối quan hệ, đánh giá tác động và hỗ trợ ra quyết định. Dưới đây là các ứng dụng phổ biến nhất của phân tích ma trận:

1. Quản lý dự án

Trong mọi dự án việc xác định tốt được biểu đồ ma trận sẽ cực kì có lợi. Cần phải xác định vai trò, trách nhiệm (ma trận RACI). sau đó có thể so sánh các giải pháp hoặc phương án theo tiêu chí cụ thể.

Phân tích rủi ro và tác động của từng yếu tố đến tiến độ, chi phí, chất lượng.

2. Quản lý chất lượng

Phân tích ma trận được ứng dụng trong Six Sigma, TQM, và QFD khá nhiều. Chúng còn giúp tìm kiếm nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề để cải thiện tốt cải tiến trong toàn hộ hệ thống.

Phân tích mối quan hệ giữa nhu cầu khách hàng và thông số kỹ thuật (House of Quality).

3. Phân tích chiến lược

• Xây dựng ma trận SWOT để phân tích nội lực và môi trường bên ngoài.
• Phân tích ma trận BCG để đánh giá danh mục sản phẩm/dịch vụ.

4. Khoa học và nghiên cứu

• Phân tích mối quan hệ giữa biến độc lập và biến phụ thuộc.
• Xác định tác động qua lại giữa các yếu tố trong mô hình nghiên cứu.

6. Quản trị nhân sự

• So sánh năng lực cá nhân với yêu cầu vị trí.
• Lập kế hoạch đào tạo và phát triển nhân lực.

7. Marketing

Sử dụng biểu đồ ma trận có thể giúp so sánh tốt các hành vi của khách hàng với các phân khúc thị trường đó. Đồng thời có thể đưa ra được việc phân tích các điểm sản phẩm và nhu cầu của người tiêu dùng.

HƯỚNG DẪN XÂY DỰNG BIỂU ĐỒ MA TRẬN

Để tiến hành phân tích ma trận hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

1. Xác định rõ mục tiêu phân tích

Trước tiên, hãy làm rõ mục đích bạn muốn đạt được thông qua biểu đồ ma trận. Việc xác định mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp bạn định hướng đúng loại dữ liệu cần thu thập và lựa chọn loại ma trận phù hợp.

2. Thành lập nhóm thực hiện

Hãy lựa chọn những thành viên có chuyên môn và thời gian phù hợp để cùng bạn triển khai phân tích. Nhóm nên gồm những người có hiểu biết về tập dữ liệu đang sử dụng, đồng thời có khả năng liên kết và so sánh các danh sách thông tin một cách logic.

Lưu ý rằng quá trình phân tích ma trận có thể đòi hỏi thời gian và sự cam kết cao từ các thành viên.

3. Thu thập và lựa chọn dữ liệu

Tiến hành xác định các tập dữ liệu sẽ được đưa vào so sánh. Lựa chọn dữ liệu một cách cẩn trọng, đảm bảo tính liên quan và giá trị phân tích. Tránh sử dụng những dữ liệu có thể gây sai lệch kết quả hoặc thiếu tính khách quan.

4. Chọn loại ma trận phù hợp

Tùy vào mục tiêu phân tích, bạn sẽ cần lựa chọn loại biểu đồ ma trận tương ứng (ví dụ: ma trận quan hệ, ma trận trách nhiệm, ma trận ảnh hưởng…). Tham khảo các dạng ma trận phổ biến để lựa chọn phương án phù hợp nhất với bài toán cụ thể của bạn.

5. Xác định tiêu chí so sánh và ký hiệu

Thiết lập nguyên tắc so sánh dữ liệu: bạn sẽ đánh giá các mối quan hệ theo mức độ (mạnh, trung bình, yếu), theo ảnh hưởng hay theo trách nhiệm? Đồng thời, thống nhất hệ thống ký hiệu sẽ sử dụng để ghi chú trong biểu đồ.

6. Tiến hành phân tích và ghi chú

Đây là bước quan trọng nhất. Hãy làm việc một cách hệ thống và cẩn trọng qua từng ô trong ma trận. So sánh từng cặp dữ liệu dựa theo tiêu chí đã xác định, đồng thời ghi chú đầy đủ và rõ ràng.

Trong quá trình làm việc, hãy đảm bảo các quyết định được cả nhóm thống nhất, đồng thời ghi lại những cuộc thảo luận hoặc tranh luận để tham khảo về sau nếu cần hiệu chỉnh.

7. Đánh giá kết quả và rút ra kết luận

Khi biểu đồ đã hoàn thiện, hãy dành thời gian để đánh giá tổng thể. Phân tích những gì ma trận thể hiện và đưa ra kết luận. Những kết luận này sẽ là cơ sở để bạn ra quyết định tốt hơn, từ việc cải thiện quy trình đến xây dựng chiến lược phù hợp.

>>> Ma trận Eisenhower là gì ? Phương pháp Quản lý thời gian hiệu quả

Kết Luận

Biểu đồ ma trận là công cụ trực quan giúp hệ thống hóa và phân tích mối quan hệ giữa các yếu tố trong một hệ thống hoặc quá trình. Nhờ khả năng so sánh, đánh giá và làm rõ các liên kết, biểu đồ ma trận hỗ trợ đưa ra quyết định hiệu quả và khoa học hơn. Trong đời sống, biểu đồ này được ứng dụng rộng rãi trong quản lý dự án, giáo dục, kinh doanh và nghiên cứu, giúp con người xử lý thông tin phức tạp một cách logic và có chiến lược.