BCP là gì? Cách xây dựng mô hình BCP trong Doanh Nghiệp

0
SHARES
24
VIEWS

Việc duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một việc quan trọng để phát triển doanh nghiệp bất chấp sự biến đổi không ngừng của thị trường bên ngoài. Chính vì thế thuật ngữ BCP – lập kế hoạch liên tục kinh doanh chính là bí kíp sinh tồn cho các doanh nghiệp hiện nay nhằm chủ động đối phó với những thách thức bên ngoài. Đọc bài viết này chúng ta sẽ có cái nhìn rõ hơn về BCP.

bcp là gì


BCP LÀ GÌ ?

BCP được viết tắt bởi cụm từ Business Continuity Plan dịch ra có nghĩa là kế hoạch kinh doanh liên tục. Đây chính là một bản phác thảo những kế hoạch mà doanh nghiệp sẽ tiến hành và ứng phó kịp thời khi phải đối mặt với những nguy cơ tiềm tàng từ bên ngoài ví dụ như động đất, lũ lụt, hạn hán hay đại dịch covid vv.

Kế hoạch BCP này dược lập ra nhằm đảm bảo vệ được tài sản con người và tài sản hữu hình của doanh nghiệp giúp vận hành hoạt động một cách nhanh chóng trong những tình huống bất lợi có thể xảy ra. Ngày càng cho thấy rõ được vai trò quan trọng của BCP trong chiến lược quản lý rủi ro của tổ chức.

NỘI DUNG CỦA KẾ HOẠCH BCP

Thông thường khi gặp các rủi ro bất lợi về phía công ty một cách gián tiếp hay trực tiếp thì kế hoạch BCP sẽ được thể hiện thông qua:

  • Xác định những rủi ro đó sẽ ảnh hưởng đến hoạt động như thế nào
  • Thực hiện các biện pháp bảo vệ và thủ tục để giảm thiểu rủi ro
  • Quy trình kiểm tra để đảm bảo chúng hoạt động
  • Xem xét quá trình để đảm bảo rằng nó được cập nhật

bcp là gì

LỢI ÍCH CỦA BCP CHO DOANH NGHIỆP

Có thể nói một kế hoạch kinh doanh liên tục hoàn hảo không chỉ giúp doanh nghiệp chủ động đối phó với những nguy cơ thách thức bên ngoài trong ngắn hạn mà còn mang lại lợi ích trên nhiều phương diện khác nhau cho doanh nghiệp cụ thể như:

Đối với nhân viên của bạn

Điều đầu tiên mà kế hoạch BCP mang lại cho doanh nghiệp là ảnh hưởng trực tiếp vào đội ngũ nhân viên của mình. Khi mà đối phó với những thay đổi của thị trường không có lợi nếu như đội ngũ nhân viên của bạn được củng cố niềm tin về công việc vẫn được duy trì và tiếp tục sẽ giúp họ có thêm động lực gắn bó lâu dài cùng tổ chức.

Đối với khách hàng của bạn

Một khi xảy ra khủng hoảng thì khách hàng của bạn cũng sẽ có sự biến động thát thường nếu như bạn có một bản kế hoạch kinh doanh liên tục sẽ trở thành bí kíp sinh tồn vượt qua khủng hoảng.
Có một BCP sẽ là một lời đảm bảo với khách hàng về năng lực quản lý, vận hành, khả năng thích ứng và phục hồi sau rủi ro.

Đối với dối tác của bạn

Nhờ có BCP mà sẽ giúp doanh nghiệp có được một kế hoạch tổng thể đến chi tiết giúp bảo vệ và kiểm soát các mắt xích chủ chốt như chuỗi cung ứng, đại lý.

Kế hoạch kinh doanh liên tục giúp bên đối tác có những nhận định tích cực về năng lực ứng phó và giải quyết rủi ro của Doanh nghiệp, lấy đó làm tiền đề cho niềm tin và sự hợp tác lâu dài về sau.

Đối với các mục tiêu tài chính của bạn

Điểm quan trọng nhất của doanh nghiệp chính là bài toán về tài chính. Một BCP hoàn hảo sẽ giúp doanh nghiệp giữ vững được hoạt động ở mức bình thường. Từ những lợi ích đa chiều đối với khách hàng, đối tác và nội bộ Doanh nghiệp đã minh chứng được năng lực, tốc độ và tầm nhìn của các cấp lãnh đạo khi khủng hoảng xảy ra. Qua đó, khẳng định lợi thế cạnh tranh, khả năng phục hồi mạnh mẽ mà thương hiệu cũng được nâng tầm.

bcp là gì

Đo lường và đánh giá

Sau khi triển khai kế hoạch thì lúc này việc đo lường và đánh giá là một việc quan trọng không thể thiếu được trong chiến lược BCP. Việc này giúp đánh giá và đo lường được mức độ hiệu quả trong thực tế. Những vấn đề cần được đo lường và đánh giá có thể kể ra như các yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Thời gian đo lường, người phụ trách và năng suất của hoạt động kinh doanh triển khai.

Cải tiến mô hình liên tục

Trong quá trình thực hiện mô hình BCP, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những bất cập hoặc hạn chế khiến kế hoạch đề ra không phát huy được hiệu quả, không đạt được những mục tiêu mong muốn. Những lúc này Doanh nghiệp phải xem xét lại để có phương án cải tiến liên tục, cho đến khi nghiệm thu được kết quả thực tế.


CÁCH XÂY DỰNG MÔ HÌNH BCP CHO DOANH NGHIỆP

Nhằm giúp doanh nghiệp xây dựng mô hình BCP một cách hiệu quả thì diendaniso.com xin chia sẻ đến bạn những quy trình làm việc một cách cụ thể như sau:

Xác định đúng bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp

Bối cảnh hoạt động là những vấn đề tổng thể trong quy trình hoạt động sản xuất. Để xác định được bối cảnh này thì bạn cần nắm được một cách tổng thể và cụ thể những mắt xích trong bộ máy của doanh nghiệp. Tìm ra được những yếu tố mấu chốt để giúp quá trình hoạt động bình thường. Một số yếu tố đó có thể là:

  • Sản phẩm, dịch vụ mà Doanh nghiệp kinh doanh là gì
  • Sơ đồ tổ chức bộ máy Doanh nghiệp ra sao?
  • Các quy trình phòng ban gắn bó mật thiết với sơ đồ tổ chức?
  • Các yếu tố bên ngoài có khả năng làm gián đoạn quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ, ví dụ chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, pháp luật và môi trường.

Những yếu tố này cần doanh nghiệp chọn ra được những điểm mấu chốt để giữ lại nhằm duy trì hoạt động kinh doanh được bình thường.

bcp là gì

Xây dựng kịch bản phân tích rủi ro

Kịch bản phân tích rủi ro sẽ giúp cho doanh nghiệp của bạn chủ động lên kế hoạch có hiệu quả để ứng phó kịp thời nhằm giúp duy trì hoạt động kinh doanh được diễn ra một cách liên tục. Một số điểm chú ý khi xây dựng kịch bản như sau:

  • Tìm kiếm phân tích và xác định những rủi ro hiện có và tiềm tàng làm ảnh hưởng đến doanh nghiệp và từng phòng ban tổ chức.
  • Đánh giá khả năng xảy ra rủi ro cùng mức độ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh nhằm tiến hành phân tích và đánh giá.
  • Xắp xếp mức độ ưu tiên của rủi ro để có hướng xử lý khắc phục kịp thời.

Lập kế hoạch hành động

Với những phân tích thu được tại bước 2 thì bước này tiến hành đề ra những chiến lược ứng phó cụ thể và bám sát được thực tế cho phù hợp với từng mức độ rủi ro bên trên bạn đã phân tích.

MỘT SỐ CHÚ Ý ĐỂ TRIỂN KHAI BCP THÀNH CÔNG

Để giúp cho doanh nghiệp được hoạt động kinh doanh một cách liên tục trước những rủi ro bên ngoài thì bên cạnh một bản kế hoạch BCP hoàn hảo thì cũng có thêm những yếu tố quan trọng để giúp BCP mang lại hiệu quả cao nhất trong thực tế.

Vai trò của đội ngũ lãnh đạo

Để bản kế hoạch BCP được thành công thì đòi hỏi người chủ chốt trong doanh nghiệp cần thấu hiểu và điều hành giám sát thực thi một cách hiệu quả.

Một số cam kết của ban lãnh đạo được thể hiện thông qua:

  • Các chính sách, mục tiêu của BCP phải đúng định hướng và mục tiêu kinh doanh của tổ chức.
  • Đồng bộ yêu cầu của BCP vào tổ chức, bộ máy nội bộ để việc thực thi chính sách BCP có tính nhất quán, đạt được hiệu quả thực tế.
  • Đảm bảo phân bổ và cung cấp đầy đủ nguồn lực trong quá trình triển khai kế hoạch.

Truyền thông nội bộ của doanh nghiệp

Thông thường nhiều doanh nghiệp thường chú trọng vào truyền thông bên ngoài mà bỏ bê truyền thông nội bộ. Hoạt động này hiện nay là không thể thiếu được trong mọi doanh nghiệp bất kể mọi ngành nghề. Kế hoạch truyền thông nội bộ phải vạch ra được cụ thể về nội dung và sự tham gia của các nhân tố chủ chốt. Cụ thể:

Doanh nghiệp khi tiến hành truyền thông nội bộ cần phải nhận thức được đúng vai trò và lợi ích của BCP sẽ mang lại cho họ để củng cố được niềm tin của nhân viên với doanh nghiệp.

Ngoài ra, để bản kế hoạch truyền thông thêm hoàn chỉnh, Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng và phân công đúng vai trò của từng thành viên trong tổ chức, cụ thể ai là người trực tiếp truyền thông, những ai cần được truyền thông và truyền thông bằng hình thức nào (mail, tin nhắn, thông báo trực tiếp).

bcp là gì

Tận dụng nguồn lực công nghệ

Cuộc cách mạng khoa học công nghệ đã dẫn theo sự bùng nổ của khoa học công nghệ hiện nay. Sự phát triển này mang đến vô vàn lợi ích cho con người giúp họ chủ động hơn trong mọi mặt hoạt động bất kể các rủi ro bên ngoài ảnh hưởng.

Lấy một ví dụ về đại dịch covid mới diễn ra lúc này sự giãn cách xảy ra khiến con người bị cô lập và ít được giao tiếp trực tiếp với nhau. Lúc này doanh nghiệp sẽ tận dụng hệ thống công nghệ thông tin để cho nhân viên làm việc work from home và phần mềm zoom là phần mềm họp trực tuyến tuyệt vời cho việc này.

Có thể nói những thách thức rủi ro là lực đẩy cho sự phát triển công nghệ tối ưu ra đời hơn đồng thời giữ được khoảng cách an toàn và giúp hạn chế được sự tiếp xúc của nhân viên.


Hy vọng với những chia sẻ của chúng tôi trên đây đqã giúp bạn hiểu được hơn về BCP và những lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng cùng với quy trình triển khai BCP cho doanh nghiệp hiện nay. Với BCP sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết và đối mặt chủ động hơn với các thách thức rủi ro của thị trường.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *





error: Content is protected !!