Được các nhà quản lý Nhật Bản áp dụng lần đầu tiên tại Toyota. Cho đến ngày nay việc báo cáo A3 (A3 report) trở nên phổ biến mang lại cái nhìn tổng thể nhất vấn đề doanh nghiệp đang phân tích. Trong bài viết này diendaniso.com sẽ cùng đưa bạn đi tìm hiểu về phương pháp A3 và cách tạo một báo cáo A3 chuẩn nhất.
BÁO CÁO A3 LÀ GÌ ?
Bất kì một doanh nghiệp nào muốn thành công đều cần lập kế hoạch và phân tích tính hiệu quả của kế hoạch một cách hiệu quả. Trong quá trình này bạn sẽ áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để phân tích, định lượng và đánh giá. Tên gọi báo cáo A3 xuất phát từ việc triển khai diễn giải kế hoạch trên một mặt giấy A3. Phương pháp giải quyết vấn đề theo A3 report giúp trình bày thông tin một cách trực quan hơn dễ hiểu hơn từ đó giúp bạn đưa ra được quyết định một cách nhanh chóng khi lập kế hoạch dự án và lập kế hoạch chiến lược.
TẦM QUAN TRỌNG THỰC HIỆN BÁO CÁO A3
Việc phân tích và giải quyết vấn đề thường được các nhà quản lý áp dụng trên nhiều công cụ, biểu đồ và đồ thị cũng như báo cáo. Việc tổng hợp các báo cáo này trên một bảng báo cáo A3 giúp truyền tải thông tin nhất quán và có cái nhìn tổng thể hơn. Báo cáp A3 là một công cụ tuyệt vời cho các nhà quản lý giúp giải quyết vấn đề trong một tổ chức một cách hiệu quả hơn.
CÁCH TẠO BÁO CÁO AE HIỆU QUẢ
Báo cáo A3 được áp dụng tuân theo quy trình PDCA: plan – do – check – act. Chúng tôi xin chia sẻ cho bạn các bước báo cáo A3 dễ hiểu cho bạn.
- Tiến hành xác định vấn đề của bạn một cách thấu đáo. Những nhu cầu cần giải quyết của bạn trong kế hoạch đó.
- Dựa vào quan sát bạn tiến hành vẽ biểu đồ quy trình trạng thái hiện tại mà bạn đang có. Một số ví dụ bạn có thể kể như đến như tỷ lệ giao hàng thành công, tỷ lệ hàng bị lỗi vv.
- Dựa trên quan sát, tạo bản đồ quy trình trạng thái hiện tại. Sau đó định lượng vấn đề. Ví dụ: bạn có thể đếm số lần xảy ra lỗi, tỷ lệ giao hàng không thành công, v.v.
- Bước tiếp theo chính là việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Bạn có thể áp dụng những công cụ như sơ đồ 5 WHYS hay biểu đồ xương cá cùng với nhóm của mình để áp dụng.
- Một khi áp dụng được những nguyên nhân gốc rễ đó bước này bạn tiến hành đưa ra những biện pháp nhằm cải thiện những quy trình và xác định rõ ràng những hành động bạn cần thực hiện để phân công ra những nhiệm vụ cho nhân viên của bạn cũng như ấn định ngày hết hạn.
- Bước này bạn tiến hành tạo mẫu kế hoạch triển khai bao gồm các bước cần thực hiện để áp dụng thay đổi. Cũng nêu rõ các vai trò trách nhiệm và chi phí liên quan.
- Đo lường kết quả để xem liệu bạn có thành công trong việc đạt được mục tiêu của mình không. Nếu vẫn cần thay đổi, hãy áp dụng lại chúng và tinh chỉnh quy trình nếu cần.
Có thể nói việc áp dụng báo cáo A3 là một phương pháp hiệu quả nhanh gọn và trực quan giúp ban lãnh đạo đưa ra được quyết định nhanh và chính xác hơn. Chỉ bằng một tờ A3 bạn sẽ xác định được vấn đề, phân tích nguyên nhân gốc rễ và đưa ra những hành động khắc phục nhanh chóng. Không chỉ dừng lại ở đó hiện tại phương pháp báo cáo A3 đã ứng dụng sang những dịch vụ khác như sản xuất cho đến sức khỏe vv.
