Bài học thành công của Toyota với Just In Time (JIT)

Tuy ra đời sau trong ngành công nghiệp ô tô nhưng hãng sản xuất xe hơi Toyota vẫn vươn lên mạnh mẽ và nhanh chóng. Một trong số những nguyên tắc đã giúp cho hãng xe này trở thành đế chế ô tô hàng đầu chính là mô hình Just-in-time. Mô hình đã trở thành một ví dụ điển hình hiệu quả trong quản trị sản xuất và chuỗi cung ứng. Bài viết này, diendaniso.com xin chia sẻ cho bạn bài học thành công của Toyota với Just In Time (JIT)

TOYOTA – ĐẾ CHẾ XE HƠI NHẬT BẢN

Toyota là một trong những hãng sản xuất ô tô hàng đầu thế giới, có trụ sở chính tại Nhật Bản. Được thành lập vào năm 1937 bởi Kiichiro Toyoda, Toyota đã nhanh chóng phát triển thành một tập đoàn toàn cầu với danh tiếng về chất lượng, độ bền và công nghệ tiên tiến. Với triết lý “Kaizen” – liên tục cải tiến – và tinh thần trách nhiệm xã hội, Toyota không chỉ tạo ra những dòng xe phổ biến như Camry, Corolla hay Hilux, mà còn tiên phong trong lĩnh vực xe hybrid với mẫu xe Prius. Hiện nay, Toyota giữ vững vị thế là một trong những thương hiệu ô tô có giá trị nhất thế giới và là biểu tượng của sự tin cậy trong ngành công nghiệp ô tô toàn cầu.

NGUỒN GỐC RA ĐỜI CỦA MÔ HÌNH JUST-IN-TIME

Nguyên tắc Just-In-Time (JIT) được bắt nguồn từ nhà quản lý nổi tiếng Taiichi Ohno khởi xướng nhằm khắc phục khó khăn kinh tế của Nhật Bản sau Thế chiến thứ hai. Mô hình này được lấy ý tưởng từ cách vận hành của siêu thị Mỹ – nơi hàng hóa chỉ được bổ sung khi cần thiết. Ông đã thiết lập được hệ thống sản xuất một cách hiệu quả trong đó các công đoạn được liên kết chặt chẽ và linh hoạt. Tại Toyota, mô hình JIT được hiện thực hóa thông qua hệ thống Kanban – một công cụ then chốt giúp điều phối hoạt động sản xuất một cách đồng bộ và kịp thời.

Trong thực tế vận hành, tại nhà máy lắp ráp, các phụ tùng từ xưởng chế tạo được sắp xếp lên xe kéo, chia theo từng đợt, và chuyển đến dây chuyền lắp ráp. Khi phụ tùng được sử dụng, thẻ Kanban gắn trên đó sẽ được tháo ra, phân loại và gửi trả lại nhà máy chế tạo. Tại đây, các thẻ Kanban được thu gom, gắn vào các thùng chứa rỗng, và người phụ trách sẽ mang chúng quay lại dây chuyền sản xuất. Đồng thời, họ cũng lấy những phụ tùng đã được chuẩn bị sẵn để đưa trở lại nhà máy lắp ráp. Trong suốt quá trình này, việc sản xuất luôn được điều chỉnh để thay thế lượng phụ tùng đã sử dụng, đảm bảo hệ thống vận hành trơn tru mà không bị tồn kho dư thừa.

CÁCH JUST-IN-TIME VẬN HÀNH Ở TOYOTA

Với việc áp dụng mô hình Just In Time (JIT), Toyota đã xây dựng một hệ thống sản xuất và phân phối khép kín, tối ưu hóa mọi nguồn lực. Mục tiêu là không để xảy ra tình trạng tồn kho – cả ở nguyên vật liệu lẫn xe thành phẩm. Xe chỉ được sản xuất khi có đơn đặt hàng cụ thể và được giao đúng thời điểm, đúng địa điểm theo yêu cầu của khách hàng.

Để ngăn chặn sản xuất dư thừa, Toyota triển khai “hệ thống kéo” – tức chỉ sản xuất hoặc cung cấp linh kiện khi có nhu cầu thực tế từ thị trường, thay vì sản xuất theo một kế hoạch cố định. Điều này giúp hệ thống luôn linh hoạt và phản ứng nhanh với sự thay đổi của khách hàng.

Trong quá trình thực hiện đơn hàng, dây chuyền sản xuất của Toyota tuân thủ những nguyên tắc sau:

• Ngay khi nhận được đơn đặt hàng mới, hướng dẫn sản xuất phải được truyền đạt kịp thời đến đầu dây chuyền để đảm bảo phản hồi nhanh chóng.
• Các bộ phận, linh kiện cần được chuẩn bị đủ để có thể lắp ráp bất kỳ mẫu xe nào mà khách hàng yêu cầu.
• Số lượng linh kiện sử dụng ở mỗi công đoạn phải khớp với số lượng đã được tiêu thụ ở công đoạn trước, nhằm đảm bảo dòng chảy sản xuất trơn tru.
• Mỗi công đoạn sản xuất chỉ nên tạo ra đúng số lượng mà công đoạn sau cần dùng, tránh tích trữ thừa thãi.

Với mô hình JIT thực tế đã giúp Toyota đạt được độ chính xác và hiệu quả cực cao trong vận hành. Các nhà cung cấp hàng hóa của Toyota sẽ cần tuân thủ theo các quy định về thời gian và số lượng theo các phiếu chỉ định từ trên hệ thống trung tâm của Toyota. Từ đó có thể kiểm soát chủ động lượng hàng tồn kho ở mức tối thiểu đủ để bù lại lượng hàng hóa đã xuất đi mà không tạo ra thêm chi phí lưu kho dư thừa.

Toyota đã cắt giảm 80 % lượng hàng tồn kho bằng cách chuyển từ hệ thống “Đẩy” sang hệ thống “Kéo” trên cơ sở áp dụng Thẻ báo – Kanban. Như vậy chúng ta có thể thấy, cải tiến qui trình là cách tốt nhất kiểm soát kho.

BÀI HỌC THÀNH CÔNG CỦA MÔ HÌNH JUST-IN-TIME CỦA TOYOTA

Như trên bạn đã biết được sự thành công của hãng xe hơi Toyota về việc áp dụng mô hình Just-in-time hiệu quả nhất quản trị sản xuất và chuỗi cung ứng. Một số bài học bạn sẽ có thể học được như sau:

1. Tối ưu hóa chi phí và giảm lãng phí

Toyota áp dụng JIT để chỉ sản xuất những gì cần thiết, khi cần thiết và với số lượng cần thiết. Nhờ đó họ chủ động giảm lượng tồn kho ở mức tối thiểu đồng thời tiết kiệm các chi phí lưu kho, bảo trì trong dài hạn.

2. Tăng cường sự linh hoạt và phản ứng nhanh

Hệ thống JIT giúp Toyota dễ dàng điều chỉnh sản lượng theo nhu cầu thị trường, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt sản phẩm. Ngoài ra doanh nghiệp của bạn cần phải khá linh hoạt và nhạy bén với những thay đổi bên ngoài thị trường nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh.

3. Tăng chất lượng sản phẩm

Với JIT, mỗi công đoạn sản xuất đều phải làm đúng ngay từ đầu (right the first time). Chất lượng được kiểm soát liên tục, giúp giảm tỷ lệ lỗi và cải thiện độ tin cậy.

4. Trao quyền và nâng cao vai trò của người lao động

Toyota khuyến khích nhân viên phát hiện lỗi, dừng dây chuyền nếu có sự cố (thông qua hệ thống Andon), và đề xuất cải tiến. Từ đây có thể thấy việc trao quyền và xây dựng văn hóa có trách nhiệm sẽ giúp nhân viên có thể chủ động nâng cao được hiệu quả.

5. Quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp

JIT yêu cầu giao hàng đúng lúc và chất lượng ổn định. Toyota xây dựng mối quan hệ dài hạn, đáng tin cậy với nhà cung cấp để đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động trơn tru.

6. Liên tục cải tiến (Kaizen)

JIT không phải là hệ thống cứng nhắc mà luôn được Toyota cải tiến liên tục dựa trên phản hồi từ thực tiễn sản xuất.

KANBAN – CÔNG CỤ HỖ TRỢ THÀNH CÔNG JUST-IN-TIME

Để hệ thống Just-In-Time (JIT) vận hành một cách hiệu quả, hãng Toyota đã phát triển và ứng dụng một số công cụ hỗ trợ thêm vào đó có thể kể đến chính thẻ sử dụng thẻ Kanban. Đây là một hệ thống quản lý thông tin đơn giản nhưng cực kì hiệu quả có thể giúp kiểm soát số lượng linh kiện trong từng khâu sản xuất, đồng thời điều phối hợp lý giữa các bộ phận trong dây chuyền lắp ráp. Khi một linh kiện được chạy qua thẻ sẽ đều được gắn thẻ Kanban từ đó giúp đảm bảo được từng bước sản xuất được thực hiện đúng lúc và đúng yêu cầu.

Trên mỗi thẻ Kanban đều hiển thị rõ ràng thông tin về nhiệm vụ cần thực hiện. Nhờ vậy, công nhân dễ dàng nắm bắt được công việc của mình, hiểu được mối liên kết giữa các thẻ liên quan và hoàn thành chính xác phần việc được giao mà không cần sự can thiệp quá nhiều từ quản lý.

Hệ thống Kanban được vận hành dựa trên bốn nguyên tắc cốt lõi sau:

• Trực quan hóa quy trình làm việc: Công việc được thể hiện trên bảng Kanban dưới dạng các cột tương ứng với từng trạng thái – như “đang chờ”, “đang xử lý” và “đã hoàn thành” từ đó giúp nhóm dễ dàng theo dõi tiến độ.
• Giới hạn số lượng công việc đang thực hiện: Điều này giúp kiểm soát lượng công việc luân chuyển trong hệ thống, tránh tình trạng quá tải và đảm bảo sự tập trung cao độ từ nhóm sản xuất.
• Tối ưu hóa luồng công việc: Bằng cách giới hạn tối đa số luồng công việc lại với nhau từ đó xây dựng được luồng công việc phù hợp hệ thống Kanban hướng tới việc làm mượt quy trình, giảm thiểu sự trì trệ và cải thiện hiệu quả vận hành.
• Liên tục cải tiến: Thông qua việc theo dõi các chỉ số như thời gian hoàn thành và chất lượng công việc, nhóm có thể phân tích và thực hiện các thay đổi phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả toàn diện

>>> Hệ thống sản xuất của Toyota (TPS) và 5 trụ cột của TPS

Kết luận

Tóm lại, Just in time là một mô hình phù hợp để doanh nghiệp tối ưu hoạt động sản xuất, giảm lãng phí thời gian, tiền bạc. Tất nhiên, phương pháp này đòi hỏi cần có sự phối hợp chặt chẽ của các bên với nhau. Từ khâu cung cấp, vận chuyển và sản xuất.