Với các nhà quản trị truyền thống thường đã khá quen thuộc với 7 công cụ kiểm soát chất lượng hay 7 QC Tools. Tuy nhiên theo sự phát triển hiện đại thì các công cụ này cũng có những sự biến đổi nhất định cho phù hợp với mục đích của từng doanh nghiệp. Sự ra đời của 7 công cụ quản lý chất lượng mới (7 New Tools) giúp tập trung hơn vào vấn đề chất lượng doanh nghiệp ngay ở khâu thiết kế sản phẩm.
Việc xuất hiện 7 công cụ quản lý chất lượng mới đã có sức ảnh hưởng khá lớn đến hoạt động quản lý và sản xuất của doanh nghiệp hiện nay. Việc 7 New tools giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu và tạo ra được nguồn động lực lớn cho các nhóm chất lượng của doanh nghiệp.
Bảy công cụ quản lý và cải tiến chất lượng mới hay 7 New Tools là một trong những công cụ dùng để giải quyết các vấn đề phát sinh trong giai đoạn thiết kế của doanh nghiệp. Chúng giúp doanh nghiệp chủ động hơn và nhận diện các vấn đề của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Nội dung
- 1 1.Biểu đồ tương đồng (Affinity Diagram)
- 2 2 biểu đồ tương quan ( interrelationship digraph)
- 3 3 biểu đồ hình cây (Tree diagram)
- 4 4. Biểu đồ ma trận (Matrix Diagram)
- 5 5. Phân tích dữ liệu ma trận (Matrix Data Analytic)
- 6 6. Sơ đồ mũi tên (Arrow Diagram)
- 7 7. Biểu đồ quá trình ra quyết định (Process Decision Program Chart)
- 8 Phân biệt 7 Công cụ quản lý chất lượng mới và 7 công cụ quản lý chất lượng cũ
Bảy công cụ mới bao gồm:
- Biểu đồ cây (Tree Diagram)
- Biểu đồ Ma trận (Matrix Diagram)
- Biểu đồ mũi tên (Arrow Diagram)
- Biểu đồ phân tích dữ liệu ma trận (Matrix Data Analysis Chart)
- Biểu đồ quá trình ra quyết định (PDPC Chart)
- Biểu đồ quan hệ (Relation Diagram)
- Biểu đồ tương đồng (Affinity Diagram)
Bảy công cụ quản lý mới giúp doanh nghiệp của bạn
- Xác định được các vấn đề cần giải quyết
- Lựa chọn được đúng các công cụ thích hợp và khả thi
- Giúp đưa ra những kết quả phân tích chính xác hơn.
TỔNG QUAN 7 CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG MỚI
1.Biểu đồ tương đồng (Affinity Diagram)
Biểu đồ tương đồng hay còn gọi là ánh xạ mối quan hệ (Affinity mapping). Đây là loại biểu đồ thể hiện sự sắp xếp một số lượng lớn các ý tưởng vào các mối quan hệ tự nhiên của chúng. Nhờ việc brainstoming mà tạo ra biểu đồ tương đồng giúp tổ chức và hợp nhất các thông tin liên quan đến sản phẩm, quy trình và các vấn đề phức tạp với nhau.
Các ý tưởng sẽ được nhóm lại theo mối quan hệ hoặc sự tương đồng với nhau. Phương pháp tạo ý tưởng này khai thác khả năng sáng tạo và trực giác của nhóm. Nó được tạo ra vào những năm 1960 bởi nhà nhân chủng học người Nhật Jiro Kawakita.
Lợi ích của biểu đồ tương đồng
- Biểu đồ giúp các nhà quản trị xắp xếp các vấn đề và các ý tưởng sáng tạo của nhóm một cách logic và theo đó mọi vấn đề phức tạp của tổ chức sẽ có thể
- Trở nên dễ dàng hơn và giúp nhà quản lý nắm bắt được tình trạng của mọi sự kiện đang diễn ra.
- Ngoài ra việc áp dụng các biểu đồ quan hệ cũng sẽ giúp cho doanh nghiệp xác định được những sự ưu tiên một cách chính xác và có thể nhận rõ được các vấn đề phát sinh bằng cách chỉ ra được mối quan hệ giữa các sự kiện.
Cách áp dụng biểu đồ:
- Bước 1: người quản lý cần xác định các mục tiêh kỳ vọng chưa đạt được.
- Bước 2: xác định ngắn gọn những nguyên nhân của những kết quả đạt được. Bạn cần làm rõ nguyên nhân sơ cấp và thứ cấp dựa trên mối quan nhân quả.
- Bước 3: nhóm làm việc sẽ quyết định thảo luận ra từng nguyên nhân và quyết định đâu là nguyên nhân quan trọng nhất của vấn đề.
- Bước 4: dựa trên sơ đồ tương đồng đã xác định thì nhóm sẽ tổng hợp và báo cáo những vấn đề có liên quan.
2 biểu đồ tương quan ( interrelationship digraph)
Biểu đồ tương quan giúp bạn hiển thị các mối quan hệ về nguyên nhân và kết quả. Việc này giúp cho các nhà quản trị có thể phân tích được các khía cạnh khác nhau tổng thể các vấn đề.
Lợi ích
Biểu đồ này cho phép thể hiện rõ các vấn đề mà doanh nghiệp của bạn đang gặp phải giúp thu thập dữ liệu và xắp xếp chúng theo những nhóm tương đồng với nhau.
Cách áp dụng
- Bước 1: xác định vấn đề
- Bước 2: tập hợp toàn bộ thông tin có liên quan đến vấn đề thông qua các cách thức tìm kiếm khác nhau.
- Bước 3: nhóm và xắp xếp các vấn đề có cùng một nhóm như nhau.
- Bước 4: Xắp xếp các vị trí các thẻ lại với nhau trên một biểu đồ giúp việc quan sát được trực quan và dễ dàng hơn.
3 biểu đồ hình cây (Tree diagram)
Biểu đồ hình cây này chính là một hệ thống tập hợp các kế hoạch cũng như phương pháp triển khai theo một dòng chảy tư diy từ tổng quát đến chi tiết.
Lợi ích
Biểu đồ hình cây giúp cho doanh nghiệp của bạn xây dựng dễ dàng hệ thống chiến lược nhằm giải quyết được vấn đề một cách logic hơn giúp giảm thiểu sai sót bất kì vấn đề nào cho dù là nhỏ nhất.
Áp dụng:
- Bước 1: Cần tập hợp hết các vấn đề cần được giải quyết.
- Bước 2: xác định được các khó khăn trở ngại có thể ảnh hưởng đến các mục tiêu kể trên.
- Bước 3: nêu nên những biện pháp tức thời để giúp đạt được các mục tiêu kể trên. Bạn cần lưu ý tối đa chỉ nên đưa ra 4 giải pháp
- Bước 4: Thảo luận và sắp xếp các giải pháp theo thứ tự hiệu quả giảm dần.
4. Biểu đồ ma trận (Matrix Diagram)
Một dạng biểu đồ được áp dụng khá nhiều hiện nay đó chính là biểu đồ ma trận – matrix diagram. Biểu đồ này được cấu tạo bởi 2 chiều hàng và cột nhằm thể hiện được mối quan hệ tương quan mạnh mẽ của một hay nhiều thông tin khác nhau thông qua các hoạt động nhằm xác định và phân tích đánh giá tỷ lệ liên quan giữa các đối tượng ta phân tích.
Lợi ích
Sơ đồ ma trận giúp cập nhật và thể hiện dữ liệu ở dạng số liệu dựa trên những thông số thực tế. Vì thể hiện trực quan và nhanh chóng nên giúp ban quản trị có thể nhanh chóng xác định ngay được các vấn đề có thể xảy ra.
Thông qua biểu đồ ma trận, doanh nghiệp có thể thấy rõ các yếu tố khác nhau của trạng thái cũng như cấu trúc chung của vấn đề một cách rõ ràng.
Cách áp dụng
Dưới đây là cách áp dụng của ma trận dạng L: được sử dụng để đánh giá chiến lược và phân công trách nhiệm.
- Bước 1: Người lập biểu đồ trục tung sẽ thông qua việc ghi lại các biện pháp ở mức cuối cùng từ biểu đồ cây vào vị trí mép bên trái của biểu đồ.
- Bước 2: Lúc này tai trục hoành bạn thể hiện hết các thông tin bao gồm hiệu quả và tính thực thi đưa lên trục hoành.
- Bước 3: Xác định trục hoành thông qua đánh giá các thông tin và thể hiện chúng dọc theo trục hoành bên cạnh các nội dung đánh giá.
- Bước 4: Bạn cần xác định các đường trục hoành và trục tung của ma trận.
- Bước 5: Kiểm tra các ô được tạo thành và vẽ các biểu tượng phù hợp theo danh mục sau:
| Hiệu quả | O: Tốt | Δ: Thỏa mãn | X: Không |
| Năng lực thực tế | O: Tốt | Δ: Thỏa mãn | X: Không |
- Bước 6: Lưu ý các ô dưới cột trách nhiệm và vẽ vòng tròn đúp và vòng tròn đơn để xác định trách nhiệm chính cũng như trách nhiệm thứ yếu
- Bước 7: Chú thích biểu tượng sử dụng và các thông tin cần thiết khác.
5. Phân tích dữ liệu ma trận (Matrix Data Analytic)
Việc phân tích dữ liệu sẵn có bằng phương pháp ma trận. Việc này dùng biện pháp ma trận để phân tích giúp nhà quản trị so sánh được cặp của các yếu tố với những tiêu chí đánh giá được nên ra trước đó.
Lợi ích
Với loại biểu đồ ma trận này sẽ giúp cho phép doanh nghiệp của bạn có thể tìm ra được các mức độ ưu tiên cho các giải pháp khi tiến hành thực hiện những mục tiêu mà doanh nghiệp của bạn đã đề ra trước đó.
Cách áp dụng
- Bước 1: Người phân tích sẽ cần xác định hết các vấn đề sẽ được sử dụng trong việc phân tích dữ liệu ma trận.
- Bước 2: Bạn cần xác định các đơn vị đánh giá cụ thể cho trục tung và trục hoành của biểu đồ khi được xác định.
- Bước 3: Tiến hành đánh giá các yếu tố gips xác định được trước đó một cách khách quan và thực tế hơn.
- Bước 4: Vẽ biểu đồ.
- Bước 5: Liên kết các điểm mấu chốt có liê quan với nhau thành một vòng.
- Bước 6: Tiến hành diễn giải chi tiết biểu đồ cũng như xây dựng các biện pháp dựa trên kết quả đã được đưa ra.
6. Sơ đồ mũi tên (Arrow Diagram)
Loại sơ đồ tiếp theo được sử dụng cũng khá nhiều đó chính là biểu đồ mũi tên – arrow diagram. Chúng được biểu thị bằng các mũi tên đi lên và xuống. Những kí hiệu này có thể hiện được mối quan hệ mật thiết với nhau giữa các nhiệm vụ mà doanh nghiệp của bạn cần phải thực hiện được kế hoạch.
Lợi ích
Biểu đồ hình mũi tên có thể mang lại cho bạn một bức tranh trực quan về các hoạt động cần thiết triển khai trong việc xây dựng những luồng thông tin về dự án một cách đầy đủ. Bên cạnh đó với sơ đồ mũi tên bên trên có thể có thể hiểu và quản lý được công việc một cách toàn diện thông qua việc chia nhỏ các hoạt động cũng như sắp xếp chúng theo thứ tự triển khai một cách hợp lí.
Cách áp dụng
- Bước 1: Bạn tiến hành xác định mục tiêu của biểu đồ mũi tên thông qua chiến lược quan trọng nhất mà doanh nghiệp của bạn cần thực hiện.
- Bước 2: Tiến hành xác định các yêu cầu bắt buộc với những mục tiêu cụ thể ở bên trên được đề cập.
- Bước 3: Người lập biểu đồ cần thảo luận theo từng yêu cầu cụ thể và lập một danh sách danh mục tất cả các hoạt động cần thiết.
- Bước 4: Tiến hành sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các hoạt động được kể trên. Việc triển khai biểu đồ mũi tên đạt được hiệu quả cao nhất. Doanh nghiệp của bạn cần phải xác định được rõ thời gian để thực hiện cho từng công việc một cách cụ thể.
- Bước 5: Nối mạng lưới công việc và sắp xếp chúng theo đường thẳng cũng như đặt các vòng nút phân tách giữa chúng.
Tại đây, doanh nghiệp cần đánh số các nút theo thứ tự từ trái qua phải và điền thông tin cần thiết khác vào biểu đồ.
7. Biểu đồ quá trình ra quyết định (Process Decision Program Chart)
Loại biểu đồ cuối cùng được sử dụng nhiều nhất chính là biểu đồ ra quyết định. PDPC giúp người quản trị có thể ra được quyết định thông qua việc dự báo và lập kế hoạch cho các sự kiện có thể xảy ra trong tương lai.
Lợi ích
Một khi sử dụng biểu đồ quá trình ra quyết định bạn có thể giúp lập được kế hoạch thông qua các dự báo có thể diễn ra. Những sự cố bất thường có thể dẫn đến vhangf loạt các sự cố nghiêm trọng. Chính vì thế mà đây chính là một trong những công cụ giúp doanh nghiệp đạt được hầu hết các mục tiêu mong muốn.
Cách áp dụng
- Bước 1: Tiến hành xác định được các biểu tượng sẽ được sử dụng trong biểu đồ. Chính vì thế mọi biểu tơngj sẽ đều có tên và những ý nghĩa riêng.
- Bước 2: Tiến hành sắp xếp thông tin thể hiện trong biểu đồ theo trình tự nhất định có thể từ trên xuống hoặc từ trái qua phải.
- Bước 3: Thông qua trình tự sự việc xảy ra, điều chỉnh vòng lặp trên biểu đồ thông qua việc chuyển hướng của các mũi tên và quay về ban đầu hoặc bước trung gian.
- Bước 4: Lặp lại quy trình trên nếu cần thiết.
Phân biệt 7 Công cụ quản lý chất lượng mới và 7 công cụ quản lý chất lượng cũ
Như đã dề cập đến ở trên thì với việc phát triển hiện đại thì các công cụ này cũng có những sự biến đổi nhất định cho phù hợp với mục đích của từng doanh nghiệp. Chúng tôi có tổng hợp một bảng so sánh về 7 công cụ quản lý chất lượng với với 7 công cụ quản lý chất lượng cũ cho bạn có thể hình dung ra được.
| Điểm khác biệt | 7 công cụ quản lý chất lượng mới (N7) | 7 công cụ quản lý chất lượng cũ (7 Basic QC Tools) |
| Mục đích |
7 new tools sử dụng nhằm phân tích và giải quyết những thông tin không mang tính định lượng |
7 qc tools thường sử dngj để phân tích và giải quyết những thông tin có mang tính chất định lượng. |
| Phương pháp thực hiện |
Phương pháp diễn giải phi định lượng trong sản xuất |
Sử dụng các phương thức thống kê một cách trực quan thông qua các đồ thị và được tính toán đo lường bằng số liệu. |
| Bản chất |
Thường được sử dụng mang tính chiến lượng và định hướng. |
7 QC tools cũ thường sẽ là những công cụ mang tính chiến thuật và đo lường. |
| Điểm mạnh |
Đây là những công cụ kết hợp giữa diễn giải và số liệu, thường được sử dụng trong trường hợp:
|
Là công cụ được tính toán, đo lường bằng số liệu nên phản ánh sự chính xác, logic cao. Nhân viên dễ dàng thực hiện, theo dõi và thực thi (so với lời diễn giải)
|
| Điểm yếu |
Để phát huy được hiệu quả thì các công cụ quản lý mới này cần được sử dụng phối hợp với các công cụ định lượng cũ. |
Công cụ này thường thể hiện qua các con số khá phức tạp nên có thể những người mới làm quen thường khó sử dụng. Nhiều yêu cầu của phía khách hàng về việc quản lý chất lượng không chỉ thể hiện bằng số liệu diễn giải. Chính vì thế mà cần phải được phối kết hợp với các công cụ quản lý chất lượng mới giúp phát huy hiệu quả kép. |
